Müssen Schweizer Unternehmen eine Whistleblowing-Hotline einrichten?

Bis wann müssen die Unternehmen eine Whistleblowing-Hotline eingerichtet haben?

 Generell haben Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden in einem EU-Land bis Ende 2023 Zeit, ein Hinweisgebersystem einzurichten. Bei Unternehmen mit über 249 Mitarbeitenden in einem EU-Land hat die Einrichtung vorher zu geschehen (für Deutschland beispielsweise bis Juni 2023).

Wie sieht das Projekt «internes Hinweisgebersystem» aus? 

Es ist kein Grossprojekt. Dennoch ist mit einer Dauer von insgesamt 3-5 Monaten zu rechnen. Folgende Arbeiten stehen zum Beispiel an: 

• Kauf einer auf die Bedürfnisse der Unternehmung angepasste Software (Hinweisgebersystem).
• Aufbau von internen Prozessen, um den Empfang von Meldungen und deren Bearbeitung zu gewährleisten (Melde- und Fallbearbeitungsprozess).
• Kommunikation der Meldestelle innerhalb der Unternehmung.
• Schulung der internen Verantwortlichen zum Thema Whistleblowing / interne Untersuchung. 

Die Einbindung von verschiedenen internen Personen, wie zum Beispiel die Unternehmenskommunikation, HR und IT, sind für den Erfolg des Projekts unerlässlich.

Muss in jeder Niederlassung ein eigenes Meldesystem eingerichtet werden? 

Konzerne sind nicht verpflichtet in jedem Tochterunternehmen bzw. in jedem in Europa tätigen Land ein eigenes System zu implementieren. Die Einrichtung einer Konzernmeldestelle ist möglich. Weiter steht es jedem Unternehmen offen, die Implementierung und den Betrieb (Melde- und Fallbearbeitungsprozess) durch einen externen Dienstleister vornehmen zu lassen. 

Müssen anonyme Meldungen möglich sein? 

• Anonyme Meldungen müssen möglich sein. Das Unternehmen muss gewährleisten, dass 
• anonyme Meldungen entgegengenommen werden können;
• mit Hinweisgebenden anonym kommuniziert werden kann;
• anonymen Meldungen nachgegangen wird. 

Fazit 

Unternehmen sind gefordert eine professionelle und anonyme Lösung für Hinweisgebende sicherzustellen. Der rechtliche Vorstoss aus der EU wirft Licht auf ein Thema, dass für alle Führungskräfte von Interesse sein sollte. Frühzeitiges identifizieren von Missständen reduziert das Risiko für finanzielle Schäden wie auch für Reputationsschäden. Es kann davon ausgegangen werden, dass sich in Zukunft kein Unternehmen - egal ob KMU oder Grosskonzern und unabhängig, ob in der EU tätig oder nicht - mehr leisten kann, nicht über ein professionelles Hinweisgebersystem zu verfügen.