Jetzt vorbereiten – E-Rechnung im Gesundheitswesen ab 2025

Dies bedeutet, dass ein im Inland ansässiger Unternehmer verpflichtet wird, für in Deutschland nachdem 1. Januar 2025 erbrachte Leistungen an einen anderen Unternehmer eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen.

Allerdings erstreckt sich die Pflicht nicht auf nach§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen (§ 14Abs. 2 Satz 2 UStG). Für die Abrechnung von ärztlichen Leistungen, Krankenhaus-, Pflege- oder Betreuungsleistungen ist damit auch weiterhin keine E-Rechnung erforderlich. Rechnungen an Verbraucher*innen unterliegen generell nicht der Pflicht zur elektronischen Ausstellung. Mit Zustimmung des*der Verbrauchers*Verbraucherin können sie aber auch elektronisch ausgefertigt werden.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht gelten weiterhin für Kleinbetragsrechnungen (<250 €) und Rechnungen über Fahrausweise (§§ 33, 34 UStDV).

Alle Unternehmen werden in der Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen sein

Ab dem 1. Januar 2025 müssen jedoch grundsätzlich alle Unternehmen – und damit auch Träger von Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen sowie umsatzsteuerliche Kleinunternehmer*innen – in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich setzt keine Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang elektronischer Rechnungen voraus.

Dabei ist zu beachten, dass das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung ab dem 1. Januar 2025tatbestandliche Voraussetzung für einen Vorsteuerabzug ist (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).

E-Rechnung gemäß Norm EN 16931

Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche die europäische Norm EN16931 erfüllt. Die bereits in der Praxis verwendeten Formate ZUGFeRD 2.x und X Rechnung entsprechen dieser Norm.

Eine elektronische Rechnung ist ab 2025 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Mit Einführung der E-Rechnungspflicht gibt es insoweit eine engere Definition, sodass nicht alle Rechnungen, die heute als E-Rechnung gelten(z. B. per E-Mail verschickte PDFs), auch in Zukunft noch als solche akzeptiert werden.

Als E-Rechnung gilt ab 2025 nur noch:

• insbesondere eine elektronische Rechnung, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU bei öffentlichen Aufträgen (B2G-Bereich) und somit der CEN-Norm EN 16931 entspricht, oder
• alternativ eine elektronische Rechnung, wenn Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das E-Rechnungsformat geschlossen haben und das Format die richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß der Richtlinie 2014/55/ EU ermöglicht oder mit dieser interoperabel ist (diese Möglichkeit ist technologie offen zu verstehen und soll ggf. neue Formate umfassen, z. B. bei EDI-Rechnungen). Als Rechnung gemäß der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung kommt vor allem eine Rechnung nach dem bereits bei B2G-Umsätzen etablierten X Standard oder ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 in Betracht (so ausdrücklich die Finanzverwaltung in einem Vorabschreiben zum Entwurf des Wachstumschancengesetzes).

Übergangsregelungen

Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich ab dem 1. Januar 2025. Übergangsregelungen enthält aber § 27 Abs. 38 UStG. Die Übergangsregelungen gelten nur für den Rechnungsaussteller, also nur für die Ausstellungspflicht. Es bleibt aber bei der Verpflichtung, ab dem 1. Januar 2025 in der Lage zu sein elektronische Rechnungen zu empfangen (s. o.):

• In 2025 und 2026 sind neben E-Rechnungen im o. g. Sinne auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (Letztere nach wie vor nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) zulässig. Die E-Rechnungspflicht wird für die Vielzahl der Rechnungsaussteller damit zwingend erst ab 2027 gelten.
• In 2027 dürfen Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 € im voran-gegangenen Kalenderjahr auch weiterhin Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (Letztere wie bisher nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers)ausstellen.
• In 2027 dürfen weiterhin auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden. Darüber hinaus dürfen aber auch EDI-Rechnungen nur noch verwendet werden, wenn sie kompatibel zur CEN-Norm sind.
• Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Der aktuelle Stand ist, dass das EDI-Verfahren (Electronic-Data-Interchange-Verfahren) auch über 2028 hinaus weiter genutzt werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass ab dem 1. Januar 2028 aus der EDI-Rechnung ein Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahiert werden kann.

Einführung eines Meldesystems wird später kommen

Ab einem späteren – noch offenen – Zeitpunkt muss für jede Rechnung eine transaktionsbezogene VAT-Meldung (Rechnungsauszug) an ein bundeseinheitliches System der Verwaltung übermittelt werden.

Aktueller Handlungsbedarf

• Rechnungsempfänger im Inland sind bereits ab2025 zur Entgegennahme von E-Rechnungen verpflichtet, wenn sich ein inländischer Rechnungsaussteller schon ab 2025 für die Ausstellung einer elektronischen Rechnung entscheiden sollte.
• Dies gilt auch für alle Unternehmen, also auch solche, die lediglich steuerfreie Leistungen wie etwa ärztliche Leistungen, Krankenhaus-, Pflege-oder Betreuungsleistungen erbringen.
• Insoweit sind noch in diesem Jahr entsprechende Vorkehrungen zu treffen.
• Die neu definierten elektronischen Rechnungen müssen im Vergleich zu den herkömmlichen Papierrechnungen oder unstrukturierten PDF-Versionen elektronisch gesendet bzw.empfangen und gelesen werden können. Für das Senden, Empfangen und Lesen der E-Rechnungen bieten sich Softwarelösungen/Tools an, z. B. von Dienstleistern für Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme. Diese werden im Regelfall mit unterschiedlichen Sende- bzw. Empfangskanälen und mit Plausibilitätskontrollen umgehen können.
• Bei der Implementierung entsprechender Systeme beraten und unterstützen wir Sie gerne.
• Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) prüft derzeit die Zurverfügungstellung einer kosten-losen Software zur Erstellung und Visualisierung elektronischer Rechnungen.
• Für den Vorsteuerabzug ist zwingend darauf zu achten, dass Eingangsrechnungen auch elektronisch korrekt ausgestellt sind bzw. übermittelt wurden.

Dies ist ein Beitrag aus unserem Healthcare-Newsletter 2-2024. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.