Mitarbeitende im Homeoffice: Werbungskostenabzug, Kostenerstattung und Arbeitgeberzuschüsse

Dieses Schreiben betrifft in erster Linie die Beschäftigten und deren Werbungskostenabzug in ihrer persönlichen Einkommensteuerveranlagung. Kostenerstattungen oder Zuschüsse des Arbeitgebers werden dabei nicht behandelt. In der Praxis fragen sich Arbeitgeber aber häufiger, welche Zusammenhänge insoweit bestehen und was sie ihren Beschäftigten daneben gegebenenfalls steuerfrei erstatten oder bezuschussen können.

Hintergrund

Arbeiten im Homeoffice ist mittlerweile in vielen Bereichen zum Arbeitsalltag geworden und wird wohl nicht wieder verschwinden. Viele Arbeitnehmer freuen sich einerseits über die damit verbundene Flexibilität, sehen sich aber andererseits auch mit erhöhten Kosten für Strom, Heizung, Kommunikation, Bürobedarf und gegebenenfalls Arbeitsplatzausstattung konfrontiert. Dieser Mehraufwand kann in gewissem Umfang über den Werbungskostenabzug bei der Einkommensteuer kompensiert werden. Darüber hinaus wollen auch viele Arbeitgeber ihre Beschäftigten insoweit unterstützen.

1.Werbungskostenabzug bei den Beschäftigten

Beim Werbungskostenabzug der Beschäftigten sind zwei Konstellationen zu unterscheiden.

• Wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Betätigung des Beschäftigten bildet, hat dieser die Wahl, ob er für den Werbungskostenabzug die konkreten Kosten für das häusliche Arbeitszimmer ermittelt und aufgezeichnet oder die Arbeitszimmer-Jahrespauschale in Höhe von 1.260 € abzieht. Diese Abzugsmöglichkeit besteht auch dann, wenn ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Zu den konkreten Kosten des häuslichen Arbeitszimmers gehören nach dem BMF-Schreiben insbesondere die Aufwendungen für die Ausstattung des Zimmers (z. B. Tapeten, Teppiche, Fenstervorhänge, Gardinen) sowie anteilig die für die Miete, Gebäude-Afa, Schuldzinsen, Wasser und Energie, Grundsteuer usw. Bei gemischten Aufwendungen wird der genaue Betrag durch das Verhältnis der Fläche des häuslichen Arbeitszimmers zur Wohnfläche ermittelt.

• Falls kein Arbeitszimmer, sondern nur eine Arbeitsecke vorhanden ist oder ein vorhandenes Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der beruflichen Betätigung darstellt, dann steht als Werbungskostenabzug nur die Homeoffice-Tagespauschale zur Verfügung. Diese beträgt 6 € für jeden Kalendertag, an dem der Mitarbeiter überwiegend zu Hause arbeitet. Sie ist allerdings auf einen Höchstbetrag von 1.260 € bzw. 210 Tage jährlich beschränkt.

Der Abzug der Tagespauschale ist auch neben der Entfernungspauschale zulässig, wenn dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und am selben Kalendertag die Tätigkeit sowohl an der ersten Tätigkeitstätte als auch in der häuslichen Wohnung ausgeübt wird.

Ferner ist Tagespauschale neben Reisekosten abziehbar, wenn die Arbeitszeit in der häuslichen Wohnung neben der auswärtigen Tätigkeit mehr als die Hälfte der Gesamtarbeitszeit des Tages beträgt.

 2. Arbeitgeberleistungen im Zusammenhang mit dem Homeoffice

Ersetzt oder bezuschusst der Arbeitgeber seinen Beschäftigten Kosten für Arbeitszimmer oder -plätze in deren eigener Wohnung, handelt es sich dabei regelmäßig um steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitgeber darf auch keine Arbeitszimmer-Jahrespauschale oder Homeoffice-Tagespauschale steuer- und beitragsfrei an seine Beschäftigten zahlen.

Dennoch bestehen einige Möglichkeiten, wie Arbeitgeber ihre Beschäftigten im Homeoffice unterstützen können, ohne dafür Steuern und Abgaben zahlen zu müssen, z. B.:

• So können Arbeitgeber beispielsweise Auslagen für Telekommunikation und die berufliche Nutzung eines privaten Internetzugangs steuer- und beitragsfrei erstatten, denn die Kosten für Telefon und Internet gelten nicht als Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer. Das kann entweder gemäß Einzelnachweis oder auch pauschal geschehen.
• Auch Einrichtungsgegenstände, die zugleich Arbeitsmittel darstellen, sind keine Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer und können deswegen nach den Vorschriften für Arbeitsmittel vom Arbeitgeber gestellt werden. In diesem Zusammenhang sollten allerdings einige weitere Besonderheiten zwischen den Beteiligten geregelt werden (z. B. Ausschluss einer privaten Mitbenutzung).

Bedeutung für die Praxis

Wenn Arbeitgeber ihre Beschäftigten im Homeoffice wegen dort anfallenden Mehraufwands entlasten wollen, ist das nur eingeschränkt steuer- und beitragsfrei möglich. Zudem kann dies durch kleinliche Nachweispflichten bürokratisch erschwert sein. Hier sollte im Vorfeld genau geprüft werden, welche Handhabung sachgerecht, steueroptimiert und zugleich praktikabel ist.

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