Die E-Rechnung – nicht nur ein lästiges Übel
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Die E-Rechnung – nicht nur ein lästiges Übel
Die Papierrechnung hemmt die Digitalisierung – diese Erkenntnis war einer der Treiber für den Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ der EU-Kommission. Die Zukunft der Rechnung basiert auf der EU-Norm CEN 16931. Bei der Übersetzung umsatzsteuerlicher, rechtlicher und organisatorischer Anforderungen in dieses starre Format ergeben sich vielfältige Fragen und Herausforderungen, aber auch Chancen.
Hintergrund
Nur der Rechnungsaussteller kann innerhalb bestimmter Übergangsfristen wählen, ob er statt der E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung ausstellt. Der Rechnungsempfänger ist an die Entscheidung des Ausstellers gebunden und muss den Empfang von E-Rechnungen technisch ermöglichen, und dies nach derzeitigem Stand bereits ab dem 1. Januar 2025.
Die Datenqualität wird entscheidend sein
Der Rechnungsaussteller wird die Rechnungen gemäß dem EN-16931-Standard erstellen, der in Form einer Taxonomie über obligatorische und optionale Felder definiert wurde. Dabei sind Angaben möglich bzw. vorgesehen, die über die verpflichtenden Rechnungsangaben des § 14 Abs. 4 UStG hinausgehen. Für viele Sachverhalte ist derzeit unklar, wie sie innerhalb des vorgegebenen Standards abzubilden sind. Die Mussfelder erfordern eine Standardisierung und Harmonisierung der Rechnungsstellungsprozesse, da darin Informationen enthalten sind, die üblicherweise nur vertraglichen oder informellen Charakter haben. Die Harmonisierung und der Aufbau eines gleichen Verständnisses zwischen Kreditor und Debitor bei der Verwendung der EN-16931-Felder und -Inhalte wird von entscheidender Bedeutung sein, wenn es um die automatische Weiterverwendung der E-Rechnungsdaten geht. Um die praktischen Erfahrungen aus der Wirtschaft in die Weiterentwicklung des EN-16931-Standards einfließen zu lassen, hat die Europäische Kommission die „eInvoicing Technical Advisory Group“ formiert, in der auch Mazars vertreten ist.
Die E-Rechnung ist nur ein Prozessschritt
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist in erster Linie die Ersetzung von Papier und PDF durch eine technische XML-Datei. Bei Großunternehmen ist der Abrechnungsprozess über die bisherigen Standards wie z. B. EDIFACT meist schon automatisiert. Mit der neuen Verpflichtung zur E-Rechnung werden nunmehr alle Unternehmen betroffen sein. Eine frühzeitige Evaluation eines neuen digitalen Bestellprozesses samt Bestellbestätigung und späterer Rechnungsstellung ermöglicht einen hohen Automatisierungsgrad, da diese drei Prozessschritte über die neue E-Rechnung abgebildet werden können. ERP-System-Anbieter werden die Funktionalitäten der E-Rechnung weitestgehend umsetzen, wobei rechnungsstellende Altsysteme auf die Erweiterbarkeit zur E-Rechnung überprüft werden müssen. Gleichzeitig gilt es, die Qualität der gelieferten obligatorischen und optionalen Felder automatisiert zu prüfen, um weiterführende buchhalterische Prozesse und aufbauende Reportingprozesse wie die Intrastat-Meldung automatisiert erstellen zu können. Die E-Rechnung ist eine Chance auf die Überarbeitung wesentlicher Prozesse im Unternehmen und bietet eine hohe Automatisierungsmöglichkeit.
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Autor*innen
Christian Würschinger
Tel.: +49 89 350 00 2390
Birgit Jürgensmann
Tel.: +49 211 83 99 300
Dies ist ein Beitrag aus unserem Steuer-Newsletter 1/2024. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen oder weitere Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.
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