eForms – ein heimlicher Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung?
eForms ist der neue Standard für Daten, die bei EU-weiten Auftrags- und Vergabebekanntmachungen veröffentlicht werden. Anders als der Begriff vermuten lässt, handelt es sich dabei gerade nicht um Formulare.
Bislang werden verschiedene Formularvorlagen vorgegeben, auf denen die zu veröffentlichenden Informationen erfasst und dargestellt werden. Diese Formularvorlagen müssen jeweils als starres Ganzes ausgefüllt werden. Im Gegensatz dazu sieht der Datenstandard eForms eine Vielzahl einzelner Datenfelder vor, die sich variabel zusammenfügen lassen.
Bereits 2019 erließ die Europäische Kommission die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 zur Einführung von eForms. Danach müssen öffentliche Auftraggeber ab dem 25. Oktober 2023 ausschließlich eForms anstelle der bisherigen EU-Standardformulare verwenden. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz hat einen entsprechenden Referentenentwurf mit konkreten Rechtsänderungen angekündigt. Freiwillig kann eForms bereits ab dem 14. November 2022 im Anzeiger für das öffentliche Auftragswesen in Europa (Tenders Electronic Daily – TED) genutzt werden.
Was wird sich für öffentliche Auftraggeber ändern?
Nicht viel. eForms ändert vor allem in technischer Hinsicht die Struktur der Datenerfassung und -verarbeitung. Davon werden öffentliche Auftraggeber wenig merken, jedenfalls wenn sie eine der vielen bereits vorhandenen Softwarelösungen für Bekanntmachungen verwenden. Ähnlich wie Softwarelösungen zur Vereinfachung der Einkommenssteuererklärung bieten diese in der Regel eine modulare Benutzeroberfläche zur Eingabe der erforderlichen Daten an. Anschließend werden die erfassten Daten automatisch in das jeweilige Standardformular eingefügt. Voraussichtlich werden alle einschlägigen Softwarelösungen vergleichbare Eingabemasken für eForms zur Verfügung stellen.
Der einzige spürbare Unterschied für öffentliche Auftraggeber wird dann der wohl etwas größere Umfang der einzugebenden Daten sein. Die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 fordert einige zusätzliche inhaltliche Pflichtangaben, beispielsweise Angaben zu klima- und umweltfreundlicher, sozialer sowie innovationsfreundlicher Vergabe sowie Informationen über die Teilnahmechancen von KMU und Start-ups.
Welchen Nutzen hat eForms?
eForms fördert die Standardisierung und Digitalisierung des öffentlichen Beschaffungswesens. Laut der Start-up-Strategie der Bundesregierung soll die Umsetzung von eForms insbesondere die zielgerichtete Suche nach relevanten Ausschreibungen vereinfachen. Der hinderliche organisatorische und administrative Aufwand im Vorfeld einer Beteiligung an einem Vergabeverfahren soll deutlich gesenkt werden.
Autor
Leo Lerch
Tel: +49 30 208 88 1514
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Dies ist ein Beitrag aus unserem Public Sector Newsletter 4-2022. Die gesamte Ausgabe finden Sie hier. Sie können diesen Newsletter auch abonnieren und erhalten die aktuelle Ausgabe direkt zum Erscheinungstermin.
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