Auditoria nos Centros de Serviços Partilhados. Ser Global e próximo.
Portugal tem-se revelado como a solução cada vez mais procurada pelos grandes Grupos Internacionais para realizar os seus investimentos em Centros de Serviços Partilhados (adiante designado por CSP), e que são também denominados por Shared Service Centers na nomenclatura internacional. A acelerada dinâmica observada, nos últimos anos, deve-se a três fatores: (i) a atratividade de Portugal em virtude das suas vantagens competitivas, (ii) o nível de maturação atingindo por estas estruturas e (iii) o investimento contínuo dos CSP já consolidados em território nacional.
No processo de constituição de um CSP, é crucial a elaboração de um road map que permita a definição de quatro áreas de atuação: âmbito, processo, tecnologia e matrizes de responsabilidades (cuja terminologia é Service Level Agreements – SLA). A nossa análise irá incidir sobre esta última área, e tem como génese a seguinte questão:
Como auditar este tipo de Organizações?
Revela-se um desafio tremendo e enriquecedor.
O rigor com o qual a Organização preenche a matriz de responsabilidades das atividades a executar, é um fator que pode revelar-se determinante para o sucesso da migração das tarefas dos países de origem (ou das entidades operacionais sedeadas no mesmo país) para o CSP e será um ponto chave para a execução da auditoria.
A partir desta matriz, o auditor pode preparar a coordenação dos trabalhos com os interlocutores ao nível do CSP e com os países (ou com as entidades locais) cuja migração das tarefas foi feita para o centro de serviços partilhados. Tal obriga a uma comunicação multidirecional constante e transparente ao longo das diferentes intervenções.
Antes de iniciar a intervenção, o auditor tem de perceber qual o status do reverse shadow process e consequentemente o nível de maturidade dos processos migrados.
É preciso ter presente que a cadência de transferência das atividades pode não ser a mesma, sendo um equívoco pensar que apenas desse modo é possível avançar com passo firme. Compete ao auditor ter a capacidade de adaptação à realidade, visto que os processos nem sempre estão integralmente harmonizados ao nível das diferentes geografias (ou entidades). Sem isso, a auditoria não será bem-sucedida.
Outro ponto fulcral prende-se com a organização entre o auditor que executa os procedimentos no CSP e os auditores das restantes entidades, quer sejam sedeadas no país, quer noutras geografias. É necessária a definição de um programa de trabalho preparado conjuntamente e um mapeamento exaustivo das rúbricas das Demonstrações Financeiras. Tal permitirá que todas as contas fiquem cobertas por uma das equipas de auditoria.
A equipa de auditoria que executa no CSP tem, igualmente, de incorporar na sua estratégia, a validação dos sistemas de informação através: (i) da identificação dos ERP utlizados por cada uma das geografias (ou entidades) e do próprio CSP, (ii) da verificação dos acessos lógicos e (iii) da integridade da informação extraída.
No final da auditoria, é importante apresentar um conjunto de recomendações, sem descurar a realidade ao nível de desenho do processo de cada geografia (ou entidades), tendo por objetivo que as conclusões apresentadas permitam um alinhamento dos procedimentos entre as diferentes entidades que “moram” no CSP e uma convergência para as melhores práticas.
Como podemos ajudar?
Temos uma equipa multidisciplinar com uma vasta experiência neste tipo de setor e um conhecimento profundo nesta tipologia de serviços (procedimentos acordados) através das auditorias realizadas localmente, mas também decorrente do savoir faire acumulado em joint audit realizadas em países onde tal é passível de ser executado.
O facto de o Grupo Mazars ter um Partnership integrado, facilita a comunicação e a articulação entre a Mazars em Portugal e as outras entidades Mazars para o sucesso da auditoria.
Temos assim as condições criadas para ser global e próximo - o right fit para os nossos clientes.
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