Mobiles Arbeiten im Ausland

Arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Mit einem Zusatz zum deutschen Arbeitsvertrag werden Arbeitgeber und Mitarbeitende in der Regel die Details des mobilen Arbeitens im Ausland vereinbaren und die steuer- und sozialversicherungsrechtlich relevanten Aspekte regeln. Dabei bleibt es oft bei einer engeren Bindung zum „gewöhnlichen Arbeitsort“ in Deutschland, womit deutsches Arbeitsrecht grundsätzlich anwendbar bleibt. Zu beachten sind jedoch zwingendes Arbeitsschutzrecht vor Ort sowie etwaige COVID-19-spezifische Regelungen.

Stimmt der Arbeitgeber dem Wunsch des Mitarbeitenden, im Ausland zu arbeiten, zu, ist der Verbleib im deutschen Sozialversicherungssystem zu prüfen. Die Tätigkeit im Ausland muss dabei in Übereinstimmung mit den Interessen des Arbeitgebers erfolgen, um als „Entsendung“ qualifiziert zu werden. Ein eigenmächtiges Tätigwerden im Ausland ohne Absprache mit dem Arbeitgeber erfüllt jedenfalls diese Voraussetzung nicht. Als Nachweis über den Verbleib im deutschen System ist eine entsprechende Bescheinigung zu beantragen.

Die Sozialversicherung richtet sich grundsätzlich nach dem Tätigkeitsort, d. h., die Beiträge sind in dem Land abzuführen, in dem der Mitarbeitende tätig ist. Hiervon gibt es jedoch Ausnahmen, um Beiträge weiterhin in das heimatliche Sozialversicherungssystem einzuzahlen.

Innerhalb der EU, des EWR bzw. der Schweiz regelt die Verordnung 883/2004 die Koordinierung der Sozialversicherungssysteme. Nach Artikel 12 VO (EG) 883/2004 kann der Mitarbeitende bis zu 24 Monate im deutschen Sozialversicherungssystem verbleiben. Wird der Mitarbeitende abwechselnd im In- und Ausland tätig, kann eine „Ausübung von Tätigkeiten in zwei oder mehr Mitgliedstaaten“ nach Artikel 13 VO (EG) 883/2004 vorliegen. Dabei muss der Mitarbeitende mehr als 25 % seiner Arbeitszeit im Wohnmitgliedsstaat verbringen, um dort weiter versichert zu sein. Eine entsprechende A1-Bescheinigung ist vom Arbeitgeber im Wohnmitgliedsstaat zu beantragen, um den in Deutschland bestehenden Sozialversicherungsschutz im Ausland nachweisen zu können.

Außerhalb der EU, des EWR bzw. der Schweiz ist die Anwendbarkeit und Reichweite bilateraler Sozialversicherungsabkommen zu prüfen. Wichtig ist dabei, welche Versicherungszweige des Sozialversicherungsrechts von den einschlägigen Abkommen abgedeckt sind. Darüber hinaus sind lokale Regelungen zur Sozialversicherung sowie die Wirkungen einer Ausstrahlung des deutschen Sozialversicherungssystems zu prüfen.

In jeder Konstellation kann es ratsam sein, eine zusätzliche Auslandskrankenversicherung abzuschließen oder vorab mit der Krankenversicherung die Übernahme von Kosten bei einem Krankheitsfall im Ausland zu klären.

Die Unfallversicherung deckt in vielen Fällen auch Unfälle im Rahmen des mobilen Arbeitens ab, was jedoch vom Arbeitgeber im Vorfeld des Auslandsaufenthaltes mit der Unfallversicherung zu klären ist.

Betriebsstättenbegründung im Ausland

Fragestellungen einer möglichen Betriebsstätte im Ausland (Art. 5 OECD-MA) sind insbesondere von Personal- und Steuerabteilung im Blick zu behalten. Wird durch das mobile Arbeiten im Ausland eine Betriebsstätte begründet, kann dies dazu führen, dass das deutsche Unternehmen einen Teil seines Unternehmensgewinns im Ausland versteuern muss.

Bei der Risikobewertung ist zu prüfen, ob die Ausführung der beruflichen Tätigkeit in der Wohnung des Mitarbeitenden eine feste Geschäftseinrichtung im Ausland begründet. Oft mangelt es jedoch an der Verfügungsbefugnis des Arbeitgebers über die privaten Räumlichkeiten. Darüber hinaus kann die Tätigkeit des Mitarbeitenden als „abhängiger Vertreter“ qualifiziert werden, wenn dieser gewöhnlich im Namen des Unternehmens Verträge im Ausland aushandelt oder abschließt. Die Beurteilung erfolgt jeweils nach der Verwaltungspraxis des jeweiligen Landes, die von deutschen Regelungen abweichen kann.

