IES (Informação Empresarial Simplificada) | Composição e Utilidade?

A IES (Informação Em­presarial Simplificada) foi criada com a publica­ção do Decreto-Lei n.º 8/2007, de 17 de janeiro, com alterações posteriores (p.e. Lei nº 89/2017 e DL nº 87/2018), no âmbi­to do programa Simplex, resultando da coordenação de vários ministérios e en­tidades publicas. Concretizou inovação e orientação na simplificação do trato administração.

A declaração IES cumpre, através de um único ato, vários propósitos em simultâneo, incluindo obrigações fiscais, contabilísticas, estatísticas e de prestação de contas.

A IES está organizada por quadro, sendo que a cada um corresponde um racional. Compreender cada quadro au­xilia e proporciona contraditório. P. ex., o quadro 11, disponível com a entrega da IES em 2022, que se refere à confirma­ção anual do beneficiário efetivo, é uma funcionalidade facultativa, sendo que as entidades podem efetuar a confirmação anual até ao final do ano através do por­tal na internet do Registo Central do Be­neficiário Efetivo.

Compreender ainda a importância para a existência e disponibilidade de in­formação para o ecossistema empresarial também auxilia para a preparação, rigor, relevância e tempestividade.

A IES carateriza-se por ser uma obri­gação declarativa de natureza anual e obrigatória para todas as entidades que disponham ou devam dispor de conta­bilidade organizada. De uma forma mais genérica, podemos dizer que se aplica a todos os sujeitos passivos que tenham de declarar um dos anexos da IES. Assim, a entrega de apenas o rosto não é aplicá­vel, sendo que, se não houver anexos a preencher, então estamos dispensados de cumprir esta obrigação.

Nenhuma destas obrigações gera pa­gamento de imposto, no entanto haverá a taxa de registo de prestação de contas, atualmente de 80 euros, sempre que as contas sejam aprovadas em Assembleia Geral e a informação da aprovação seja declarada na IES. O pagamento do registo deve ser efetuado no prazo de cinco dias úteis após a obtenção da referência para pagamento emitido pela aplicação. Re­lembramos que a não aprovação de contas não exonera a obrigação de envio da IES. É permitido o envio mesmo que as contas estejam por aprovar. Assim que o processo estiver terminado deve fazer-se o registo das contas mediante a entrega de uma nova declaração, substituindo a anterior.

Com o pagamento da referida taxa, a empresa terá o código de acesso a uma Certidão Permanente de Registo Co­mercial válida por 3 meses, dando assim possibilidade de visualizar via on-line todos os registos comerciais da entidade, permanentemente atualizados.

Atualmente, a IES é composta por 21 anexos, sendo que cada entidade de­verá reportar os anexos necessários ao cumprimento das obrigações declarati­vas a que estão sujeitas segundo o previs­to na legislação. A folha de rosto da IES permite que as empresas identifiquem o número de anexos que acompanham a declaração.

Para os sujeitos passivos de IRS com contabilidade organizada, apesar de no nosso quadro estar apenas referenciado o Anexo I, podem estar obrigados à entre­ga de outros anexos da IES, como, por exemplo, do H, dependendo da ativida­de exercida e das operações realizadas.

Para os sujeitos passivos de IRS sem contabilidade organizada, apesar de não terem a obrigatoriedade de entre­gar qualquer anexo de imposto sobre o rendimento, pode estar sujeita a entrega do anexo Q, se tiver operações sujeitas a Imposto do Selo.

Quanto à dispensa de entrega da IES, não existe motivo específico previsto na nossa legislação. A única dispensa que nos ocorre é a de a entidade não ter a obriga­toriedade de entregar qualquer anexo.

A IES é uma declaração transmitida por via eletrónica, através do Portal da Au­toridade Tributária e Aduaneira (AT), pelo contabilista certificado e representantes le­gais, sendo esta a entidade responsável por este serviço. Após validação, a AT disponi­biliza essa informação às entidades.

Quanto ao prazo de entrega, a mes­ma deve ser apresentada anualmente até ao 15º dia do 7º mês posterior à data do termo do período económico, indepen­dentemente de esse dia ser útil ou não útil. Significa que, nos casos em que o ano económico das empresas coincide com o ano civil, a IES deve ser entregue até ao dia 15 de julho do ano seguinte àquele a que as contas respeitam.

