LkSG-Compliance: die drei wichtigsten Schnittstellen mit Lieferanten

Das LkSG legt fest, dass sich die Sorgfaltspflichten der Unternehmen nicht mehr nur auf deren eigenen Geschäftsbereich erstrecken, sondern auf die gesamte Lieferkette – einschließlich aller Prozesse vom Rohstoff bis zum fertigen Produkt. Für viele Unternehmen bedeutet dies zusätzliche bürokratische Aufwände, um den neuen Berichts- und Informationspflichten nachzukommen und compliant zu sein. An drei wichtigen Schnittstellen zwischen Unternehmen und Lieferanten ist eine enge Zusammenarbeit bei der Umsetzung der Anforderungen besonders geboten. 

Schnittstelle 1: Präventions- und Abhilfemaßnahmen

Die erste Schnittstelle liegt im Bereich der Präventions- und Abhilfemaßnahmen. Basis dafür ist eine Risikoanalyse, um umweltbezogene oder menschenrechtliche Risiken sowohl im eigenen Unternehmen als auch bei den unmittelbaren Zulieferern zu ermitteln. Stellt ein Unternehmen eines oder mehrerer solcher Risiken oder sogar Verstöße fest, muss es unverzüglich Präventions- und Abhilfemaßnahmen in die Wege leiten.

Diese Maßnahmen können Unternehmen und unmittelbare Lieferanten gemeinsam entwickeln und in einem Supplier Code of Conduct (SCoC) festlegen. Der SCoC muss auch enthalten, dass Lieferanten Verstöße gegen menschenrechtsbezogene oder umweltbezogene Pflichten unmittelbar dem Unternehmen zu melden haben.

Notwendig bei dieser Schnittstelle: Lieferanten für die notwendige Einhaltung der Menschenrechte zu sensibilisieren. Maßnahmen, um dies sicherzustellen, sind beispielsweise gezielte Lieferantenschulungen, Kontrollen durch das Unternehmen in den Betriebsstätten des Lieferanten oder dessen Zertifizierung nach anerkannten Standards und Normen.

Schnittstelle 2: Leistungsmanagement

Das Leistungsmanagement ist eine zentrale Schnittstelle, um Compliance mit dem LkSG zu gewährleisten. Wichtig ist, Lieferanten im ersten Schritt auf die Vertragsanpassungen hinzuweisen, die sich aus dem LkSG ergeben. Es sollte vertraglich festgehalten sein, dass sie sich zur Einhaltung des LkSG verpflichten, auch wenn sie nicht direkt dem Gesetz unterliegen – zum Beispiel in Form der Unterzeichnung des SCoC, durch ausdrückliche Bezugnahme im Liefervertrag oder als Anlage zum Vertrag bzw. zu den Allgemeinen Einkaufsbedingungen.

Unabhängig von der Unternehmensgröße sollte es Mitarbeiter*innen geben, die auf die Kommunikation mit Lieferanten in Bezug auf LkSG-Themen spezialisiert sind, die Schnittstelle zwischen beiden Parteien bilden und beispielsweise Informationen in Form von Selbstauskünften von den jeweiligen Lieferanten einholen. In größeren Unternehmen bieten sich feste Ansprechpartner*innen pro Lieferanten an.

Weiterer Teil des Leistungsmanagements als Schnittstelle sind die Lieferanten-Onboardingprozesse: Hier muss geprüft werden, wie LkSG-ready diese bereits sind. Unternehmen stellen mit nötigen Anpassungen sicher, dass neue Lieferanten zum Start der Zusammenarbeit auch alle intern vorgegebenen Standards kennen und umsetzen können.

Schnittstelle 3: Beschwerdemanagement

Das Beschwerdemanagement ist eine weitere wichtige Schnittstelle für Unternehmen und Lieferanten. Das LkSG gibt vor, dass Unternehmen ein Beschwerde- oder Hinweisgebersystem einrichten müssen, über das Menschenrechtsverletzungen, Umweltrisiken oder Verstöße, die durch das Unternehmen, Lieferanten oder andere involvierte Stakeholder verursacht wurden, gemeldet werden können. Das Beschwerdemanagement muss für jeden erreichbar sein, der einen Verstoß melden will.

Das Unternehmen hat zudem sicherzustellen, dass alle Lieferanten Kenntnis über das Beschwerdemanagement haben, etwa durch dortige Aushänge mit relevanten Informationen zur Zugänglichkeit und den Beschwerdemöglichkeiten. Dies kann durch Audits überprüft werden. Zusätzlich muss z. B. im SCoC vertraglich verankert sein, dass der Lieferant seine Belegschaft über das Beschwerdemanagement-System und die Wege der Zugänglichkeit informiert.

Das Meldesystem ist so anzulegen, dass Hinweisgeber*innen anonym bleiben und vor einer Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde geschützt sind. Unternehmen sollten Informationen zur Zugänglichkeit zum Beschwerdemanagement im SCoC verschriftlichen. Verstöße dagegen müssen vom Lieferanten unverzüglich an das Unternehmen gemeldet werden.

Auf den Informationsfluss kommt es an

Das LkSG stellt an Unternehmen viele neue Anforderungen, die für eine Compliance organisatorisch in neue Prozesse übersetzt werden müssen. Allerdings ist auch klar: Verhalten sich Zulieferer von Lieferanten falsch oder täuschen Lieferanten ihre Geschäftspartner über Zustände in ihren Produktionsstätten, sind Unternehmen in Deutschland nur dann haftbar, wenn man ihnen Versäumnisse in ihrer Sorgfaltspflicht nachweisen kann. Ein kontinuierlicher Austausch mit den Lieferanten und eine reibungslose Partnerschaft sind der Schlüssel, um die richtige Balance zwischen dem nötigen organisatorischen Aufwand für alle Geschäftspartner und einem Berichts- und Meldewesen zu finden, das umfassend LkSG-compliant ist.

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