Confeccionando el Manual de Procedimientos para la Prevención de Lavado de Activos

El manual que reviste especial importancia dentro de los sistemas y que es bueno sea desarrollado por la alta gerencia de la organización acompañados por un especialista, pues entre otras características: a) Compromete a la organización y sus autoridades a una forma de proceder b) Es piedra angular del sistema de prevención de LA/FT. c) Es medio eficaz de comunicación sobre la materia a los empleados. d) Establece las obligaciones exigibles y sancionables. e) Establece el procedimiento de la organización para prevenir el LA/FT. f) Es el documento inicial que debe presentarse a las autoridades ante una inspección. 

Por ello dedicaremos estas líneas abordando algunos aspectos iniciales para el éxito de la implementación de procedimientos de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. 

Desarrollar el plan de trabajo 

Antes de empezar es importante armar la hoja de ruta que ayude a la elaboración de este material, contemplando el objetivo, los requisitos y las actividades para cada una de las etapas, iniciando por determinar el contenido del manual con su marco legal, mejores prácticas, políticas y controles establecidos, así como definiciones de riesgos y aplicaciones de las distintas modalidades de debida diligencia de acuerdo con el análisis de perfiles de clientes. Es también importante definir los equipos que trabajarán en el mismo, así como evaluar el material con que se cuenta para iniciar la tarea. 

Elaborar un texto representativo de la organización 

Teniendo en cuenta los temas obligatorios o normativos cuyo contenido no puede ser modificado, dar identidad al manual a través de los temas cuyo contenido debe expresarse de acuerdo con la actividad, las líneas de negocio, la estructura organizacional, los recursos y el perfil de cliente a quien ofrece sus productos o servicios determinando entre otras cosas el riesgo que estará dispuesto a tolerar. 

Siempre buscar la fácil navegación a través de párrafos que sirvan para situarse en el manual, por ejemplo, resúmenes de capítulos o introducción de temas. Así el manual contendrá: Transcripciones de las obligaciones legales, Declaraciones con afirmaciones de intención Políticas que son genéricas y refieren a los lineamientos y orientaciones sobre la materia, Metodologías o sea la explicación técnica de cómo se hace algo, desarrollando la obligación legal donde se establezcan: destinatarios de la obligación, herramientas para cumplir, así como procesos de registro, protección de evidencia y control. Complementarlo con una guía que oriente a los empleados sobre Señales de alerta con descripción de hechos y situaciones que deben llamar su atención. 

Evitar Errores comunes  

Obtener un material con un buen resultado final es algo que debemos lograr, y para ello debemos de evitar algunos errores que a la hora de revisiones o inspecciones dejen a la entidad en problemas, como lo son algunos errores que a continuación detallamos: a) no incluir los temas que, por requerimiento normativo, deben estar en el manual, como por ejemplo el procedimiento de conocimiento del cliente o la inclusión de políticas incompletas frente a las etapas del sistema o frente a los riesgos asociados, tal y como lo requieren algunas normas, b) elaborar un inadecuado desarrollo de los procedimientos, como cuando se implementan procedimientos de conocimiento del cliente que incluyan la realización de entrevistas presenciales, pero en el manual no se indique cuándo y quién las debe realizar, o no estén descriptas en las funciones de las personas involucradas, por lo que podría deducirse que no se realizan. c) describir en el manual, controles que directamente no se cumplan en la entidad, haciéndose visible el auto incumplimiento. 

Cuidar lo detalles ayudará a desarrollar procedimientos que ayuden a las organizaciones en el verdadero cumplimiento de la responsabilidad que le ha sido asignada, además de trasmitir a sus integrantes seriedad y compromiso como valores fundamentales, para el desarrollo de sus actividades. 

En el departamento de Risk Management & Compliance de Mazars, contamos con experiencia internacional y profesionales entrenados para ayudarle en los procesos de incorporación de procedimientos de prevención de lavado de activos.