L’importance de la documentation dans un contexte d’obtention de crédits d’impôt ou d’incitatif gouvernemental

Quel que soit le programme, les autorités exigent qu’une documentation contemporaine (évidence) soit produite et maintenue afin de démontrer que les dépenses et activités réclamées sont admissibles. Si de tels documents ne peuvent être présentés aux autorités sur demande, une société pourrait se voir refuser les crédits ou incitatifs auxquels elle peut prétendre.

La documentation peut prendre différentes formes. Ce qui suit résume certaines bonnes habitudes à adopter afin que celles-ci répondent aux critères d’un programme donné et que les débours aient en effet été engagés.

Démontrer l’admissibilité des activités

Afin de démontrer l’évolution des efforts d’innovation, il est suggéré de maintenir des registres consignant le travail fait, et ce, de façon chronologique. Par exemple, aux fins du programme de crédits d’impôt RS&DE, les autorités fédérales demandent qu’un registre des hypothèses soit conservé, entre autres, pour démontrer l’admissibilité des activités.

Dans d’autres contextes (tel le crédit d’impôt pour le développement des affaires électroniques (CDAE) ou pour la production de titres multimédias (PTM)), les contrats et énoncés de travaux représentent des éléments probants.

Quels que soient les documents disponibles, ces derniers doivent permettre aux autorités de porter un jugement sur la recevabilité des activités et des dépenses faisant l’objet d’une demande. Une saine habitude à préconiser est de produire et de conserver de tels documents au fur et à mesure qu’une année d’imposition ou de référence s’écoule, ce qui démontrera de façon contemporaine l’admissibilité des travaux.

Différents types de documents existent et peuvent servir à faire une telle démonstration : rapports de suivi et(ou) d’étapes, procès-verbaux de rencontres techniques, diagrammes de Gantt, Jira, contrats, factures, énoncés des travaux, courriels, dessins techniques, photographies, prototypes, échantillons et feuilles de temps, pour n’en nommer que quelques-uns.

La documentation se doit d’être datée pour démontrer l’évolution des travaux tout au long d’une période de référence donnée.

Bien soutenir les dépenses réclamées

a) Salaires

Pour qu’une société puisse réclamer des salaires et(ou) toutes autres dépenses, ceux-ci doivent avoir été payés/versés. Les registres de paie, journal des salaires, Relevés 1 et feuillets T4, preuves de paiement ou tout autre document peuvent servir à démontrer le paiement de telles dépenses. De plus, un employé doit être à l’emploi et travailler à partir de la place d’affaires que celui de l’entité réclamante.

Il convient de maintenir des registres qui permettront de déterminer, de façon exacte, le temps consacré à des activités données, comme mentionné. Bien qu’une telle méthode soit à préconiser, un pourcentage, basé sur une documentation permettant de justifier une telle approche, peut aussi être accepté.

b) Sous-traitance

Dans un contexte de relation contractuelle, il s’avère important de bien libeller une entente donnée, par souci de précision pour déterminer qui a droit à un crédit (RS&DE et PTM, par exemple).

Bien qu’habituellement, il soit clair qu’une société puisse faire appel à une autre pour effectuer du travail pour son compte, et que le donneur d’ordre puisse avoir droit à l’incitatif en cause, d’autres critères doivent être pris en considération : qui détient la propriété intellectuelle, qui assume les risques en cas de dépassement de coûts, qui contrôle les travaux, s’agit-il d’un contrat de services ou d’acquisition d’un bien.

Le libellé du contrat prend ainsi toute son importance; il est suggéré de prévoir certaines clauses avant de finaliser une entente. Aussi, l’énoncé des travaux est une pratique à utiliser pour bien situer le contexte du contrat et les obligations des parties. Les factures et bons de commande représentent également des compléments d’information utiles.

c) Autres dépenses

Selon le programme d’aide ou de crédits, certaines dépenses telles que les paiements à des entités universitaires ou à des centres de recherche, les matériaux et frais généraux, peuvent aussi être réclamées.

Les contrats, les factures, les bons de commande ainsi que la méthode d’évaluation choisie pour les frais généraux doivent être conservés comme pièces justificatives.

Autres programmes d’aide

Une institution financière ou un autre organisme appelé à financer des crédits d’impôt, ainsi que l’aide gouvernementale pour laquelle les autorités compétentes administrent des programmes, exigeront souvent des renseignements et des documents plus approfondis avant de procéder à un déboursement donné.

Par exemple, les plans d’affaires, prévisions budgétaires, ententes contractuelles matérialisées ou à venir (lettres d’intention) seront couramment demandés. Des outils et des documents de référence existent, et on doit accorder toute l’importance qu’il se doit afin de les fournir de façon complète et contemporaine.

D’autres crédits ou d’autres programmes existent pour financer, entre autres, l’intégration des technologies d’information, l’innovation, la commercialisation et l’exportation.

Conclusion

Que ce soit dans le but de soumettre une demande en vue d’obtenir un crédit d’impôt (RS&DE, CDAE, PTM, intégration des TI), une aide gouvernementale (innovation, création d’emplois, commercialisation, exportation, etc.) ou du financement, il convient d’accorder toute l’importance voulue à la documentation qui sera soumise au soutien, et ce, afin d’accroître vos chances de succès.

Chaque organisme ou autorité compétente aura ses propres critères d’évaluation et d’acceptation. Il est essentiel de bien comprendre les exigences de tels programmes.

PERSONNE-RESSOURCE

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer directement avec Michel Lefebvre, Leader RS&DE et incitatifs fiscaux, ou votre conseiller de Mazars.