Heeft u het gebruik van auto’s van de zaak fiscaal op orde?

In dit artikel informeren we u over de voorwaarden waaraan u als werkgever moet voldoen als u een auto als zijnde ‘auto van de zaak’ inzet.

Is er sprake van terbeschikkingstelling?

De rechter stelt allereerst vast óf er sprake is van ter beschikkingstelling. De bijtelling is immers alleen aan de orde als een auto ter beschikking is gesteld aan de werknemer.

Onder terbeschikkingstelling van een auto wordt verstaan dat een werknemer voor kortere of langere tijd de feitelijke macht over een auto uitoefent. Over het algemeen is dit al snel aan de orde, maar dat is niet altijd het geval. Om deze reden moet altijd eerst worden vastgesteld of de werknemer de macht over de betreffende auto uitoefent. In het voorbeeld was er sprake van terbeschikkingstelling, omdat de auto’s na elke werkdag door de werknemers mee naar huis werden genomen. Ook hadden werknemers de mogelijkheid om de auto’s zowel vóór als na werktijd te gebruiken. De feitelijke beschikkingsmacht over de auto’s berust dan bij de werknemers.

Personenauto of bestelauto?

Om te kunnen bepalen of er sprake is van een bijtelling die moet worden belast, is het altijd eerst van belang om te beoordelen of er sprake is van een personenauto of van een bestelauto. Een bijtelling is namelijk niet aan de orde als een verbod op privégebruik geldt, maar die mogelijkheid geldt alleen voor bestelauto’s en niet voor personenauto’s. Voor personenauto’s kan de bijtelling alleen achterwege blijven als er een sluitende rittenregistratie is waaruit blijkt dat er niet meer dan 500 kilometer privé is gereden.

Controleren verbod op privégebruik

In de benoemde casus was sprake van bestelauto’s en had de werkgever de werknemers schriftelijk verboden om deze bestelauto’s privé te gebruiken. Toch oordeelde de rechter dat de werkgever niet aan de voorwaarden had voldaan. Alleen schriftelijk overeenkomen dat het verboden is om de auto privé te gebruiken, is onvoldoende; de werkgever moet hier ook voldoende toezicht op houden en sancties opleggen als het verbod wordt overtreden. De werkgever moet dit kunnen bewijzen. Daarom is het altijd van belang om in de administratie bewijsstukken te bewaren van de uitgevoerde controle op het privégebruik.

Rittenregistratie

De rechter oordeelde dat de werkgever niet heeft aangetoond dat de auto voor minder dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt. De rittenregistratie voldeed namelijk niet aan de eisen; zo ontbraken bijvoorbeeld de begin- en eindstanden van de kilometertellers. Ook was de registratie onvolledig en waren de auto’s gesignaleerd op plaatsen die niet in de rittenregistratie voorkwamen.

Doorlopend afwisselend gebruik

Als bestelauto’s doorlopend afwisselend door verschillende medewerkers worden gebruikt, kan de bijtelling achterwege blijven door jaarlijks per auto €300 eindheffing te betalen. Dit is relatief aantrekkelijk, maar de werkgever moet dan wel kunnen aantonen dat de auto’s daadwerkelijk doorlopend afwisselend worden gebruikt en dit wisselende gebruik wordt ingegeven door de aard van het werk. In het voorbeeld werden de auto’s vaak door dezelfde medewerkers bereden en mee naar huis genomen. Op basis hiervan oordeelde de rechter dat de €300-regeling niet kon worden toegepast.

Track-and-trace

Tegenwoordig worden in veel auto’s GPS-volgsystemen (track-and-trace) ingebouwd die de gereden kilometers bijhouden. Het is belangrijk te beseffen dat alleen het hebben van een dergelijk track-and-trace systeem niet voldoende is om de bijtelling achterwege te laten. Het gaat er immers om dat je kunt aantonen dat er op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden gebruik is gemaakt van de auto. Dit kan blijken uit het GPS-systeem, maar daarnaast moet de registratie voldoen aan de eisen die de Belastingdienst stelt aan een sluitende rittenregistratie. Het voordeel van een GPS-systeem is natuurlijk wel dat de werkgever (maar ook de Belastingdienst) heel eenvoudig kan zien welke ritten zijn gemaakt en wat de exacte afstanden zijn.

Tot slot

De uitspraak van de rechter uit het genoemde voorbeeld geeft maar weer eens aan dat een bijtelling voor de auto van de zaak snel aan de orde is. De bijtelling kan worden voorkomen door aan alle voorwaarden te voldoen. Zo voorkomt u  dat bij een belastingcontrole naheffingen plus boetes worden opgelegd. De werkgever heeft een zware bewijslast in dit soort situaties. Bij veel belastingcontroles levert dit onderwerp discussies en financiële narigheid op, die u liever wilt voorkomen

Word lid van onze nieuwsbrief