Managed Services: schneller digitalisieren dank Outsourcing

Der ehemalige US-Wirtschaftswissenschaftler Peter Drucker hat einst gesagt: „Do what you do best and outsource the rest.“ Dieser Maxime folgend haben mittelständische Firmen und globale Konzerne in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten viele ihrer Tätigkeiten ausgelagert. Der Trend, Sparten oder Aufgaben an externe Dienstleister „outzusourcen“, hat es längst in den deutschen Wortschatz geschafft.

Accounting und Controlling lassen sich auslagern

Doch bei vielen Unternehmen ist das Outsourcing noch nicht über naheliegende Felder wie die Betriebskantine, das Waschen der Arbeitskleidung oder den Sicherheitsservice im Werk hinausgekommen. Viele weitere Möglichkeiten werden nicht ausgeschöpft. Dabei existieren zahlreiche Aufgaben, bei denen eine Auslagerung Sinn ergeben könnte. Mit dem Accounting und Controlling etwa fallen darunter Bereiche, die traditionell und dem Selbstverständnis nach zur Kern-DNA jeder Firma gehören.

Christian Sengewald, Partner bei Forvis Mazars, weiß um den Glaubenssatz, wichtige Felder wie das Accounting und Controlling stets in den eigenen Händen zu behalten. Doch der Experte verweist ebenfalls auf eine Weisheit von Peter Drucker: „The greatest danger in times of turbulence is not the turbulence – it is to act with yesterday’s logic.“ Mit anderen Worten: Die bewährten Rezepte von gestern stellen keine Garantie für den Erfolg von morgen dar.

„Wenn Unternehmen all ihre Accounting- und Controlling-Leistungen intern erbringen wollen oder müssen, stellt sie das zunehmend vor vielfältige Herausforderungen. So wird es beispielsweise durch den demografischen Wandel immer schwerer, passende Mitarbeiter*innen mit der erforderlichen Expertise zu finden“, so Sengewald. Doch der Mangel an internen Accounting- und Controlling-Fachleuten ist für den Experten von Forvis Mazars nur ein Grund, das Outsourcing in Betracht zu ziehen.

Kosten- und Compliance-Druck nehmen an Schärfe zu

Nach seinen Worten stehen die internen Funktionen in den Firmen unter großem Veränderungsdruck: „Wer bestimmte Leistungen ausgliedert, vermeidet nicht nur Personalengpässe, sondern kann sich beispielsweise auf weitere wettbewerbsdifferenzierende Aufgaben sowie auf die immer komplexeren Compliance-Anforderungen konzentrieren.“

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil des Auslagerns von Accounting und Controlling besteht laut Christian Sengewald darin, dass Unternehmen von den Fortschritten bei der Digitalisierung viel schneller profitieren würden: „Externe Spezialisten sind hier meist weiter als die internen Accounting- und Controlling-Einheiten, besonders beim Einsatz von neuen Technologien wie künstlicher Intelligenz. Ihr Tempo und Know-how überträgt sich dann idealerweise auch auf die Auftraggeber.“

Wenn es optimal läuft, ist das Auslagern damit mehr als ein Vorgang, bei dem ein anderer dieselbe Tätigkeit nur für weniger Geld übernimmt. Daher sprechen Expert*innen wie Christian Sengewald lieber von „Managed Services“ – Dienstleistungen, die neben der Ersparnis auch ein deutliches Plus an Effizienz gerade bei digitalen Prozessen erzeugen.

Doch wie genau funktioniert Outsourcing im Fall der Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung oder der Lohn- oder Gehaltsabrechnung? Wie lange dauern die Prozesse und in welchen Schritten erfolgen sie? Und wie finden interessierte Unternehmen den passenden Partner, der die Aufgaben verlässlich übernehmen kann und ihnen zugleich einen Extraschub an Digitalisierungs-Know-how mitgibt?

Die Expert*innen von Forvis Mazars beispielsweise beraten Konzerne und Mittelständler beim Outsourcing ihrer Abteilungen – und stehen auch bereit, die Managed Services dann für die Auftraggeber zu übernehmen. Bis es jedoch dazu kommt, sind zahlreiche Projektstufen zu erklimmen. Dabei spielen rechtliche, finanzielle, steuerliche sowie nicht zuletzt arbeitsrechtliche und personelle Aspekte eine Rolle – schließlich geht es um die Belange der Menschen, die sich bis dato fest angestellt in den Unternehmen um Accounting oder Controlling gekümmert haben. Auch Haftungsfragen sind von Bedeutung: Wie geht beispielsweise ein*e Prüfer*in mit Managed Services um?

In der kommenden Ausgabe des Board Briefings beschäftigen wir uns ausführlich mit allen Fragen zum richtigen Vorgehen beim Outsourcing. Den Abschluss der dreiteiligen Serie bildet ein Interview mit den beiden Partnern Christian Sengewald und Oliver Theobald über die spezifischen Angebote von Forvis Mazars bei Managed Services.