通過機器人過程自動化提高公共部門的效率

機器人流程自動化（RPA）是朝著數字化轉型的關鍵一步，它具有削減成本、提高效率、改善客戶體驗，並能夠更有效地管理眾多競爭需求的能力。 通過自動執行大量重複性和平凡的任務，RPA還帶來了額外的好處，令公共部門的工作人員以專注於更具戰略性、增值的活動–提升員工敬業度。

機器人流程自動化對公共部門的優勢

RPA具有非常適合公共部門的特徵，包括

• 靈活性：機器人流程自動化可以快速實施和更新，使機構能夠滿足市民對消費者級服務水平的需求。
• 智能表單填寫：機器人流程自動化可以優化數據收集，合併和索引編制，非常適合管理和記錄管理。
• 優化管理服務：從輸入到合規性和報告，機器人流程自動化通過自動改現有流程中的瓶頸，以實現更平滑，更快地提供服務。
• 與任何系統的中間階段：機器人流程自動化旨在與從舊版到雲的任何系統一起使用。 它消除了在系統之間連接點的需要。
• 降低成本：機器人流程自動化可以快速安全地處理複雜的流程任務，因此減少了對外部承包商的依賴。

RPA可在什麼類型的公共部門中部署？

RPA有潛力在每個政府機構部門和職能中使用，包括集成和擴充各種舊系統。 例如：

• 行政服務和政府政策

可通過RPA簡化的主要領域之一是管理應用程序和表單處理。 有許多涉及申請程序的公共部門服務，包括證明和執照、租賃登記、徵地、購置住宅和發行身份證。 現在，大多數申請都是透過線上提交，但是如果以手動處理資料，會給員工帶來極大的麻煩。  RPA可以幫助使這些過程完全自動化，從而帶來巨大的效率和成本節省，更不用說更快的周轉時間和改善的客戶服務。

• 採購付費服務

RPA可用於P2P流程中，以降低運營成本並提高效率。 借助電子採購申請，當批准時該申請自動轉換為採購訂單，並會自動批准和轉成電子發票，因此RPA可以以數字化改善整個採購，以及付款週期。 採用該技術可使採購團隊將更多精力放在高增值的活動上，同時使應付帳款部門更俱生產力和成本效益。 部門還可以避免提前付款，而同時受益於提前付款折扣。

• 財務流程服務

財務管理流程（例如預算、資金分配和核對）是RPA的理想選擇。因為工作性質是以規則驅動，人手處理容易出現人為錯誤。 此外，對賬流程的需求是高度可變的，這使得用人工來管理變得困難。  RPA可以幫助標準化決策邏輯，並消除錯誤，同時通過有效利用資源來節省大量成本。

• 人力資源服務

作為流程繁重的功能，公共部門人力資源也已經可以利用RPA以實現自動化。 可以自動化的任務包括數據管理、合規性、薪資管理、入職和離職。  RPA通過簡化流程（例如員工更新、工資扣減、合同變更和出勤詳細信息）提高了工仍效率，使員工可以專注於更具戰略性的活動。

“建立業務彈性已成為每個組織的首要任務。智能自動化奠定了最有效和可擴展的基礎架構，使公共部門組織可以無縫結合前端和後端操作，以提高效率和客戶體驗。”

Milan Sheth – IMEA（印度、中東和非洲）執行副總裁，Automation Anywhere

如何接受RPA，以及正確地使用RPA

• 制定有形和無形的價值主張：將自動化作為流程或計劃進行部署時，請確保您非常清楚期望從投資中獲得什麼樣的回報。
• 流程發現和建立自動化管道：RPA機器人可用於快速識別實現最大自動化的流程，從而避免了費時的手動流程。
• 選擇合適的合作夥伴：選擇具有敏捷和靈活方法，在滿足各種客戶需求方面擁有豐富經驗，並擁有專家的機器人合作夥伴，從​​而提供專業的和定制的RPA解決方案。
• 設置治理：在內部團隊中定義關鍵角色和職責。 例如，誰人負責監督和報告RPA項目以及向利益相關者的進度？

有關更多信息或討論機器人流程自動化（RPA）如何幫助您的業務，請在下面與我們聯繫。

本文由Mazars的合夥人Allen D'Souza和Mazars的董事Snehal Shah撰寫。