Bonnes pratiques en matière de télétravail
Cette évolution peut cependant comporter des risques importants pour les entreprises si ces dernières n’ont pas mis en place les bonnes directives et processus.
De par la loi, l’employeur n’a aucune obligation de permettre à ses employés de télétravailler même si, dans les faits, de plus en plus d’entreprises octroient cette possibilité à leurs collaborateurs.
Nous constatons néanmoins que très fréquemment le télétravail repose uniquement sur des principes oraux sans aucune définition précise des limites (ex : pourcentage de télétravail autorisé, lieu, nombre de jours par an, etc.) dans des directives, un règlement du personnel ou le contrat de travail de l’employé. Agir de la sorte, sans avoir pris en compte l’ensemble des risques auxquels l’entreprise s’expose, peut avoir des conséquences lourdes en termes financiers (ex : assujettissement à la sécurité sociale d’un autre pays, création d’un établissement stable à l’étranger, conséquences sur le prélèvement de l’impôt à la source, etc.) et légaux (ex : revendication d’un droit au télétravail, protection de la santé du travailleur, problématiques d’enregistrement du temps de travail, soumission du contrat au droit, respectivement aux tribunaux d’un autre pays, etc.).
De plus, les entreprises méconnaissent en quoi consiste exactement le télétravail tant au sens du droit fiscal que des assurances sociales (ex : télétravail depuis le domicile versus travail à distance depuis le lieu de vacances).
Il est essentiel pour l’entreprise de procéder par étapes, soit :
1. Comprendre la notion de télétravail.
2. Déterminer ce qu’elle souhaite mettre en place dans l’idéal (ex : nombre de jours autorisés, régularité, cumul possible, droit de travailler depuis le lieu de vacances pendant une certaine durée en sus des jours de télétravail, etc.). Il arrive également que les entreprises profitent de la mise à jour/l’introduction des règles en lien avec le télétravail pour procéder à une vérification et refonte complète de leurs documents contractuels.
3. Vérifier, en prenant en compte les éléments spécifiques liés à ses employés (ex : domicile à l’étranger, voyages professionnels réguliers, nationalité, temps partiel, etc.) quelles restrictions doivent être adoptées et quels éléments doivent être absolument réglementés. Dans ce cadre, il y aura lieu, par exemple, d’analyser, sur la base des pratiques concrètes de l’entreprise, si :
4. Concrétiser sous la forme d’un document écrit qui peut être soit unilatéral (ex : directive) ou bilatéral (ex : avenant au contrat de travail, règlement du personnel, etc.) les règles applicables au télétravail au sein de l’entreprise.
5. Implémenter les nouvelles règles définies auprès des employés. Cette étape peut également nécessiter de prendre en considération d’autres contraintes telles que la nécessité de procéder à un congé-modification ou de respecter les règles sur le licenciement collectif.
Afin de gérer au mieux les risques liés au télétravail, nous pouvons :
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