Reimbursement of additional living expenses (COLA)

De ET-regeling is opgenomen in de CAO voor Uitzendkrachten en maakt het mogelijk om een deel van het brutoloon van de buitenlandse uitzendkrachten uit te ruilen tegen een onbelaste vergoeding of verstrekking van ET-kosten (extraterritoriale kosten).

Dat zijn de extra kosten waarmee een buitenlandse uitzendkracht, die in zijn land van herkomst is blijven wonen en tijdelijk in Nederland tewerkgesteld is, wordt geconfronteerd.

Het is van belang dat u een goede onderbouwing heeft van de ET-kosten die u onbelast vergoed of verstrekt. In dit artikel zullen wij specifiek ingaan op de zogenaamde extra kosten van levensonderhoud (cost of living allowance, ook wel afgekort tot COLA).

Kostensoorten ET-regeling

In het kader van de ET-regeling gaat het specifiek om een drietal kostensoorten die zijn genoemd in de CAO voor Uitzendkrachten:

1. De kosten van dubbele huisvesting.
2. De kosten van reizen van en naar het land van herkomst (home leave).
3. De extra kosten van levensonderhoud (COLA).

Indien dergelijke kosten onbelast worden vergoed of verstrekt, dient een onderbouwing van deze kosten in de administratie aanwezig te zijn. Dit volgt uit de Wet op de loonbelasting 1964.

Onderbouwing COLA

Arbeidsmigranten worden in Nederland vaak geconfronteerd met een ander prijspeil dan wat zij gewend zijn in hun land van herkomst. Indien de kosten in Nederland hoger zijn, dan mag de werkgever hiervoor een belastingvrije vergoeding betalen in de vorm van de COLA. De vraag is hoe de hoogte van de vaste vergoeding bepaald kan worden. Dit is fiscaal belangrijk omdat een vaste vergoeding alleen dan gericht vrijgesteld kan zijn als die is onderbouwd.

De Belastingdienst heeft met LTO Nederland een afspraak gemaakt over de hoogte van de COLA-bedragen per land, maar daar kunnen volgens de voorwaarden van deze afspraak alleen leden van LTO Nederland gebruik van maken.

Aan de hand van statistische gegevens kan bepaald worden wat de extra kosten van levensonderhoud zijn in vergelijking met het land van herkomst. Op basis van deze gegevens kan bepaald worden hoe hoog de COLA per week mag zijn. Mazars beschikt over een rekenmethode om de COLA te berekenen voor landen in heel Europa. Wij maken ieder half jaar aan de hand van het actuele minimumloon en de meest actuele statistische gegevens nieuwe berekeningen.

Onderbouwing essentieel bij ET-regeling

Wij merken op dat de Belastingdienst bij boekenonderzoeken controleert of de ET-regeling voor een bepaalde werknemer mag worden toegepast. Belangrijk hierbij is dat een onderneming in de administratie heeft onderbouwd dat sprake is van een ‘ingekomen werknemer’ (ook wel ET-werknemer genoemd). Hierbij kan óf het convenant (dat is gesloten tussen de Belastingdienst en de uitzendbranche) worden gebruikt óf er kan een beroep worden gedaan op de zogenaamde vrije bewijsleer.

Ook de andere twee vergoedingen van ET-kosten (huisvesting en home leave) moeten fiscaal onderbouwd worden.