"Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz Yayınlanmıştır"

Muhasebe fişi literatürde; muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine yazılmadan önce kaydedildiği, yetkili kişiler tarafından imzalandığı ve yevmiye bilgilerini içeren fiş olarak tanımlanmaktadır. Muhasebe işlemleri yevmiye defterine doğrudan kaydedilebileceği gibi muhasebe fişleri yardımı ile de kayıt yapılabilmektedir.

Muhasebe fişi kullanılarak muhasebe ve defter kaydı süreçlerinin yürütüldüğü işletmelerde, işlemler önce belgelere dayanarak muhasebe fişine, buradan da yevmiye defterine kaydedilmektedir. Muhasebe fişleri Tahsil Fişi, Tediye Fişi ve Mahsup Fişi olarak üç ana türde sınıflandırılmaktadır.

Tahsil Fişi: İşletmenin kasasına giren paraların nerelerden, hangi nedenlerle alındığını ve hangi hesaplara alacak kaydedileceğini gösteren fiştir. Tahsil fişi, kasaya para girişi olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tahsil fişi kasa hesabı borçlu durumda olacağı zaman kullanılır.

Tediye (Ödeme) Fişi: İşletmenin kasasından çıkan paraların hangi nedenlerle ödendiğini ve hangi hesaplara borç kaydedileceğini gösteren fiştir. Tediye fişi, kasadan para çıkışı olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tediye fişi kasa hesabı alacaklı durumda olacağı zaman kullanılır.

Mahsup Fişi: Kasa hesabını ilgilendirmeyen başka bir ifade ile tamamı nakit olmayan işlemler için düzenlenen fiştir.

Muhasebe fişlerine konu muamelelerin Vergi Usul Kanunu’nun 219. maddesinde1 yer alan hükümler uyarınca, en geç 10 gün içinde muhasebe fişi ile kayıt altına alınması ve en geç 45 gün içinde bu fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

19.10.2019 tarih ve 30923 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan 3 Sıra No.lı Elektronik Defter Genel Tebliği ile 1 Sıra No.lı Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yapılan düzenlemeler kapsamında, e-defter uygulamasına dahil olanlar muhasebe fişlerini kâğıt ve/veya elektronik ortamda istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

Bu çerçevede elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya Mali Mühür ile garanti altına alınması halinde elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişleri kâğıt ortamında saklanmayacaktır (kâğıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç).

Belirtilen şekilde elektronik ortamda tutulan muhasebe fişlerinin kâğıt ortamdaki hali hukuken bir hüküm ifade etmeyecektir. Defterlerini elektronik ortamda tutanlar elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerini vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dahilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri kağıt ortamda) muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlü bulunmaktadırlar.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan “Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz” belgesinde, e-defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından elektronik ortamda oluşturulan “Muhasebe Fişleri”nin içeriğinde yer alması gereken asgari bilgiler, dosya formatları ile bu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi sırasında uyulacak teknik usul ve esaslara ilişkin açıklamalara yer verilmiştir.

Buna göre e–defter uygulamasına dahil olup, muhasebe fişlerini elektronik ortamda düzenlemeyi tercih eden mükelleflerin kılavuzda belirtilen hususları yerine getirmesi gerekmektedir. E-defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından her bir belgeye ait yevmiye maddesi için düzenlenmesi gereken muhasebe fişlerinde asgari olarak bulunması zorunlu bilgiler kılavuzda aşağıdaki şekilde belirlenmiştir:

Muhasebe fişlerini elektronik ortamda oluşturmayı ve tutmayı tercih eden mükelleflerin, yukarıda yer verilen tabloda belirtilen zorunlu bilgileri barındıran elektronik ortamdaki muhasebe fişlerinin, genel tanınırlığa sahip ve bir veri tabanı dosyası (table) olarak kullanılabilecek standart belge formatında (xml, pdf içi xml, pdf, txt, csv, json vb.) olması gerekecektir. Bilgisayarlı muhasebe programlarında düzenlenip, genel tanınırlığa sahip belge formatına dönüştürülen, kâğıt çıktısı alınmadan muhafaza ve ibraz edilmek istenen fişler, yukarıda belirtilen standart belge formatlarına uygun olmak koşuluyla, elektronik ortamda düzenlenmiş olarak kabul edilecektir.

Elektronik muhasebe fişlerinin, defter kayıtlarının mükellefle düzenlenen aracılık ve sorumluluk sözleşmelerine istinaden SMMM’ler tarafından gerçekleştirildiği durumlarda SMMM’e ait NES veya Mali Mühürle, mükellefin kendisi veya işletmesinde istihdam ettiği SMMM unvanına haiz meslek mensubu tarafından gerçekleştirildiği durumlarda ise mükellefin kendisi veya işletme bünyesinde istihdam ettiği SMMM’e ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekecektir.

Her bir muhasebe fişinin ayrı ayrı olarak onaylanması esas olmakla birlikte aynı tarihe ait muhasebe fişlerinin aynı elektronik dosya içinde topluca elektronik ortamda NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylanması da mümkündür. Elektronik muhasebe fişlerinin düzenlenmesi ve bu fişlere konu muamelelerin defterlere kayıtlarının yapılmasında Vergi Usul Kanunu’nun “Kayıt zamanı” başlıklı 219. maddesinde yer alan hükümler başta olmak üzere gerek Vergi Usul Kanunu’nun diğer maddeleri gerekse ilgili mevzuatlarında belirlenen hükümlere uyulması gerektiğini belirtmek isteriz.

Saygılarımızla,

EK: Elektronik Ortamda Düzenlenen Muhasebe Fişlerine İlişkin Kılavuz

(*) Sirkülerlerimizde yer verilen açıklamalar sadece bilgilendirme amaçlıdır. Tereddüt edilen hususlarda kesin işlem tesis etmeden önce konusunda uzman bir danışmandan görüş ve destek alınması tavsiyemiz olup; sadece sirkülerlerimizdeki açıklamalar dayanak gösterilerek yapılacak işlemler sonucunda doğacak zararlardan müşavirliğimiz sorumlu olmayacaktır.

(**) Sirkülerlerimiz hakkında görüş, eleştiri ve sorularınız için aşağıda bilgileri yer alan uzmanlarımıza yazabilirsiniz.