Adequate opvolging van een klokkenluidersmelding in vijf stappen

In de eerste twee artikelen van deze reeks hebben wij u meegenomen in (1) het belang van klokkenluiden en (2) mogelijkheden om de effectiviteit van uw programma te verbeteren. Met de ontvangst en registratie van een klokkenluidersmelding start het ‘opvolgingsproces’. Ter waarborging van de kwaliteit, vertrouwelijkheid en compliance met wet- en regelgeving is het aan te raden een vaste methodologie te volgen bij de opvolging van de melding. In dit artikel bespreken wij een methode bestaande uit vijf stappen (zie onderstaande afbeelding voor een overzicht). U kunt deze methodologie gebruiken als uitgangspunt en nader aanscherpen aan de hand van toepasselijke wet- en regelgeving en reeds bestaande interne procedures.   

Het vijfstappenmodel 

De eerste stap in het opvolgingsproces is het correct registreren van de melding, een eerste beoordeling uitvoeren en een besluit nemen over de opvolging. Indien een onderzoek gerechtvaardigd is, volgt stap twee: het bepalen van de aard, omvang en diepgang van het vervolg. Hierbij gaat het om het opstellen van duidelijke doelen en een strategie voor het onderzoek. Besloten wordt of het onderzoek intern uitgevoerd kan worden of dat een externe onderzoeker nodig is. Na aanstelling van de onderzoeker begint het onderzoek, bestaande uit het verzamelen en beoordelen van informatie wat wij aanmerken als de derde stap. De vierde stap betreft afronding van het onderzoek middels een rapportage, het terugkoppelen van resultaten aan de betrokkenen (waaronder de klokkenluider) en het archiveren van het dossier. Tot slot volgt de implementatie van eventuele aanbevelingen en de opvolging daarvan. Het doel van deze laatste stap is het voorkomen van herhaling van onregelmatigheden door gebruik te maken van de opgedane kennis.  

