100 tips voor de transport- en logistieksector

Douane

• Controleer als transporteur altijd of over de goederen die worden getransporteerd de accijnzen zijn voldaan. In voorkomende gevallen kan u als vervoerder namelijk aansprakelijk worden gesteld voor de accijnsschuld. 

Estate planning

• Treedt u binnenkort af als CEO van het familiebedrijf en nemen uw kinderen het bedrijf niet over, maar u wilt wel dat de waarde van de aandelen in de familie blijft? Certificering van aandelen kan hiervoor een oplossing zijn. Door de aandelen te certificeren kunt u de economische eigendom aan de kinderen toekennen en de juridische zeggenschap over de aandelen overdragen aan de stichting die de certificaten beheert. Zo kunt u economische voordelen aan de kinderen toekennen, maar de zeggenschap over de aandelen behouden. 

Btw

• De btw-wetgeving inzake e-commerce is in 2021 gewijzigd  waarbij een speciale invoerregeling van kracht is geworden. Volgens deze bijzondere regeling kunnen post- en koeriersdiensten producten met een waarde van maximaal € 150 aanbrengen bij de douane en de verschuldigde btw innen bij de persoon voor wie de goederen bestemd zijn. Deze btw kan vervolgens elektronisch worden gerapporteerd in een maandelijkse aangifte. Dit brengt diverse verplichtingen en risico’s met zich mee. Onderzoek daarom eerst wat de gevolgen voor u zijn.
• Heeft u buitenlandse btw betaald op inkomende facturen van bijvoorbeeld brandstofkosten? Als deze facturen aan alle vereisten voldoen, kan deze btw elektronisch worden teruggevraagd  bij de Nederlandse Belastingdienst (uiterlijk 30 september van het volgende jaar na factuurdatum als  de teruggaaf afkomstig is uit een land van de Europese Unie).
• Wist u dat de btw op de kosten voor een personeelsfeest onder bepaalde  omstandigheden aftrekbaar is? Dit geldt als voldaan wordt aan de eisen uit het Besluit Uitsluiting Aftrek omzetbelasting (BUA).

Vennootschapsbelasting

• Heeft u buitenlandse vestigingen en is uw geconsolideerde omzet € 50 miljoen euro of meer? Dan bent u verplicht een transfer pricing documentatie in de vorm van een groepsdossier (masterfile) en een lokaal dossier (local file) op te stellen en in uw administratie op te nemen. Deze documentatie dient beschikbaar te zijn binnen de gestelde termijn voor het indienen van de aangifte vennootschapsbelasting over het jaar waarop de aangifte betrekking heeft. 
• Multinationale ondernemingen met een geconsolideerde omzet van ten minste € 750 miljoen euro zijn verplicht een landenrapport te overleggen. Per land moet er een groot aantal indicatoren worden weergegeven waarmee de belastingdiensten in de diverse landen transfer pricing risico’s kunnen vaststellen. 
• Werkt u regelmatig samen met andere ondernemingen binnen het concern? Zorg ervoor dat alle overeenkomsten met gelieerde partijen schriftelijk zijn vastgelegd. Zo kunt u later altijd aantonen dat u zakelijk handelt. Ook kunt u laten zien waar winsten (of verliezen) binnen de groep thuishoren zowel ten opzichte van andere ondernemingen als de Belastingdienst (transfer pricing).

Loonbelasting / sociale verzekeringen

• De wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (DBA) geldt voorlopig nog voor ZZP’ers. Werk waar mogelijk met  een door de Belastingdienst goedgekeurde (model)overeenkomst om de risico’s op naheffingen te beperken. De Belastingdienst heeft sinds enige tijd de controle op ZZP’ers geïntensiveerd.
• Past uw onderneming de Werkkostenregeling (WKR) juist toe en blijkt uit uw WKR-administratie welke loonbestanddelen ten laste komen van de vrije ruimte? Mogelijk is er nog ruimte voor optimalisatie. De vrije ruimte bedraagt in 2022, 1,7% van de loonsom tot € 400.000. Over de loonsom die de € 400.000 overstijgt, geldt een percentage van 1,18%. De eindheffing over het jaar 2022 dient uiterlijk te worden aangegeven over het tweede aangiftetijdvak van 2023.
• Maakt uw onderneming op basis van vervoersovereenkomsten of inleenovereenkomsten gebruik van arbeidskrachten van derden? U kunt dan mogelijk aansprakelijk worden gesteld voor niet of te weinig afgedragen loonheffingen. Dit geldt met name bij buitenlandse arbeidskrachten. Neem de nodige risicobeperkende maatregelen! Denk hierbij aan het gebruik van een g-rekening en aan het periodiek opvragen van een verklaring betalingsgedrag. 
• Leent u personeel in van een buitenlands concernonderdeel? Mogelijk is er sprake van inhoudingsplicht in Nederland. Ten aanzien van buitenlands personeel (al dan niet ingeleend) geldt bovendien als aandachtspunt dat zij moeten beschikken over een geldige verblijfs-en/of werkvergunning, als dit op grond van hun nationaliteit noodzakelijk is.