Lohn- und einkommensteuerliche Aspekte mobilen Arbeitens

Deutschland hat mit vielen Staaten Abkommen zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung (DBA) getroffen. Diese regeln das Recht der Besteuerung der Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, wenn Ansässigkeits- und Tätigkeitsstaat eines Mitarbeitenden nicht übereinstimmen. Einzelne Regelungen sind in den jeweiligen Abkommen festgelegt und entsprechend individuell zu prüfen, entsprechen jedoch in den Grundzügen dem Musterabkommen der OECD.

Oft werden beim privat veranlassten Arbeiten im Ausland der Wohnsitz sowie der Lebensmittelpunkt in Deutschland verbleiben, womit der Mitarbeitende weiterhin als in Deutschland steuerlich ansässig zu qualifizieren sein wird.

Beim Bestehen eines Doppelbesteuerungsabkommens ist die Gehaltsbesteuerung nach der einschlägigen Regelung des Doppelbesteuerungsabkommens (vgl. Art. 15 OECD-MA) zu prüfen. Damit verbleibt es bei der Besteuerung im Ansässigkeitsstaat Deutschland, wenn sich der Mitarbeitende im anderen Staat nicht länger als 183 Tage im Kalenderjahr, im Steuerjahr oder in einem fortlaufenden 12-Monats-Zeitraum aufhält und die Vergütung nicht von einem Arbeitgeber bzw. einer Betriebsstätte im anderen Staat getragen wird. Im Zusammenhang mit der sogenannten 183-Tage-Regelung ist auf die Dokumentation der Aufenthalts- bzw. Arbeitstage zu achten. Zudem können Spezialregelungen hinsichtlich der Besteuerung (wie z. B. für Geschäftsführer oder Grenzgänger) einschlägig sein, die abweichende Regelungen enthalten.

Kommt es zu einer Besteuerung im Ausland, ist zu prüfen, ob dort eine Verpflichtung zum Lohnsteuerabzug für den deutschen Arbeitgeber besteht. Darüber hinaus können Verpflichtungen in Bezug auf die Einkommensteuer für den Mitarbeitenden im In- und Ausland entstehen, beispielsweise die Abgabe einer Steuererklärung.

Aufgrund der Pandemie haben einige Staaten spezielle Konsultationsvereinbarungen geschlossen. Diese können Ausnahmeregelungen zur Besteuerung enthalten. Daher sollte auch beim privat veranlassten Arbeiten aus dem Ausland geprüft werden, ob und für welchen Zeitraum diese Regelungen angewendet werden können.

Unternehmensinterne Vorgaben und Service-Ansätze

Trotz der vielfältigen zu beachtenden Aspekte ist ein Arbeiten aus dem Ausland für Mitarbeitende oft attraktiv und für Arbeitgeber – mit entsprechender Vorbereitung – gut umsetzbar. Neben den genannten Aspekten sind beim Arbeiten im Ausland auch stets die unternehmensinternen Regelungen zu prüfen (z. B. Vorgaben in einer bestehenden Policy oder Betriebsvereinbarung). Auch Fragen der IT-Sicherheit sowie des Datenschutzrechts sind zu beachten.

Neben den aufgeführten Aspekten kann es weitere lokale Verpflichtungen nach sich ziehen, wenn Mitarbeitende länger oder regelmäßig im Ausland sind oder dort sogar eine feste Unterkunft haben. Auswirkungen auf andere Steuerarten (z. B. im Falle von Erbschaften) oder lokale Registrierungsverpflichtungen sind zu beachten.

Gern unterstützen wir bei der fachlichen Beratung, der Planung sowie anschließenden Umsetzung in Einzelfällen sowie bei der Konzeptionierung für Ihr Unternehmen.

Dabei können auch Plattformlösungen eingesetzt werden, welche technologiebasiert die Durchführung eines Risk Assessments je nach angefragtem Auslandssachverhalt, jedoch auch eine Abbildung des Genehmigungsprozesses zwischen Mitarbeitenden, Vorgesetzten und Personalabteilung beinhalten.

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Dies ist ein Beitrag aus unserem Newsletter „Menschen im Unternehmen“ 1-2022. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.