3 bonnes pratiques pour favoriser l’intégration professionnelle du nouvel employé
Nous vous proposons dans cet article 3 bonnes pratiques que vous pouvez jumeler avec votre programme d’accueil et d’intégration afin de favoriser l’atteinte des résultats souhaités. N’hésitez pas à les adapter pour qu’elles soient à l’image de votre organisation.
1. Recourir à un parrain
Le nouvel employé a besoin d’être épaulé et guidé durant les premiers mois de son embauche et le recours à un parrain est donc une bonne pratique à mettre en place. Votre choix doit idéalement s’arrêter sur un employé expérimenté qui exerce des tâches semblables et qui est apte à transmettre ses connaissances et son savoir-faire. Mais au-delà de ses compétences techniques, vous avez choisi ce dernier parce qu’il est un bon communicateur, qu’il est capable de faire preuve d’empathie et d’écoute active, qu’il saura se montrer disponible et soucieux du bien-être du nouvel employé et qu’il est pleinement conscient de l’importance de son rôle dans le succès de l’intégration du nouvel employé. Il devra partager son savoir, suivre les progrès du nouvel employé, donner de la rétroaction en temps opportun et faciliter son intégration au sein de l’équipe et de l’entreprise.
Appelé parfois mentor ou buddy, le rôle du parrain peut varier selon la structure de l’organisation et le type de travail. Il est important de noter que le parrain ne joue pas le rôle de supérieur immédiat, mais bien de personne-ressource qui soutient et répond aux questions du nouvel employé.
2. Dispenser une formation progressive
Une grille d’entraînement à la tâche aura été préalablement établie, avec la collaboration du parrain, afin de répertorier toutes les responsabilités du poste et faciliter la transmission des informations essentielles au nouvel employé au moment venu. L’entraînement à la tâche constitue un ensemble d’activités visant l’acquisition de connaissances, d’habiletés et d’attitudes. Compte tenu du contexte d’apprentissage, il est habituellement préférable de dispenser la formation en suivant cette progression :
Durant ces trois phases, les actions et interactions du parrain avec le nouvel employé passeront :
- du modelage → le parrain présente le poste et les outils de travail, fait une présentation générale des tâches liées au poste et explique comment elles s'inscrivent dans la coordination et la séquence des opérations. Le parrain fait donc l'exposé ou la démonstration du processus ou de l'activité à réaliser pendant que le nouvel employé observe et pose des questions pour s’assurer de bien comprendre ce qui est attendu de lui;
- à l’encadrement → le parrain supervise la mise en pratique par le nouvel employé et donne une rétroaction continue, c’est-à-dire qu’il observe et commente les tâches que le nouvel employé accomplit en situation réelle de travail et s'assure qu'il utilise les bonnes méthodes de travail et les bonnes façons de faire;
- à l’échafaudage → le parrain fournit un support au nouvel employé, mais à distance. Et finalement;
- à l’effacement → retrait graduel du parrain afin d’amener le nouvel employé à effectuer les tâches de façon autonome.
La durée du parrainage variera en fonction de la diversité et de la complexité des tâches à accomplir et de l’atteinte des objectifs d’apprentissage par le nouvel employé. Ce mode de formation permet une approche personnalisée et facilite la transmission des connaissances et des habiletés.
Selon le niveau de compétences de l’employé, les besoins précis du poste et le type d’informations à transmettre, il peut être judicieux d’opter pour une approche différente ou multiple. Les modes de formation disponibles sont variés allant du traditionnel cours en classe aux nouvelles formations digitales. Reste que la formation a connu, au cours des dernières années, une vaste transformation avec l’avènement de méthodes innovantes telles que la formation en ligne (e-learning), l’apprentissage mixte (une combinaison de formation en ligne et de formation traditionnelle, appelé aussi blended learning), la ludification (l’usage de jeux et de la réalité augmentée dans l’apprentissage) ou encore le COOC (acronyme de Corporate Open Online Course, une formation en ligne dispensée par une entreprise spécialisée et combinant différentes approches). Ces nouvelles avenues offrent beaucoup de flexibilité et proposent une expérience captivante, interactive et plus adaptée à un environnement en mouvement continuel.
3. Effectuer des suivis
Que ce soit avec le parrain ou le supérieur immédiat, les rencontres de suivi permettent de valider auprès de l’employé son niveau de satisfaction relativement à son accueil et son intégration et faire les ajustements requis, si nécessaire. Il peut s’agir simplement de répondre aux questions de l’employé qui n’ont pas encore été adressées durant la période d’accueil et d’intégration, le rassurer quant à son apprentissage ou lui fournir du support additionnel.
Le supérieur immédiat doit aussi obtenir une rétroaction de la part du parrain sur l’intégration professionnelle du nouvel employé. Il doit connaître ses points forts et ses points à améliorer afin d’évaluer si une formation additionnelle s’avère nécessaire à court terme. Ces informations, consignées par écrit, serviront par la suite à documenter l’évaluation formelle de la période de probation (habituellement 3 mois) où un constat sera effectué auprès du nouvel employé relativement à son acquisition des compétences.
La mise en œuvre de ces bonnes pratiques contribuera grandement à assurer le succès de l’intégration professionnelle, favorisant ainsi l’épanouissement professionnel et personnel de l’employé dans son nouvel environnement de travail. Dans un marché où la main-d’œuvre se fait de plus en plus rare, se démarquer par la qualité de ses pratiques en ressources humaines confère à l’organisation un avantage concurrentiel non négligeable. Ceci permettra à l’organisation de s’afficher comme un employeur de choix, facilitant par le fait même l’attraction et la fidélisation des employés.
Note : l'emploi du masculin est utilisé dans cet article uniquement pour simplifier le texte.
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