Bedrijfsopvolging

• Bent u van plan uw bedrijf over te dragen aan uw kinderen? Het is verstandig om een externe adviseur in de arm te nemen zodat onafhankelijk kan worden beoordeeld of er voldoende potentieel en belangstelling is om het bedrijf over te nemen.

Juridische tips

• Past u voor uw chauffeurs de cao Beroepsgoederenvervoer toe? Als de aansturing van het bedrijf vanuit Nederland plaatsvindt, dan moet de beloning ook vanuit Nederland plaatsvinden.

Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG)

• Laat een privacy scan of data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren om inzichtelijk te maken op welke onderdelen eventueel maatregelen nodig zijn. In sommige gevallen is een DPIA zelfs verplicht. Het is van belang uw IT-systemen toereikend te beveiligen.

IT

• Na corona zijn steeds meer werknemers thuis gaan werken. Het is van belang dat u een veilige remote-omgeving creëert waarin uw werknemers veilig kunnen werken.
• Procedures op het gebied van toegangsbeveiliging, wijzigingenbeheer en back-up worden getoetst in het kader van AEO audits. Draag daarom zorg voor solide IT beheer procedures en registratie van de uitvoering hiervan.

Cybersecurity en cybercrime

• Toets uw IT-systemen periodiek om de veiligheid te waarborgen en tref zo nodig passende maatregelen. Zowel onafhankelijke security scans als penetratietesten zijn een onmisbaar hulpmiddel om de werkelijke status van de systeembeveiliging  inzichtelijk  te maken.

Risicobeheersing fraude

• Maak een koppeling tussen boardcomputers en de loonverwerking. Hierdoor kunt u de gereden uren en/of vervoersuren (rusttijden en laad / lostijden) als gewerkte uren registreren en uitbetalen.

Duurzaamheid

• Wilt u in uw bedrijf meer kunnen sturen op duurzaamheid? Eén van de eerste stappen die u kunt zetten is het meten van de duurzaamheidsprestaties. Zo kunt u bijvoorbeeld de CO2-uitstoot in kaart brengen of reductiedoelstellingen formuleren. Een ander groot voordeel hiervan is dat uw bedrijf zich (positief) kan onderscheiden bij tenders.
• Indien uw onderneming voor de jaarverslaggeving kwalificeert als grote onderneming bent u verplicht om in uw jaarrekening een duurzaamheidsrapportage op te nemen.  In deze duurzaamheidsrapportages moet onder aandacht worden besteed impact op klimaat maar ook aan de wijze hoe wordt omgegaan met werkomstandigheden en diversiteit.
• Ga (en blijf) in gesprek met uw stakeholders / belanghebbenden. Bespreek wat zij belangrijk vinden  wat er speelt en hoe u impact heeft op de maatschappij. vervolgens kunt u in gesprek over de mogelijkheden m.b.t. duurzame ambities of samenwerkingen, evenals het creëren van optimale arbeidsomstandigheden om uw bedrijf aantrekkelijker te maken voor (nieuw) personeel.

Inkomstenbelasting

• Heeft u schulden bij uw eigenvennootschap? Dan is het raadzaam om te kijken naar de mogelijkheden om deze posten dit jaar te verlagen als ze hoger zijn dan € 700.000 euro.

Logistieke processen

• Klanten bestellen steeds later op de dag hun producten (order cut-off tijden). Biedt deze service door langere openingstijden van uw distributiecentrum.
• Supply chain groeit steeds meer van simpel opslag en transport naar een autonome functie op directieniveau die besluit over productie, commercie en finance, bijv. via Sales & Operations Planning en concepten als order-2-cash cycle time. Voor de logistieke beslisser verschuift het aandachtsgebied steeds meer  van goederenstromen naar financiële stromen. U zult ook op dit niveau met uw opdrachtgevers moeten gaan communiceren om als volwaardige partner gezien te blijven worden.