Künstliche Intelligenz – eine Superskill für das Projektreporting?

KI kann Projektmanager (PMs) auf vielfältige Weise unterstützen, von der Automatisierung repetitiver Aufgaben bis hin zu komplexen Entscheidungsfindungen oder Analysen (siehe Abb. 1). Je nach Aufgabenstellung und Komplexität von Projekten kann KI unterschiedlich stark eingesetzt werden. In einfachen, strukturierten Aufgaben kann KI Prozesse automatisieren und somit Zeit und Ressourcen sparen. Bei komplexeren, dynamischen Umgebungen hingegen kann KI als Denkhilfe fungieren, indem sie Muster in Daten erkennt, Risiken frühzeitig identifiziert und Handlungsempfehlungen ausspricht.

Je nach Komplexität der Aufgabe kann KI verschiedene Rollen übernehmen:

^{Abb. 1: Einsatz von KI in verschiedenen Anwendungsbereichen des Projektmanagements (Quelle: Navigating AI in Project Management – PMI Report)}

Automatisieren

Stellen Sie sich KI als intelligente Textverarbeitung vor. Mithilfe generativer Modelle können Projektdokumente automatisiert erstellt, strukturiert oder zusammengefasst werden. Dies funktioniert ähnlich wie die Autokorrektur, geht aber deutlich weiter. Ein Beispiel für diese Automatisierung ist die Erstellung von Besprechungsprotokollen. KI kann diese Aufgabe fast vollständig übernehmen, sodass Projektmanager die Protokolle nur noch stichprobenartig überprüfen müssen. Dies ermöglicht es, zeitaufwendige und repetitive Aufgaben zu automatisieren und sich so essenzielleren Aufgaben zu widmen. Unserer Erfahrung nach lässt sich so der Zeitaufwand für Transkriptionen im Projektalltag um bis zu 80 % reduzieren.

Assistieren

Durch die Analyse bestehender Daten und Dokumente kann KI beispielsweise Muster in historischen Daten erkennen und zusammenfassen oder Vorhersagen über mögliche zukünftige Entwicklungen ableiten. Darüber hinaus kann KI auch dazu eingesetzt werden, Lücken in der Projektplanung zu identifizieren und Verbesserungsvorschläge zu machen. So kann sie beispielsweise fehlende Aufgaben oder Abhängigkeiten identifizieren und dem Projektmanagement Vorschläge zur Optimierung des Zeitplans unterbreiten.

Erweitern

KI kann außerdem als wertvoller Denkpartner für das Projektmanagement fungieren. Gerade bei komplexen Herausforderungen wie der Erstellung eines Business Case oder dem Ideen-Brainstorming kann generative KI das Projektmanagement unterstützen, indem es die einzelnen Bestandteile eines Problems durchdringt und neue Lösungsansätze aufzeigt. Darüber hinaus kann KI als Sparringspartner fungieren, mit dem man Ideen diskutieren und weiterentwickeln kann. Durch die Fähigkeit, Fragen zu stellen und Argumente zu hinterfragen, hilft die KI, Denkmuster zu durchbrechen und neue Lösungswege zu finden.

Einsatz von KI im Projektreporting

Traditionelle Methoden stoßen oft an ihre Grenzen, wenn es darum geht, die immensen Datenmengen effizient zu verarbeiten, relevante Informationen schnell zu extrahieren und Reports so zu erstellen, dass sie den Bedürfnissen unterschiedlicher Stakeholder gerecht werden. Die Folge ist Unzufriedenheit mit dem Informationsgehalt und der Informationsqualität der Reports.

KI-gestützte Systeme können helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Durch ihre Fähigkeit, große Datenmengen zu analysieren, Muster zu erkennen und automatisierte Prozesse zu implementieren, können KI-Tools die Erstellung von Reports deutlich effizienter und effektiver gestalten.

Konkrete Anwendungsbeispiele im Projektreporting sind beispielsweise die folgenden:

• automatisches Erstellen und Visualisieren  standardisierter Reports auf der Basis von Vorlagen und Parametern (Monatsberichte, Statusberichte)
• individualisierte Reporterstellung für einzelne Stakeholder (z. B. für jede Abteilungsleiterung ein Report mit deren relevanten Kennzahlen)
• automatisches Sammeln und Aufbereiten großer Datenmengen (Identifizieren zeitintensiver Aufgaben, Trendanalyse auf der Basis von Meetingprotokollen etc.)
• Treffen von Prognosen im Hinblick auf diverse Parameter (Budgeteinhaltung, Ressourcenallokation, Risikosteuerung)

Es lassen sich unzählige Tools finden, die KI-Modelle integriert haben oder darauf aufgebaut sind. Wir sind in die Recherche gegangen und möchten nun vier Tools vorstellen.

AI Features von Power BI

Microsoft Power BI ist eine Plattform für Business Intelligence (BI) und Datenvisualisierung, die Daten aus verschiedenen Quellen sammelt, aufbereitet und in interaktive Dashboards und Berichte umwandelt. KI-Funktionen wie Quick Insights und Smart Narratives ergänzen das Tool und ermöglichen eine automatische Analyse und Interpretation von Daten, um Muster und Trends zu erkennen.

