Gemischte Nutzung von Jobtickets und BahnCards

Neuerdings gilt dies selbst dann, wenn auf bestimmten Streckenabschnitten Fernzüge genutzt werden dürfen (so z. B. im Falle des Deutschlandtickets für spezielle IC-/ICE-Züge; BMF-Schreiben vom 7. November 2023).

Schwieriger wird es, wenn sich das vom Arbeitgeber gestellte Ticket nicht auf den Nahverkehr bzw. ausgewählte Strecken im Fernverkehr beschränkt, wie z. B. bei einer BahnCard. BahnCards werden häufig für Dienstreisen überlassen, können dann daneben aber meist auch privat genutzt werden.

Bei Vollamortisation: BahnCard steuerfrei

Die Überlassung einer BahnCard ist steuerfrei, wenn sich die Kosten für die BahnCard durch Einsparungen bei Auswärtstätigkeiten (§ 3 Nr. 13, Nr. 16 EStG) vollständig amortisieren. Ergibt die sogenannte „Amortisationsprognose“ bei Hingabe der BahnCard, dass die ersparten Kosten für Einzelfahrscheine die der BahnCard erreichen oder übersteigen, liegt kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Durch die Steuerfreiheit entfällt auch die Beitragspflicht in der Sozialversicherung (§ 1 Abs. 1 SvEV).

Im Falle einer positiven Prognose im Vorfeld kommt es später nicht darauf an, ob sich die Prognose tatsächlich bestätigt. Tritt die prognostizierte Vollamortisation z. B. aus unvorhersehbaren Gründen wie Krankheit nicht ein, muss nicht nachversteuert werden.

Häufig rechnet sich die Anschaffung einer BahnCard aber nicht allein durch Einsparungen bei künftigen Dienstreisen, sondern erst durch Einbeziehung des regelmäßigen Arbeitswegs. Nach Ansicht der Finanzverwaltung dürfen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte in die Amortisationsprognose einbezogen werden, wenn Auswärtstätigkeiten allein nicht zu einer Amortisation führen (BMF-Schreiben vom 15. August 2019, BStBl. I 2019, 875, Rz. 16). Nicht ausdrücklich geregelt ist allerdings, ob allein Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte für die Amortisation genügen. Zumindest teilweise wird die Regelung aber auch so verstanden und durch die Praxis der Finanzämter bestätigt.

Keine Vollamortisation: Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 15 EStG prüfen

Führt die Prognose nicht zur Vollamortisation, stellt die Überlassung der BahnCard im Normalfall steuerpflichtigen (und beitragspflichtigen) Arbeitslohn dar. Allerdings kann die Arbeitgeberleistung steuerbefreit sein, wenn die BahnCard zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird und nicht Gegenstand einer Gehaltsumwandlung ist. Die Steuerbefreiung (§ 3 Nr. 15 EStG) ist an keine spezielle Ticketform gebunden, sodass neben Einzelfahrscheinen auch Monats- und Jahrestickets (wie z. B. die BahnCard) begünstigt sind.

Zu berücksichtigen ist aber, dass dies zunächst nur für die Nutzung des Nahverkehrs gilt. Dort sind auch reine Privatfahrten der Beschäftigten steuerfrei. Die Begünstigung des Fernverkehrs ist dagegen auf Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte begrenzt, d. h., Privatfahrten im Fernverkehr sind grundsätzlich nicht begünstigt. Da die BahnCard aber auch für Fahrten im Fernverkehr berechtigt, ist die Gewährung nur steuerfrei, wenn sie die Kosten einer auf den Arbeitsweg zugeschnittenen Zeitkarte nicht oder nur unwesentlich überschreitet. Ist dies der Fall, kann die Netzkarte auch für Privatfahrten genutzt werden. Andernfalls ist die Steuerfreiheit auf den Betrag einer entsprechenden Streckenzeitkarte zu beschränken und die Differenz zur Netzkarte zu versteuern.

Welche Aufzeichnungs- oder Nachweispflichten treffen Arbeitgeber?

Die steuerfreie Überlassung der BahnCard muss im Lohnkonto aufgezeichnet und in der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen werden (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV, § 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 EStG). Erfolgt die Überlassung der BahnCard steuerfrei aufgrund einer Prognoseberechnung, müssen die Berechnung und das Ergebnis der Überprüfung der Prognose dokumentiert werden.

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Dies ist ein Beitrag aus unserem Steuer-Newsletter 4/2023. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen oder weitere Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.