Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD)

Hintergrund 

Die GoBD sind die Zusammenfassung der Auffassung der Finanzverwaltung zu den formalen Anforderungen an Buchführung, Archivierung und Datenzugriff. Sie enthalten unter anderem Darlegungen zur zeitgerechten Erfassung von Geschäftsvorfällen, zur Unveränderbarkeit der Buchungen und Daten, zur Aufbewahrung von digitalen Unterlagen, zur Prüfbarkeit der Daten, zum Datenzugriff der Betriebsprüfung sowie zur Verfahrensdokumentation für digitale Prozesse. Sie enthalten formale Ordnungskriterien und Richtlinien, die Unternehmen beim Einsatz einer elektronischen Buchhaltung erfüllen müssen, damit die Buchhaltung für steuerliche Zwecke anerkannt wird. Damit betreffen sie einen Kernbereich des betrieblichen Rechnungswesens, in dem sich kein Unternehmen eine Blöße geben sollte.  

Wichtige Änderungen in den GoBD 

• Rn. 11: Der Buchführung des Unternehmens kann die steuerliche Anerkennung versagt werden, wenn die elektronischen Daten nicht nach den Vorgaben einer der vorgeschriebenen digitalen Schnittstellen der Finanzbehörden zur Verfügung gestellt werden (§ 158 Abs. 2 Nummer 2 AO).  
• Rn. 39: Beim Verkauf von Waren gegen Barzahlung an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen ist nicht gesondert zu prüfen, ob trotzdem eine Einzelaufzeichnung zumutbar sein könnte. Nur wenn ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO. 
• Rn. 43: Aufnahme eines Hinweises auf die Belegausgabepflicht des § 146a Abs. 2 AO. 
• Rn. 94: Ergänzung von Kontoart und Kontotyp bei den bei der Buchung zu erfassenden Angaben. 
• Rn. 159: Klarstellung, dass das Recht auf Datenzugriff auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt ist. 
• Rn. 167–169: Anpassung der Anforderungen an die Datenüberlassung an die Betriebsprüfung anstelle der bisherigen Datenträgerüberlassung (sogenannter Z3-Zugriff). 
• Rn. 178: Einführung einer Anlage mit ergänzenden Informationen zur Datenüberlassung anstelle der bisherigen Informationen zur Datenträgerüberlassung auf den Internetseiten des BMF. Die digitalen Schnittstellen der Finanzverwaltung stehen weiterhin auf den Internetseiten des BMF zum Download bereit.    

Bedeutung für die Praxis 

Unternehmen sollten den GoBD Aufmerksamkeit schenken und sich nicht darauf beschränken, dass der Einsatz einer Buchhaltungssoftware bereits alle Anforderungen abdeckt. Denn die in den GoBD enthaltenen Vorgaben gehen weit über die technischen Anforderungen hinaus. Insbesondere die Anforderungen an die Archivierung, die Prüfbarkeit der Daten, die Ermöglichung des Datenzugriffs der Finanzverwaltung sowie die Dokumentation der Prozesse haben grundlegende Bedeutung. Treten auf diesen Feldern Mängel im Rahmen einer Betriebsprüfung der Finanzverwaltung zutage, gerät ein Unternehmen schnell stark in die Defensive. Denn gravierende Verstöße gegen die GoBD könnten als schwerwiegendste Konsequenz die Verwerfung der Buchhaltung des Unternehmens als Grundlage für die Besteuerung nach sich ziehen. Das würde dem Finanzamt die Möglichkeit eröffnen, das Jahresergebnis des Unternehmens zu schätzen. Und man kann nicht damit rechnen, dass eine Schätzung zugunsten des Unternehmens ausfällt.  

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Dies ist ein Beitrag aus unserem Steuer-Newsletter 2/2024. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen oder weitere Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.