De voordelen van klokkenluiden voor (kleinere) bedrijven

Normen en waarden spelen een belangrijke rol in onze samenleving. Besluiten worden vaak gedreven door principes en overtuigingen. Denk bijvoorbeeld aan voorkeur geven aan lokale of biologische producten of niet willen werken in bepaalde sectoren. Als de normen en waarden van deze personen niet overeenkomen met die van een productaanbieder of werkgever, zoeken zij naar alternatieven. Zo blijkt uit onderzoek, uitgevoerd in het Verenigd Koninkrijk en de Verenigde Staten, dat bijna de helft van de onderzochte werknemers zegt te overwegen om ontslag te nemen indien de normen en waarden van hun werkgever niet overeenkomen met hun eigen normen en waarden, zélfs in economische lastige tijden. In het verlengde van normen en waarden wordt ook nadruk gelegd op integriteit. Niet-integer handelen, zoals (het laten gebeuren van) fraude en corruptie, wordt dan ook steeds vaker afgestraft, met reputatieschade en geldboetes tot gevolg.

Voor iedere organisatie zijn zaken als vertrouwen en reputatie van groot belang voor de continuïteit. Deze continuïteit hangt mede af van sterke relaties met stakeholders zoals klanten en medewerkers. Een instrument om de integriteit te waarborgen is een klokkenluidersregeling. Wij lichten drie voordelen uit die voortkomen uit een goedwerkend klokkenluidersprogramma, namelijk: (1) vroegtijdige detectie en fraudepreventie, (2) verbetering van (fraude) risicomanagement en (3) het stimuleren van transparantie en verantwoordelijkheid.

Een goed functionerend klokkenluidersprogramma helpt met het vroegtijdig detecteren van fraude en zwakheden in de interne beheersing. Vroegtijdige detectie verkleint het risico dat incidenten escaleren tot materiële problemen met reputatieschade en (financiële) represailles tot gevolg. Daarnaast is de wijze waarop klokkenluiden gefaciliteerd wordt een graadmeter voor de wijze waarop de organisatie omgaat met haar eigen normen en waarden. Dat geldt voor zowel intern (bedrijfscultuur) als extern gedrag (in het maatschappelijk verkeer).

1. Vroegtijdige detectie en fraudepreventie – Het voorkomen van fraude en onregelmatigheden is onderdeel van het integer (willen) handelen als organisatie. Klokkenluiders spelen hierin een belangrijke rol als poortwachters die potentiële problemen vroegtijdig signaleren en (durven te) melden. Tijdige meldingen kunnen het risico op verdere schade en (financiële) represailles verkleinen. Bijvoorbeeld, een werknemer die onregelmatigheden in financiële transacties opmerkt, kan het bedrijf behoeden voor aanzienlijke verliezen en juridische repercussies. Uit recent onderzoek naar ‘occupational fraud’ volgt dat 43% van de onderzochte fraudegevallen te danken is aan ‘tips’ door onder andere klokkenluidersmeldingen. Bij gebrek aan meldkanalen zijn klokkenluiders genoodzaakt informatie openbaar te maken. Door problemen intern via vertrouwde klokkenluiderskanalen serieus te onderzoeken en aan te pakken, kunnen organisaties de signalen op een voor alle betrokkenen discrete wijze afhandelen. Daarmee zijn niet alleen de melders gehoord en beschermd, maar kunnen ook organisaties hun reputatie en die van hun stakeholders beschermen.
2. Verbetering van (fraude) risicomanagement – Door (signalen van) fraude en onregelmatigheden snel te melden, kan – mits correct opgevolgd – worden voorkomen dat deze uitgroeien tot materiële problemen. Opvolging geven aan klokkenluidersmeldingen is niet alleen in overeenstemming met ethische principes, maar is ook een belangrijk onderdeel van een volwassen (fraude) risicomanagement van de organisatie. De meldingen van klokkenluiders kunnen bijvoorbeeld worden ingezet om te toetsen of organisaties de juiste risico’s geïdentificeerd hebben én kunnen dienen als input voor trainingen, awareness campagnes en interne audits. Organisaties die medewerkers actief aanmoedigen om zorgen te melden, tonen hiermee hun inzet voor het handhaven van waarden, effectief risicobeheer en crisispreventie.
3. Stimuleren van transparantie en verantwoordelijkheid – Klokkenluiders werpen licht op (signalen van) intern wangedrag en stimuleren organisaties om problemen aan te pakken. Dit leidt tot een open en integere cultuur waarin de normen en waarden van de organisatie gewaarborgd worden. Een dergelijke cultuur van transparantie schept vertrouwen, zowel vanuit interne als externe stakeholders. Denk aan een werknemer die discriminerende praktijken op de werkvloer aan het licht brengt - een melding hierover die op een juiste manier wordt opgevolgd, brengt noodzakelijke veranderingen op gang. Dit leidt tot veiligheid en plezier op de werkvloer én tot vertrouwen in de maatschappij dat de organisatie integer is en doet zoals beloofd is.

Samengevat willen wij u het volgende meegeven: een goed functionerend klokkenluidersprogramma gaat verder dan een vinkje op een compliance-lijst. Het is een instrument om fraude te detecteren en (fraude) risico’s te mitigeren, transparantie te bevorderen, verantwoordelijkheid te nemen en een positieve bedrijfscultuur te creëren. Door medewerkers aan te moedigen misstanden te melden laten organisaties zien dat ze serieus omgaan met ethische principes en het welzijn van hun werknemers en (externe) stakeholders. Dit draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen, het versterken van de reputatie en het creëren van een veilige, inclusieve werkomgeving. In een tijd waarin normen en waarden belangrijk gevonden worden, is het implementeren van een klokkenluidersprogramma een belangrijke stap voor elke organisatie die zich wil onderscheiden door integriteit en verantwoordelijkheid.