Comment réussir votre stratégie d’accueil et d’intégration pour favoriser la rétention de votre nouvel employé?

Si à l’aide de divers outils, vous avez recruté le meilleur candidat pour le poste que vous cherchez à pourvoir, il est maintenant important de mettre sur pied un programme d’accueil et d’intégration qui sera à votre image. Voilà pourquoi certaines entreprises opteront pour un programme formel alors que d’autres choisiront un style plus informel. Peu importe l’approche privilégiée, certains éléments clés doivent être pris en compte pour une intégration réussie. 

Les avantages de bâtir un programme d’accueil et d’intégration

Afin de rentabiliser le temps et l’argent investis lors du recrutement, il importe de préparer adéquatement l’entrée en poste du nouvel employé. Malgré les avantages rattachés à la mise en place d’une stratégie d’accueil et d’intégration, de nombreuses entreprises négligent encore aujourd’hui d’y accorder de l’importance. De nombreuses études[1] ont démontré la valeur ajoutée liée à cette pratique.

• Taux de roulement plus bas;
• Atteinte plus rapide d’un niveau de productivité;
• Sentiment d’efficacité professionnelle;
• Engagement organisationnel;
• Grande satisfaction professionnelle;
• Diminution du niveau de stress du nouvel employé.

Bref, il en ressort un bilan positif tant pour le nouvel employé que pour l’entreprise.

1. La pré-intégration : communiquez avec le nouvel employé avant son entrée en fonction

Souvent négligée, la pré-intégration permet de créer un premier contact avec le nouvel employé. Il arrive parfois qu’un certain laps de temps s’écoule entre le moment où le candidat est officiellement embauché et son entrée en poste. Cette période d’attente est un moment idéal pour amorcer la relation et en profiter pour acheminer les formulaires administratifs, le livret d’employé et communiquer certaines informations de base sur l’entreprise.

Certaines organisations[2] ont investi dans un outil en ligne de « pré-accueil » qui consiste à transmettre, avant l’entrée en poste, des informations et savoirs pertinents relativement au futur environnement de travail et invite le nouvel employé à se brancher à une plate-forme d’apprentissage qui lui présente divers modules thématiques. Évidemment, selon la taille de votre entreprise et votre budget, des options moins coûteuses sont disponibles. L’envoi d’un courriel de bienvenue, un suivi téléphonique ou encore des rencontres en personne sont des exemples simples et peu coûteux qui peuvent contribuer à créer rapidement un sentiment d’appartenance.

La préparation de l’arrivée en poste est fondamentale, car le nouvel employé a le sentiment d’être attendu. Par exemple, établir une liste de tâches à accomplir avant le jour J aide à assurer le succès du premier jour. On verra donc à ce que le poste de travail soit propre et fonctionnel, les mots de passe et codes d’accès créés et les collègues avisés de l’arrivée du nouvel employé.

2. L’entrée en fonction : personnalisez l’accueil du nouvel employé

Le jour J, il est fortement recommandé que le nouvel employé soit accueilli par son supérieur immédiat qui lui présentera un plan d’accueil et d’intégration personnalisé. Selon la taille de l’entreprise, différents intervenants (conseiller RH, parrain ou tuteurs) peuvent être impliqués dans le processus afin de couvrir différents sujets (liste non exhaustive) :

• présentation de l’entreprise et organigramme;
• documents administratifs, règlements et politiques internes;
• visite des lieux avec présentation du service et des collègues immédiats;
• présentation du poste et des attentes envers le nouvel employé;
• présentation des personnes-ressources;
• etc. 

3. L’intégration professionnelle : prévoyez un plan de formation, des suivis et de la rétroaction

Les semaines suivantes sont également déterminantes puisque c’est à ce moment que le travail à proprement parler débute. Il est donc essentiel de prévoir un bon plan de formation et d’intégration à la tâche ainsi que des rencontres de suivi régulières pour s’assurer que tout se déroule correctement. On verra de cette façon à favoriser l’intégration professionnelle et sociale du nouvel employé.

Bien qu’une bonne partie du travail soit effectuée par l’entreprise, le nouvel employé est un acteur important du succès de son intégration. Son implication est essentielle et il est souhaitable d’obtenir sa rétroaction en cours de processus afin de s’assurer de son efficacité et de s’ajuster à ses besoins, le cas échéant. 

Mesurez l’efficacité de votre stratégie pour une amélioration continue

L’efficacité d’une stratégie peut se mesurer grâce à la mise en place d’indicateurs clés[3] qui permettront d’assurer un suivi et l’amélioration continue du programme d’accueil et d’intégration. Par exemple, mesurer l’acquisition des compétences et des connaissances en effectuant une évaluation de la qualité du travail du nouvel employé à divers moments dans la première année, ou encore mesurer l’efficacité de la stratégie retenue en effectuant un suivi de l’évolution du taux de roulement, de l’absentéisme et des motifs de départ.

Les entreprises ont donc toutes intérêt à mettre sur pied un programme d’accueil et d’intégration de qualité afin qu’elles puissent en retirer tous les bienfaits et ainsi favoriser la rétention des nouveaux employés.

Note : l'emploi du masculin est utilisé dans cet article uniquement pour simplifier le texte. 

À lire aussi : Comment choisir le gestionnaire de premier niveau et favoriser son intégration?

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[1] Source : Onboarding new employees : Maximizing success, Talya N, Bauer, Ph.D, SHRM Foundation’s Effective Practice Guideline Series, 2010.

[2] Source : Effectif, volume 15, numéro 2, avril/mai 2012.Une pratique innovante : le pré-accueil en ligne par Catherine Landry, CRHA.

[3] Source : Le livre blanc du Onboarding, www.people-onboard.com.