Managed Services: Das sind die fünf häufigsten Fehler beim Outsourcing

Längst nicht immer ist Kostendruck der Grund für das Outsourcing von Finanzprozessen, wie Christian Sengewald betont: „Ein Motiv kann zum Beispiel sein, dass insbesondere Unternehmen mit abgelegenen Standorten Schwierigkeiten haben, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen.“ Auch erneuerungsbedürftige IT-Systeme in den betroffenen Abteilungen könnten den Anstoß geben – mitunter begleitet vom Wunsch, Technologien wie künstliche Intelligenz zu nutzen, ohne die notwendigen Kompetenzen im eigenen Betrieb aufzubauen.

Zwar können spezialisierte Dienstleister hier helfen. Doch Buchhaltungs- und Controlling-Prozesse als sogenannte Managed Services an externe Anbieter auszulagern, ist eine weitreichende Entscheidung, die Risiken birgt. Sengewald warnt: „Sind dringend benötigte finanzielle Informationen aus dem eigenen Unternehmen nicht rechtzeitig verfügbar, kann das beträchtlichen Schaden anrichten.“ Aus seinem Beratungsalltag kennt der Experte Fehler beim Outsourcing ebenso wie Strategien, um sie zu vermeiden.

1. Unklare Ziele

Oft starten Firmen den Umstieg auf Managed Services, ohne die konkreten Ziele zu formulieren. Sollen beispielsweise in erster Linie die Kosten sinken, oder soll die Qualität der Buchhaltungs- und Controlling-Prozesse steigen? „Wer beides erreichen will, wird in der Regel enttäuscht“, sagt Sengewald.

Vermeiden lässt sich der Fehler durch eine fundierte Analyse der eigenen Anforderungen. „Die Ziele sind klar zu priorisieren: Die Unternehmensführung muss definieren, was sie von ihrem Dienstleister erwartet“, sagt Sengewald. Diese Anforderungen sollte sie vertraglich festhalten und mit messbaren Kennzahlen untermauern. Nur so lasse sich der Erfolg des Outsourcings beurteilen.

2. Unrealistische Spar-Erwartungen

Viele Firmen glauben, dass Kosten beim Auslagern von Aufgaben sofort sinken. Die Realität sieht anders aus: Der Übergang von internen zu externen Prozessen erfordert einen sorgfältig organisierten Wissensübergang sowie Anpassungen von Abläufen und Systemen, was anfänglich sogar höhere Kosten verursachen kann.

Sengewald rät deshalb zu einer realistischen, langfristigen Planung, die auch Anfangsinvestitionen berücksichtigt. „Gerade in der Anlaufphase sollten Unternehmen nicht an den falschen Stellen sparen“, sagt der Experte. Nur sauber implementierte Prozesse seien langfristig effizient und könnten so Ausgaben senken.

3. Wahl des falschen Partners

Ein häufiger Fehler besteht darin, den Managed-Services-Anbieter allein nach dem günstigsten Preis auszuwählen. Das kann sich rächen: „Wer sich für einen Dienstleister entscheidet, der nicht zur eigenen Unternehmenskultur oder zu den spezifischen Anforderungen passt, muss womöglich bald wieder wechseln – das ist zeit- und kostenintensiv“, erklärt Sengewald.

Firmen sollten deshalb Referenzen einholen und prüfen, ob der Anbieter auch spezielle, geschäftskritische Anforderungen bewältigen kann. Wichtig sei zudem, dass der Dienstleister in der Lage ist, zukünftige Entwicklungen, wie etwa ein geplantes Wachstum, zu unterstützen. „Ein sorgfältig ausgewählter Provider wird zum langfristigen Partner im Geschäftsprozess“, betont Sengewald.

4. Mangelnde Kontrolle

Oft überlassen Betriebe ausgelagerte Finanzprozesse vollständig dem Dienstleister, ohne sie weiter zu überwachen. „In eine vollkommene Abhängigkeit zu gelangen, ist allerdings nicht optimal“, mahnt Sengewald. Wenn etwa gegen regulatorische Vorschriften in der Buchhaltung verstoßen werde oder gar ein Anbieterwechsel diskutiert würde, sei das Unternehmen nur eingeschränkt handlungsfähig.

Der Experte von Forvis Mazars hält ein aktives Management der ausgelagerten Prozesse für entscheidend, um eine solche Situation zu vermeiden. „Firmen sollten Überwachungsmechanismen ebenso wie ihren Zugang zu kritischen Informationen vertraglich festlegen, um eine gewisse Kontrolle über die ausgelagerten Prozesse sicherzustellen“, rät er. Nur so könnten sie im Ernstfall schnell eingreifen, Aufgaben im Zweifel wieder intern übernehmen oder zu einem anderen externen Anbieter verlagern.

5. Fehlendes Change-Management

Entscheider*innen verkennen mitunter, dass Outsourcing nicht nur Systeme und Prozesse betrifft, sondern auch Menschen: Mitarbeiter*innen im Finanzwesen erhalten neue Aufgaben. „Wenn Unternehmen ihnen nicht rechtzeitig Perspektiven aufzeigen, kündigen Beschäftigte unter Umständen frühzeitig von sich aus – und nehmen wertvolles Know-how mit“, erklärt Sengewald.

Rechtzeitige Kommunikation und gezielte Vorbereitung der Mitarbeiter*innen sind daher essenziell. Unternehmen sollten notwendige Weiterbildungen anbieten und, falls Kündigungen unvermeidbar sind, attraktive Abfindungspakete in Erwägung ziehen. Diese verschaffen laut Sengewald Zeit, um Wissen zu sichern und geordnet an den Dienstleister zu übertragen. „Solches Change-Management ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Outsourcing-Projekts.“

Fazit: Übergang zu Managed Services aktiv gestalten

Funktionen und Prozesse auszulagern, ist ein komplexer Vorgang, den Betriebe eng begleiten und bewusst steuern sollten – im Zweifel mit Unterstützung externer Expert*innen. Nur wer den Aufwand dafür von Anfang an berücksichtigt, kann langfristig Effizienzgewinne und andere Vorteile realisieren. Sengewald rät allerdings zu einer Portion Realismus: „Der komplett geräuschlose Übergang zu Managed Services existiert nicht, irgendwo gibt es immer Herausforderungen.“ Entscheidend sei, diese konsequent zu bewältigen.

In der kommenden Ausgabe des Board Briefings werden wir die dreiteilige Serie zum Thema Outsourcing mit einem Interview abschließen: Die Partner Christian Sengewald und Oliver Theobald sprechen über die spezifischen Angebote von Forvis Mazars bei Managed Services.