Verwendung im Projektmanagement

• Erstellen interaktiver Dashboards, um den Projektfortschritt, die Ressourcennutzung, das Budget und andere wichtige KPIs zu visualisieren
• Analysieren von Projekt- und Portfoliodaten, um Trends, Muster und Abweichungen zu identifizieren 
• Erstellen von Berichten, um den Projektstatus, die Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Projekt zu kommunizieren

Fazit

Das Tool ist auch ohne die KI-Integration aufgrund der leistungsstraken Funktionen zur Datenvisualisierung eine Hilfe für jedes Projektmanagement. Durch die Erweiterung um künstliche Intelligenz wird es nun ermöglicht, Daten nicht nur zu visualisieren, sondern auch zu analysieren und wichtige Erkenntnisse daraus zu ziehen. Aufgrund der Tatsache, dass PowerBI ein Microsoft-Tool ist, funktionieren die Schnittstellen beispielsweise zu Excel einwandfrei.

Abbildung: Einsatz von KI in verschiedenen Anwendungsbereichen des Projektmanagements (Quelle: Navigating AI in Project Management – PMI Report)

Asana Intelligence

Asana Intelligence ist die KI-gestützte Erweiterung des Projektmanagement-Tools Asana. Das Tool ermöglicht tiefgreifende Reports auf der Basis diverser Parameter und stellt diese visualisiert in gebündelten Dashboards dar. Außerdem bietet es Funktionen zur Automatisierung von Prozessen und gibt Handlungsempfehlungen ab.

Verwendung im Projektmanagement

• frühzeitiges Erkennen potenzieller Verzögerungen und Engpässe
• Visualisierung der Daten und automatische Erstellung von Echtzeitdiagrammen über den Arbeitsstatus

Fazit:

Asana selbst wie auch die KI-Erweiterung Asana Intelligence sind kaum aus dem Projektmanagement wegzudenken. Abgesehen vom Projektreporting beherrscht Asana Intelligence weitere hilfreiche Fähigkeiten, die den Alltag von Projektmanager*innen immens erleichtern.

Fireflies.ai

Fireflies.ai ist eine KI-basierte Plattform, die automatisch Besprechungen transkribiert, zusammenfasst und Action Items generiert. Außerdem ist es möglich, für alle Teilnehmer*innen der Meetings personalisierte Berichte zu extrahieren.

Verwendung im Projektmanagement

• Transkribieren und Zusammenfassen von Meetings, was den Dokumentationsaufwand für das Projektmanagement deutlich reduziert
• automatische Berichterstellung von Rednerzeit und Themen des Meetings
• Such bzw. Filterfunktion zur Begrenzung auf die wichtigsten Themen und Kennzahlen

Fazit:

Das Tool kann entweder flächendeckend im Team verwendet, automatisch in alle Meetings integriert oder den für die Protokollierung zuständigen Personen zur Verfügung gestellt werden. Wie immer beim Einsatz von KI-Tools ist es essenziell, vor der Nutzung die Zustimmung aller am Gespräch Beteiligten einzuholen, um den Datenschutz zu gewährleisten (dies gilt für alle hier aufgeführten Tools). Da Fireflies ein auf Transkriptionen spezialisiertes Tool ist und keinerlei programmspezifische Voraussetzungen verlangt, ist es schnell und einfach einsetzbar. Das System bietet außerdem eine Integration in andere Tools wie Teams, Asana oder Zoom an.

Storydoc

Storydoc ist eine KI-gestützte Plattform für die Erstellung von Projektberichten und -dokumentationen. Es generiert interaktive, gelayoutete Präsentationen basierend auf vorhandenen Datensätzen und Textdokumenten. Außerdem ermöglicht es die Anpassung des Berichtsstils und der Formatierung.

Verwendung im Projektmanagement

• automatisierte Berichterstellung
• Ermöglichung der Erstellung von Live-Charts, dynamischen Folien und Dashboards in Echtzeit

Fazit:

Storydoc ermöglicht (laut Anbieter) eine zehnmal so schnelle Erstellung von Präsentationen zur Projektberichterstattung und die Integration aktueller Daten in die Präsentationen. Dadurch entfällt das ständige Updaten von Präsentationen auf den neuesten Stand des Projektfortschritts, was eine tiefgreifendere Berichterstattung des Status ermöglicht.

 Der Einsatz von KI im Reporting ermöglicht tiefgreifendere Analysen und Zeiteinsparungen bei der Erstellung von Reports. Außerdem ist es möglich, auf spezifische Stakeholder zugeschnittene Reports zu generieren und so auch die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

Bei Interesse rund um das Thema KI im Projektmanagement beraten wir Sie gerne.

Disclaimer: Die Auswahl der Tools beruht auf Recherchen und der Erfahrung von Forvis Mazars. Es sind keinerlei Werbeverträge oder dergleichen abgeschlossen. Wie immer bei der Einsetzung von KI-Tools ist es essenziell, vor der Nutzung die Zustimmung aller am Gespräch teilnehmenden Personen einzuholen, um den Datenschutz zu gewährleisten.