Bonnes pratiques en matière de recouvrement : la reconnaissance de dette, le bon réflexe

Comment puis-je optimiser le recouvrement de mes créances ?

Dans la pratique, de nombreuses entreprises – souvent par habitude – n'adoptent pas un processus rigoureux pour la conclusion de leurs affaires. Souvent les parties se mettent d'accord oralement sur les prestations à fournir ou les biens à livrer, puis confirment simplement l'objet du contrat par email, un message WhatsApp ou un courrier unilatéral non signé par le bénéficiaire. Il arrive même que l'envoi de la facture soit la seule étape formelle réalisée dans l'exécution du contrat.

Si le client refuse de payer le montant dû après plusieurs relances, l'entreprise procède généralement, par le biais de l'office des poursuites, à la notification d'un commandement de payer. Cependant, le client y fait dans la majorité des cas opposition – ce qui bloque la procédure de recouvrement. Une des solutions pour, malgré l'opposition, continuer ce processus est de déposer une requête en mainlevée provisoire de l'opposition, qui est une procédure judiciaire simple, rapide et peu coûteuse. Une telle procédure inverse le rôle des parties pour la suite puisque si l'entreprise obtient gain de cause, il appartient ensuite au débiteur d'ouvrir une action sur le fond (soit une procédure relativement lourde) et de payer les frais y relatifs. Si l'entreprise obtient la mainlevée provisoire de l'opposition, elle pourra, une fois le jugement définitif, continuer la procédure de poursuite. Il est fréquent à ce stade que le débiteur paye le montant dû afin d'éviter une saisie ou une mise en faillite.

La procédure de mainlevée provisoire est possible en particulier si le créancier est en possession d'une reconnaissance de dette ce qui n'est jamais le cas si les parties ont procédés comme mentionnés ci-dessus.

Le bon réflexe : s'assurer de disposer d'une reconnaissance de dette valable

Une reconnaissance de dette est (i) un document (ii) signé (signature apposée à la main sauf exception expressément prévue par la loi) (iii) par le débiteur (ou son représentant), (iv) d'où ressort sa volonté de payer au créancier, (v) sans réserve ni conditions, (vi) une somme d'argent déterminée ou aisément déterminable et exigible. À certaines conditions, il peut s'agir d'un ensemble de pièces.

Un échange d'emails (non signé), l'envoi d'une confirmation de commande ou la notification d'une facture avec simple accusé de réception par email ne constituent pas une reconnaissance de dette.

Une attention particulière doit être apportée lors de la rédaction du document qui constituera la reconnaissance de dette. En effet, il est essentiel de comprendre tous les éléments nécessaires selon la loi et la jurisprudence pour être reconnu comme tel.

Nos recommandations

• Au début de la relation contractuelle

Il est fortement recommandé de conclure un contrat et d'exiger que ce dernier soit signé par le client. À noter qu'une signature électronique qualifiée et reconnue en Suisse est également valable (pour plus d'informations à ce sujet, cf. notre newsletter du mois de juin 2024). Le contrat devra, en particulier, mentionner le montant dû (ou à tout le moins une partie de ce dernier si le montant final ne peut être déterminé) et la date à laquelle il sera exigible (ex : 30 jours suivant l'envoi de la facture). Il est opportun, dans ce cas, de profiter, lors de la rédaction du contrat, de mentionner tous les autres éléments importants, notamment les conséquences en cas de retard de paiement (ex : intérêts, résiliation du contrat, clause pénale, etc.).

• Durant la relation contractuelle

Si un contrat a été conclu et qu'au cours de l'exécution ce dernier un prix supérieur est envisagé (ex : nouvelles prestations, livraison d'autres biens, etc.), il est important de conclure un avenant au contrat initial qui mentionnera, en particulier, le prix complémentaire et les exigences de paiement.

Si aucun contrat n'a été conclu, plusieurs solutions existent telles que demander à l'autre partie de signer le bon de commande ou le bulletin de livraison (si possible avant de procéder à la livraison). Ces deux documents devront définir la marchandise/les services fournis ainsi qu'indiquer le prix de ces derniers et si possible, la mention que le client reconnaît le montant figurant sur le document. Une facture ou un décompte d'honoraires contresignés peuvent également remplir les critères d'une reconnaissance de dette (moyennant le fait qu'ils mentionnent certains éléments). Il est cependant souvent plus compliqué d'obtenir leur signature par le client.

• En cas de non-paiement par le client et d'absence de reconnaissance de dette

L'entreprise pourra proposer la signature d'un plan de recouvrement. Ce dernier mentionnera, en particulier, les montants dus, les intérêts, l'échéance de paiement de chacun de ces derniers et qu'en cas de non-paiement de l'une des tranches l'intégralité de la dette sera à nouveau exigible ainsi que les intérêts y relatifs. Le plan de recouvrement, qui constituera alors une reconnaissance de dette, peut également mentionner des conditions complémentaires telles que la renonciation à exiger le paiement des intérêts en cas de versements réguliers des différentes échéances ou la prise en charge par le client de frais spécifiques (ex : frais de poursuites, participation aux honoraires d'un conseil, etc.).

Une autre option est de proposer au client de signer un courrier/une attestation mentionnant qu'il reconnaît devoir le montant en souffrance puis d'introduire, sur cette base, une procédure de poursuite.

Comment pouvons-nous vous aider ?

• En amont d'un litige, nous vous accompagnons afin de (i) mettre en place un processus vous garantissant de disposer d'une reconnaissance de dette, (ii) si vous avez un processus, le revoir ainsi que les documents contractuels y relatifs et/ou (iii) rédiger les documents nécessaires (contrat, facture, bulletin de livraison, etc.).
• Lors d'une situation conflictuelle, nous vous aidons à l'analyser et déterminer sur la base des documents que vous avez à disposition si vous disposez d'une reconnaissance de dette. En fonction du constat, nous pouvons (i) vous proposer des solutions pour tenter de recouvrer le montant dû (ex : mise en demeure, élaboration d'un plan de recouvrement, etc.), (ii) vous expliquer comment fonctionne le processus de poursuites et de mainlevée de l'opposition, (iii) vous assister pour faire notifier au débiteur un commandement de payer, (iv) vous aider à rédiger une requête en mainlevée provisoire de l'opposition (si vous souhaitez procéder seul) ou vous orienter vers une personne qui pourra vous assister dans la procédure judiciaire.