1. Registratie en triage – De eerste stap in het opvolgingsproces is cruciaal voor een succesvolle afhandeling. Het begint met de correcte registratie van de melding (al dan niet geanonimiseerd), waarbij alle relevante details nauwkeurig worden vastgelegd. Vervolgens wordt een eerste beoordeling uitgevoerd om de omvang, aard en ernst van de melding te bepalen. Op basis van deze beoordeling wordt een besluit genomen over de verdere opvolging. Dit kan variëren van het direct afsluiten van de melding (bijvoorbeeld wanneer het niet te onderzoeken is of wanneer de melder te weinig concrete informatie verstrekt), tot het starten van een feitenonderzoek. Het doel van deze eerste stap is een solide basis leggen voor het verdere proces én te zorgen dat geen belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien. Hierbij moeten verplichtingen uit de wet- en regelgeving, zoals bevestiging van ontvangst van de melding binnen zeven dagen en een eerste reactie binnen drie maanden, worden nageleefd. Deze termijnen zijn vastgelegd om de klokkenluider tijdig te informeren en vertrouwen in het proces te waarborgen. Het is tevens belangrijk om, indien de melder wenst anoniem te blijven, het vervolgproces daarop wordt ingericht. Indien de behandelaar van de binnengekomen melding besluit dat verder onderzoek geboden is, wordt er verdergegaan naar stap twee.  
2. Doel en strategie – In deze stap worden duidelijke doelen en een strategie voor het onderzoek opgesteld. Het is van belang om te bepalen of het onderzoek intern kan worden uitgevoerd of dat een externe onderzoeker nodig is. Bij deze beslissing spelen verschillende overwegingen een rol, zoals de deskundigheid, capaciteit en vaardigheden van de beschikbare onderzoekers. Maar ook de rol of verhouding van de onderzoekers ten opzichte van de (mogelijke) betrokkenen speelt een rol. Een interne onderzoeker kan voordelen bieden zoals bekendheid met de organisatiecultuur en lagere kosten, terwijl een externe onderzoeker mogelijk meer objectiviteit en specifieke expertise meebrengt. Het kiezen van de juiste onderzoeker is belangrijk voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van het onderzoek. Ook hier moeten wettelijke verplichtingen, zoals de bescherming van persoonsgegevens (e.g., algemene verordening gegevensbescherming), in acht worden genomen. Dit betekent dat alle verzamelde gegevens vertrouwelijk moeten worden behandeld en dat de privacy van betrokkenen gewaarborgd moet zijn. 
3. Feitenonderzoek – Het feitenonderzoek vormt de kern van het opvolgingsproces. Hier wordt alle relevante informatie verzameld en beoordeeld. Indien het onderzoek extern wordt uitgevoerd, biedt deze methodologie handvatten voor de behandelaar van de organisatie om het onderzoek te begeleiden en de kwaliteit te waarborgen. Immers, een te nauw geformuleerde scope of onderzoekshandelingen die niet passen bij de doelstellingen van het onderzoek doen af aan de kwaliteit en bruikbaarheid van het onderzoek. Het is belangrijk om systematisch te werk te gaan en alle relevante bronnen deugdelijk te onderzoeken. De verzamelde gegevens moeten nauwgezet worden geanalyseerd om een helder en zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de situatie en om eventuele onregelmatigheden inzichtelijk te maken.  
4. Rapportage en afronding – Na het afronden van het feitenonderzoek wordt een onderzoeksrapport opgesteld. Tijdens het rapportageproces moeten ook de rechten van betrokkenen, zoals hoor en wederhoor, worden gerespecteerd. Dit houdt in dat de betrokkenen de kans moeten krijgen om hun kant van het verhaal te vertellen voordat het onderzoeksrapport finaal wordt gemaakt (en in geval van een extern onderzoek met de opdrachtgever wordt gedeeld). Het rapport bevat de bevindingen van het onderzoek en eventuele aanbevelingen voor verdere actie. Het is belangrijk om alle betrokkenen, waaronder de klokkenluider, te informeren over de uitkomsten van het onderzoek. Indien het onderzoek extern is uitgevoerd, helpt de methodologie de organisatie om de kwaliteit van het onderzoek te beoordelen en de bevindingen op waarde te schatten. Is bijvoorbeeld voldaan aan het doel van de opdracht en zijn alle betrokkenen gehoord? Het rapport en onderliggende documentatie worden vervolgens gearchiveerd. Hierbij moeten wettelijke verplichtingen, zoals de bescherming van persoonsgegevens, worden nageleefd. Dit betekent onder meer dat alle rapporten en documenten veilig moeten worden opgeslagen en dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot deze informatie. 
5. Implementatie en opvolging – De laatste stap in het proces is de implementatie van de aanbevelingen en de opvolging daarvan. Het doel is om de kennis die tijdens het onderzoek is opgedaan te gebruiken om herhaling van onregelmatigheden in de toekomst te voorkomen. Dit omvat het doorvoeren van corrigerende maatregelen en het monitoren van de effectiviteit daarvan. Regelmatige evaluaties zijn van belang om ervoor te zorgen dat de genomen maatregelen daadwerkelijk bijdragen aan een verbeterde werkomgeving en het voorkomen van toekomstige problemen. Het is aan te raden om betrokkenen te informeren over de genomen maatregelen. Dit zorgt ervoor dat alle partijen op de hoogte zijn van de stappen die zijn ondernomen en dat transparantie wordt geborgd binnen het proces. 

Samengevat willen wij u het volgende meegeven: het opvolgingsproces is een zorgvuldig en gestructureerd traject dat begint met de correcte registratie en beoordeling van meldingen. Het helpt organisaties om het traject vooraf helder en gestructureerd vastgelegd te hebben. Door duidelijke doelen en strategieën te formuleren, en de juiste onderzoeker te kiezen, wordt de basis gelegd voor een deugdelijk feitenonderzoek. Het opstellen van een rapport en het informeren van alle betrokkenen zorgt voor transparantie en vertrouwen in het proces. Tot slot is de implementatie van aanbevelingen en de opvolging daarvan een goede tool om herhaling van onregelmatigheden te voorkomen en een verbeterde werkomgeving te creëren. Het naleven van wettelijke verplichtingen, zoals reactietermijnen en de bescherming van persoonsgegevens, is hierbij van belang. Door deze stappen zorgvuldig te volgen, kunnen organisaties effectief en efficiënt omgaan met meldingen en bijdragen aan een cultuur van openheid en integriteit. 

Meer weten over klokkenluiders? 

Wilt u graag meer weten over het opzetten en/of verbeteren van een klokkenluidersprogramma? Neem dan contact op met Jethro Vrouwenfelder per e-mail of per telefoon: +31 (0)6 10 37 24 62 of met Linda Schut per e-mail of per telefoon: +31 (0)6 50 07 40 09. Zij helpen u graag verder.