Um aspeto relevante consiste na rigi­dez presente nos modelos das Demons­trações Financeiras apresentadas na IES e que tem sido alvo de avisos por parte da Ordem dos Contabilistas Certificados, e não só, que tem levado a constrangimen­tos na apresentação das demonstrações financeiras desde a adoção do SNC em 2010. Assim, podemos ter a estranha realidade de as contas aprovadas em As­sembleia Geral, preparadas em confor­midade com o normativo contabilístico em vigor, serem diferentes das que são registadas e publicadas na Conservatória do Registo Comercial. Outro ponto im­portante, e que deriva desta temática, é o exemplo de termos de efetuar uma cor­reção nas demonstrações financeiras an­teriores, o que levará a uma reexpressão da informação retrospetiva. No entanto, com a impossibilidade de apresentação da informação comparativa por parte da IES, podemos ter o caso de as con­tas registadas serem diferentes das contas aprovadas em Assembleia Geral.

Ainda quanto à temática da elabora­ção do Relatório e Contas versus a IES, a Comissão de Normalização Contabi­lística (CNC) vem esclarecer, através da FAQ 19, o seguinte: a obrigação pre­vista no art.º 11.º do Decreto-Lei n.º 158/2009 (aprova o SNC), de 13 de julho, não se pode considerar cumprida com a entrega da IES e da constituição do Dossier Fiscal.

Assim, não devemos “misturar” o cumprimento das obrigações tributárias e estatísticas com as obrigações de índole contabilística para efeitos societários. Sa­bemos que a sua preparação está interli­gada e que a preparação das obrigações contabilísticas para fins societários é tam­bém preparada de acordo com as obri­gações tributárias vigentes, no entanto é do entender da CNC que o processo de entrega da IES não substitui a elaboração das demonstrações financeiras ao abrigo do art.º 11.º do SNC.

Adicionalmente, é nosso entender que a informação que consta na IES não substitui a que é apresentada no Relató­rio e Contas. Por exemplo em termos de comparabilidade temporal da informação financeira, as demonstrações financeiras elaboradas para fins societários permi­tem analisar a evolução do desempenho da sociedade, sendo que com a IES esta caraterística qualitativa é eliminada.

Por fim, esta temática vem espe­lhar uma realidade que tem vindo a ser reforçada no contexto do aumento do número de horas que os profissionais de contabilidade investem para dar cumpri­mento às obrigações subjacentes, sejam elas de índole fiscal, estatístico ou so­cietário.

Nesse sentido, recomendamos aos profissionais que avaliem, cliente a cliente, qual o normativo contabilístico a adotar mediante os critérios do art.º 9 do Decreto-Lei n.º 158/2009, de forma a aumentar a eficiência deste processo.

Outro aspeto que tem sido tema de vários debates, avanços e recuos tem sido a temática do envio do ficheiro SAF-T rela­tivo à contabilidade, que teoricamente se­ria uma ferramenta que poderia fazer um pré-preenchimento do Anexo A da IES. Quanto a nós, destacamos uma questão importante: parte relevante dos profissio­nais utiliza os sistemas informáticos para a exportação de ficheiros que ajudam ao preenchimento de todos os anexos de ela­boração obrigatória. Se o Anexo A da IES já estiver preenchido e não for passível de edição posterior, prevemos um conflito entre as duas origens de informação.

No entanto, este desafio não será ob­jeto de análise a curto prazo, visto que, mais uma vez, foi adiado o prazo de sub­missão do SAF-T relativo à contabilida­de para 2024, com referência ao período de tributação findo em 2023. Quanto a nós, as questões associadas à proteção de dados são um ponto crítico em todo o processo. Apesar de já haver indicações para uma possível redução da informa­ção a ser extraída e enviada para a AT, o SAF-T continuaria a ser um banco de dados financeiros com informação críti­ca em todas as atividades que as entida­des operam. Como em tudo, esperamos que o bom senso impere e que as várias questões sejam efetivamente resolvidas e orientadas na prestação de contas e no serviço ao ecossistema empresarial.

Em conclusão, não há dúvida que a preparação, processo e envio da IES agrega um vasto conjunto de informação de várias naturezas que permite cumprir com as várias obrigações das empresas, sendo uma oportunidade de revistar o processo de preparação e de extrair efi­ciência. Sabemos da importância que esta informação tem (e que assumimos) e que por isso relembramos a importân­cia dos Contabilistas Certificados (CC) no processo para que esta informação tão relevante tenha por base um proces­so sólido, consistente e tempestivo. Para isso, é muito importante o trabalho dos Contabilistas Certificados, mas também das entidades na disponibilidade, quali­dade e acesso à informação, pelo que o desenho de processo e a adequada comu­nicação entre agentes são decisivos.

InVida Económica