Inventarizácia alebo inventúra? Inventarizačný zápis alebo inventúrny súpis?

• Čo je inventarizácia a čo inventúra?
• Je inventarizácia povinná? 
• Ako sa inventarizácia dokladuje?
• Ako často je potrebné vykonať inventarizáciu a kedy je možné vykonať fyzicky inventúru?
• Čo je inventúrny súpis?
• Čo je inventarizačný zápis?

Čo je inventarizácia a čo inventúra?

Inventarizáciou overuje účtovná jednotka, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.

Inventarizácia pozostáva z viacerých krokov:

1. stanovenie detailov inventarizácie vychádzajúc z vnútorného predpisu účtovnej jednotky – predmet inventarizácie, deň začatia a skončenia inventarizácie, osoby poverené inventarizáciou, napríklad formou príkazu na vykonanie inventarizácie,
2. zisťovanie skutočného stavu a jeho zápis do inventúrnych súpisov (inventúra),
3. porovnanie účtovného stavu a zisteného skutočného stavu,
4. vyčíslenie a zaúčtovanie inventarizačných rozdielov,
5. posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov v účtovníctve so skutočnosťou,
6. spísanie inventarizačného zápisu.

Inventúra ako zisťovanie skutočného stavu môže mať formu fyzickej inventúry, teda počítanie, váženie alebo meranie hmotných zásob, cenín, pokladničnej hotovosti a podobne, dokladovej inventúry, ktorá sa vykonáva na základe dostupných dokumentov, alebo je možná kombinácia fyzickej a dokladovej inventúry. V praxi sa napríklad pri inventúre pohľadávok a záväzkov často používa odsúhlasovanie zostatkov formou zaslania žiadosti na obchodného partnera o potvrdenie správnosti neuhradených položiek.

Inventúra ako fyzické zisťovanie stavu je teda len čiastkovou aktivitou v rámci inventarizácie.

Je inventarizácia povinná?

Zákon o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov ukladá každej účtovnej jednotke povinnosť inventarizovať majetok, záväzky a rozdiel majetku a záväzkov podľa tohto zákona. Táto povinnosť sa týka všetkých účtovných jednotiek bez ohľadu na to, v akej účtovej sústave účtujú, alebo či ide o podnikateľskú alebo nepodnikateľskú účtovnú jednotku. Vykonaním inventarizácie účtovná jednotka dokazuje, že jej účtovníctvo je preukázateľné.

Ako sa inventarizácia dokladuje?

Ešte pred začatím celého procesu musí mať účtovná jednotka vypracovaný Vnútorný predpis o inventarizácii (smernicu), ktorý dokumentuje spôsob vykonávania inventarizácie, časový harmonogram, osoby zodpovedné za vykonanie inventarizácie, dátumy jej vykonania a spôsob účtovania inventarizačných rozdielov.

V súlade so zákonom o účtovníctve § 30 je vypracovanie tohto dokumentu povinné a zároveň je potrebné dodržať zákonom stanovené náležitosti.

Ako často je potrebné vykonať inventarizáciu a kedy je možné vykonať fyzickú inventúru?

Zákon o účtovníctve ukladá účtovnej jednotke povinnosť vykonať inventarizáciu ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka (riadna, mimoriadna). Nevykonáva sa pri priebežnej účtovnej závierke, výnimkou je inventarizácia na účely vyjadrenia ocenenia.

Výnimkou je inventarizácia hmotného majetku (okrem zásob a peňažných prostriedkov v hotovosti), ktorú môže účtovná jednotka vykonať aj v inej lehote ako ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, nesmie však prekročiť štyri roky.

Fyzickú inventúru hmotného majetku, ktorú nie je možné vykonať ku dňu zostavenia účtovnej závierky je možné vykonať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia alebo v prvom mesiaci nasledujúceho obdobia.

V takom prípade ale musí preukázať stav ku dňu zostavenia účtovnej závierky a to údajmi z fyzickej inventúry upravenými o prírastky a úbytky majetku od skončenia fyzickej inventúry do konca účtovného obdobia, prípadne od začiatku nasledujúceho účtovného obdobia do skončenia fyzickej inventúry, ak je inventúra vykonávaná v prvom mesiaci nasledujúceho účtovného obdobia.

Fyzickú inventúru zásob môže účtovná jednotka vykonať kedykoľvek v priebehu účtovného obdobia. Keďže však rovnako musí preukázať aj stav zásob ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, formou prírastkov a úbytkov, inventarizácia zásob sa často vykonáva čo najbližšie k tomuto dňu.

Účtovná jednotka môže vykonávať aj dobrovoľné inventarizácie, ich obsahovú náplň a termíny si určí vo svojom internom dokumente.

Čo je inventúrny súpis?

Inventúrny súpis je účtovný záznam, ktorým sa zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva.

Inventúrny súpis musí obsahovať náležitosti podľa zákona o účtovníctve § 30, ods. 2:

• obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky, sídlo (PO), bydlisko (FO),
• deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná a deň skončenia inventúry,
• stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny,
• miesto uloženia majetku,
• meno, priezvisko a podpisový záznam hmotne zodpovednej osoby alebo zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,
• zoznam záväzkov a ich ocenenie,
• zoznam skutočného stavu rozdielu majetku a záväzkov,
• odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa účtovná závierka zostavuje, zistené pri vykonávaní inventúry na účely úpravy ocenenia majetku a záväzkov, ak sú takéto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru,
• meno, priezvisko a podpisový záznam osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,
• poznámky.

V poznámkach inventúrnych súpisov sa môže uvádzať zoznam poškodeného alebo zničeného majetku, nepoužiteľného alebo prebytočného majetku s návrhom na jeho vysporiadanie, návrh na zmenu ocenenia, odpis pohľadávky, alebo návrh na zmenu odpisovania. Rovnako sa môžu uviesť zistenia tkajúce sa ochrany alebo starostlivosti o majetok.

Následne sa stav v inventúrnom súpise porovná so stavom v účtovníctve. Výsledky porovnania skutočného stavu so stavom v účtovníctve sa zaznamenajú v inventarizačnom zápise.

Čo je inventarizačný zápis?

Stav majetku, záväzkov, rozdielu majetku a záväzkov v inventúrnych súpisoch sa porovnáva so stavom majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise. Inventarizačný zápis je účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva a ktorý musí obsahovať:

• obchodné meno alebo názov účtovnej jednotky, sídlo (PO), bydlisko (FO),
• výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov s účtovným stavom,
• výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov,
• meno, priezvisko a podpisový záznam osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie v účtovnej jednotke.

Výsledkom porovnania skutočného stavu uvedeného v inventúrnych súpisoch voči stavu v účtovníctve môže byť identifikácia inventarizačného rozdielu, ktorý môže mať charakter manka, ak zistený skutočný stav je nižší ako stav v účtovníctve, v opačnom prípade ide o prebytok. Manko pri peňažných prostriedkoch a ceninách sa označuje ako schodok. Takto zistený inventarizačný rozdiel zaúčtuje účtovná jednotka v súlade s Postupmi účtovania do toho obdobia, ktoré sa inventarizáciou overuje.

Výsledky inventarizácie v inventarizačnom zápise môžu byť uvedené sumárne podľa druhu inventarizovaného majetku a záväzkov. V takom prípade sú inventúrne súpisy prílohou k inventarizačnému zápisu, resp. sú jeho súčasťou.