Strategie zur Dokumentation von Verrechnungspreisen

Die gesetzlichen Anforderungen, aber auch die Erwartungen der Finanzverwaltung an die Dokumentation von Verrechnungspreisen wachsen kontinuierlich. Daher sollte die Strategie für eine effiziente und gleichzeitig anforderungsgerechte Erstellung der Dokumentation von Zeit zu Zeit überprüft werden. Wie im letzten Newsletter angesprochen treten mit Wirkung ab dem Jahr 2025 in Deutschland verschärfte Vorschriften in Kraft. Was gilt es konkret zu beachten?

Hintergrund

Die bisherige Frist zur Vorlage einer Verrechnungspreisdokumentation für laufende Geschäfte wird auf 30 Tage reduziert (Neufassung des § 90 Abs. 3 und 4 AO). Gleichzeitig entfällt die Beschränkung, dass die Verrechnungspreisdokumentation von der Finanzverwaltung „im Regelfall nur für die Durchführung einer Außenprüfung“ verlangt werden soll. Vielmehr gilt bereits die Prüfungsanordnung als Vorlageverlangen. Hatte man bisher also ab der expliziten Anforderung 60 Tage Zeit, die Dokumentation beispielsweise auf Grundlage der Vorversion zu aktualisieren, bedeuten diese Änderungen faktisch, dass die Dokumentation jederzeit und kurzfristig verfügbar sein muss.

Materialitätsgrenzen, wie andere Steuerordnungen sie kennen, bestehen in Deutschland nur für das Gesamtvolumen der grenzüberschreitenden verbundenen Transaktionen. Wenn die Grenzen des § 6 GAufzV (6 Mio. € Warentransaktionen oder 600.000 € sonstige Transaktionen) überschritten werden, ist grundsätzlich jede Transaktion zu dokumentieren, auch wenn sie noch so unwesentlich ist (wobei in der Dokumentationspraxis Wesentlichkeitsgrenzen mit dem Hinweis Anwendung finden, dass auf Anforderung auch Informationen zu den nicht dokumentierten Sachverhalten vorgelegt werden können). Andernfalls kann die Dokumentation als unvollständig angesehen werden, mit den nochmals verschärften Folgen der Schätzungsbefugnisse und Zuschläge gemäß § 162 Abs. 3 und 4 AO.

Neue Best Practice auch für Deutschland

In vielen anderen Ländern muss die Verrechnungspreisdokumentation bereits mit der Steuererklärung oder auf Verlangen der Finanzverwaltung sehr kurzfristig eingereicht werden. Daher kann es vielerorts als Best Practice angesehen werden, dass die vollständige Dokumentation jährlich erstellt bzw. aktualisiert wird. Dies gilt ab dem Veranlagungszeitraum 2025 auch für Deutschland.

Bereits heute werden Master Files, also die Darstellung der Geschäftstätigkeit der Gruppe aus der Top-down-Perspektive („Helikopterblick“), in aller Regel jährlich aktualisiert. Gleiches gilt für eventuell erforderliche Benchmark-Studien. Üblicherweise werden diese jährlichen Finanzupdates unterzogen, wobei die Studie nicht von Grund auf neu durchgeführt wird, sondern nur die aktuellen Finanzzahlen der identifizierten Vergleichsunternehmen ergänzt werden. Erst nach zwei Updates der Ausgangsstudie, also im vierten Jahr, wird eine neue Studie erstellt.

Local Files, also die Dokumentation der Aktivitäten im Inland aus der Bottom-up-Perspektive, wurden bisher für deutsche Zwecke häufig bei einer sich anbahnenden steuerlichen Außenprüfung in einem Dokument für den gesamten Prüfungszeitraum erstellt. Die bisher geltende 60-Tage-Frist ab Vorlageverlangen reichte hierfür meist knapp aus, wenn nur die Aktualisierung eines bestehenden Local Files oder die Anpassung einer gruppenweiten Vorlage erforderlich war.

Da nun aber die deutsche Finanzverwaltung anlassunabhängig und mit einer Frist von nur noch 30 Tagen die Vorlage der Verrechnungspreisdokumentation verlangen kann, empfiehlt sich auch für deutsche Unternehmen die jährliche Erstellung der vollständigen Verrechnungspreisdokumentation. Die bedeutet insbesondere, auch ein deutsches Local File jährlich zu erstellen.

Fazit

Ab dem Veranlagungszeitraum 2025 ist es auch in Deutschland „Best Practice“, die vollständige Verrechnungspreisdokumentation jährlich zu erstellen. Die verkürzten Vorlagefristen erlauben es nicht mehr, abzuwarten und kurzfristig in einem sachgerechten Detaillierungsgrad und angemessener Qualität den gesetzlichen Dokumentationspflichten nachzukommen. Zumindest dürfte der Aufwand unverhältnismäßig steigen und es drohen Zuschläge, wenn die Frist nicht eingehalten wird.

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Autor

Roland Pfeiffer
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Dies ist ein Beitrag aus unserem Steuer-Newsletter 2/2023. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen oder weitere Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.

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