BMF klärt mit Schreiben vom 2. Oktober 2023 Detailfragen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Nur XML-Formate, die von IT-Systemen zwischen Versender und Empfänger automatisch ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können, sind E-Rechnungen. Durch die einheitliche Struktur kann der gesamte Rechnungsprüfungsprozess automatisiert ablaufen. Per E-Mail verschickte PDF-Dateien müssen hingegen von einem Menschen gelesen werden und sind somit keine E-Rechnungen.

Eine bereits etablierte Form der E-Rechnung in diesem Sinne ist die im Rechnungsaustausch mit Behörden verpflichtende XML-basierte XRechnung. Sie stellt gemäß dem BMF-Schreiben grundsätzlich eine zulässige E-Rechnung dar.

Das BMF lässt in seinem Schreiben auch die hybride, aus einer für das menschliche Auge lesbaren PDF- und einer eingebetteten maschinell lesbaren XML-Datei bestehende ZUGFeRD-Rechnung als E-Rechnung zu – allerdings erst ab Version 2.0.1. Kommt es zu Abweichungen zwischen der PDF- und der XML-Datei, wird nach einer Änderung von Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE der strukturierte Teil dem für das menschliche Auge lesbare Bildteil vorgehen.

Was das bedeutsame EDI-Verfahren betrifft, wird an einer Lösung gearbeitet, die die Weiternutzung auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll, wobei aber möglicherweise technische Anpassungen nötig sein können.

Empfang von E-Rechnungen

Zwar können Rechnungsaussteller innerhalb der Übergangsfristen entscheiden, ob sie E-Rechnungen ausstellen wollen, dies gilt aber nicht für den Empfang der E-Rechnung. Damit werden Unternehmen gezwungen, sich technisch auf die Entgegennahme von E-Rechnungen vorzubereiten. Bevor sich Unternehmen deshalb von Lieferanten trennen, sollte die Zeit- und Kostenersparnis durch E-Invoicing bedacht werden – auch wenn die Umstellung aller Prozesse zunächst aufwendig ist.

Offene Fragen

Unklar ist noch, was die Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung für Vermieter bedeutet, bei denen bislang der Mietvertrag als Rechnung ausreichte, wenn er alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthielt. Nach dem Wortlaut des Wachstumschancengesetzes ist dies nicht mehr zulässig – wenn nicht das BMF hier nicht noch eine Vereinfachungsregel schafft.

Für Unternehmer, die steuerfreie Leistungen erbringen und deshalb selbst nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, kommt das Problem durch die Hintertür: Auch sie müssen den Empfang von E-Rechnungen technisch ermöglichen.

Die E-Rechnung kommt, aber es verdichten sich die Gerüchte, dass sich die verpflichtende Einführung um zwei Jahre nach hinten verschieben könnte.

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Autorin

Nadia Schulte
Tel.: +49 211 83 99 330

Dies ist ein Beitrag aus unserem Steuer-Newsletter 4/2023. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen oder weitere Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.