Ein gutes Projekt braucht einen noch besseren Prozess

Eine Vielzahl an Herausforderungen prasselt wie ein schweres Gewitter derzeit auf die Firmen ein: Parallel müssen sie neue Märkte erschließen, Lieferketten anders organisieren, in Zukunftstechnologien investieren und zugleich die Liquidität sichern, Arbeitsplätze in bestimmten Bereichen abbauen, aber auch Fachkräfte für aussichtsreiche neue Felder rekrutieren. Gelöst und bewerkstelligt werden soll das mithilfe von Projekten und Projektmanager*innen. Doch auch das ist keine Patentlösung. Die Berichte über ineffiziente, zu teure, zu langwierige oder letztlich gar fehlgeschlagene Projekte häufen sich – nicht nur bei der öffentlichen Hand und deren Bau von Brücken, Opernhäusern oder Straßen. Auch in der Privatwirtschaft stellt sich in vielen Unternehmen eine zentrale Frage: „Was ist, wenn der Überblick über die einzelnen Vorhaben und deren Zusammenspiel verloren geht?“

„Tatsächlich kommt es gerade bei größeren Mittelständlern bis hin zu Konzernen immer wieder vor, dass zum Beispiel unterschiedliche Abteilungen oder Teams an ein und demselben Projekt arbeiten, ohne dass sie voneinander wissen – geschweige denn, dass sie ihre Arbeitsergebnisse teilen oder Wertbeiträge für das Unternehmen ermitteln, die dann auch gemessen werden können“, beobachtet Luisa Förster, Partnerin bei Forvis Mazars. Die Folge: Ressourcen werden verschwendet. „Vor allem aber fühlen sich die beteiligten Mitarbeiter*innen dadurch häufig demotiviert“, meint Förster. „Damit entstehen Personalrisiken durch vermeidbare Kündigungen oder Minder-Performance, was in Zeiten des allgemeinen Fachkräftemangels fahrlässig ist.“

Nicht zuletzt erschwert das unkoordinierte Nebeneinander einer Vielzahl von hauseigenen Projekten auch die Arbeit von Aufsichtsrat und anderen Unternehmensorganen. „Wie sollen Aufsichtsrät*innen den Vorstand kontrollieren und als Sparringspartner*innen agieren, wenn sie nicht genau wissen, welche Maßnahmen insgesamt laufen und wo genau diese stehen?“, fragt Förster. „Das kann negativ durchschlagen bis hin zum persönlichen Haftungsrisiko.“

Projekte und strategische Unternehmensziele miteinander verbinden

Vor diesem Hintergrund empfiehlt die Expertin, über die Einführung eines professionellen Portfoliomanagements (PPM) nachzudenken, mit dem es möglich wird, organisatorische und personelle Ressourcen effektiv zu steuern und Sickerverluste zu vermeiden. „Vor allem aber wird mit diesem strategischen Instrument die Basis geschaffen, einzelne Projekte an der Unternehmensstrategie auszurichten“, sagt Luisa Förster. „Durch die klare Verknüpfung aller laufenden Initiativen und Maßnahmen mit den übergeordneten Unternehmenszielen wird ein strukturiertes und zielgerichtetes Portfolio geschaffen, das weit über die bloße Koordination von Einzelprojekten hinausreicht. Das fördert nicht nur die Klarheit innerhalb der Organisation, sondern schafft ein gemeinsames Verständnis der langfristigen Ziele.“

Aus ihrer Sicht beginnt die erfolgreiche Umsetzung von Unternehmenszielen mit einer klaren Vision: „Professionelles Portfoliomanagement dient, wenn es strategisch implementiert wird, als Werkzeug, um diese Vision zu konkretisieren und in greifbare, umsetzbare Projekte zu übersetzen.“ Die Integration aller Projekte in einer Managementbasis ermöglicht es, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass jedes Projekt einen messbaren Beitrag zur Firmenentwicklung leistet. „Dieser strukturierte Ansatz verhindert das Auseinanderdriften von Projekten und Unternehmenszielen und sorgt für eine ausgewogene Verteilung der Ressourcen“, erläutert die Partnerin bei Forvis Mazars.

Zeitnahes Reporting und standardisierte Daten als Erfolgsgrundlage

Voraussetzung dafür ist jedoch, dass alle Beteiligten dank harmonisierter Daten zeitnah über den Fortschritt (und auch über den Rückschritt oder Stillstand) eines Projekts informiert sind. Luisa Förster: „Einheitliche Reporting-Strukturen, Formate und Erfolgskennzahlen schaffen nicht nur Transparenz. Sie erhöhen auch die Vergleichbarkeit und Transparenz der Projektinformationen.“ Durch eine konsistente Darstellung von Fortschritten und potenziellen Abweichungen lassen sich nach ihrer Ansicht Planabweichungen und Engpässe frühzeitig erkennen, was nicht nur die übergreifende Steuerung des Portfolios stärkt. Professionelles Portfoliomanagement erlaubt laut Förster zudem eine proaktive Risikosteuerung und damit ein verbessertes Risikomanagement. Somit lässt sich frühzeitig erkennen, welche Projekte stocken, welche keinen Wertbeitrag mehr liefern oder wo Ressourcen fehlen.