Ein Toolvergleich – effizienteres Projektmanagement mithilfe künstlicher Intelligenz

Sie haben sich vorgenommen, dieses Jahr Ihr Projektmanagement effizienter denn je zu gestalten, und halten nach neuen Lösungen Ausschau? Die Diskussion um die Anwendung künstlicher Intelligenz (KI) im Arbeitskontext ist derzeit allgegenwärtig und findet auch im Projektmanagement immer mehr Anklang, um Effizienz und Effektivität der Projektarbeit zu maximieren. Schon heute können KI-Systeme viele Teilaufgaben des Projektmanagements bereichern, teilweise sogar ersetzen. Dies bietet Potenzial, um Projektleiter*innen zu entlasten und den Fokus im Projektmanagement auf andere Themen wie beispielsweise die zwischenmenschliche Zusammenarbeit zu lenken.

Im Folgenden stellen wir unabhängig vier KI-basierte Tools in den Vergleich, die im Projektmanagement genutzt werden können. Diese Tools decken verschiedene Bereiche des Projektmanagements ab und zeigen auf, wie vielseitig KI in diesem Kontext nutzbar ist. Das Spektrum der Anwendungsfelder zieht sich von alltäglichen administrativen Aufgaben wie dem Check-in bei Teammitgliedern über die Priorisierung von Aufgaben und das Transkribieren und Zusammenfassen von Meetings bis hin zur Datenanalyse.

Im Folgenden stellen wir unabhängig vier KI-basierte Tools in den Vergleich, die im Projektmanagement genutzt werden können. Diese Tools decken verschiedene Bereiche des Projektmanagements ab und zeigen auf, wie vielseitig KI in diesem Kontext nutzbar ist. Das Spektrum der Anwendungsfelder zieht sich von alltäglichen administrativen Aufgaben wie dem Check-in bei Teammitgliedern über die Priorisierung von Aufgaben und das Transkribieren und Zusammenfassen von Meetings bis hin zur Datenanalyse.

Vier KI-Tools fürs Projektmanagement

Microsoft Copilot

Microsoft Copilot basiert auf einem Sprachmodell. Das bedeutet, das Tool ist in der Lage, natürliche Sprache zu verstehen und zu erzeugen. Dadurch fungiert es wie eine digitale Assistenz im Microsoft-Office-Universum und hilft, die Intention der Nutzer*innen zu verstehen und Vorschläge für die nächsten Projektschritte wie beispielsweise Terminvorschläge für Meilensteine zu machen.

Im Projektmanagement kann Copilot vielseitig eingesetzt werden. Bei der Projektplanung kann das System dabei unterstützen, Vorschläge für Aufgaben und Meilensteine zu generieren oder Abhängigkeiten von Aufgaben in Projekten zu identifizieren. In der Projektausführung können Aufgaben verfolgt und verwaltet sowie mögliche Risiken auf verschiedene Art und Weise identifiziert werden. Copilot könnte beispielsweise nach einer Auflistung möglicher Risikofaktoren innerhalb eines Projekts gefragt und anschließend aufgefordert werden, diese in einer Excel-Tabelle zusammenzufassen. Außerdem könnte das Tool helfen, die Kommunikation im Team zu verbessern, indem es Vorschläge für E-Mails, Besprechungen oder Präsentationen macht, die auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind.

Zusätzlich kann Microsoft Copilot programmübergreifend auf alle „Microsoft Office 365“-Anwendungen zugreifen. Es kann Querverbindungen zwischen E-Mails, Dokumenten, Meetings, Chats oder Kalendern herstellen und als Resultat Texte, Tabellen, Graphen oder Ähnliches produzieren.

Grundsätzlich kann Copilot von jedem Teammitglied mit Zugang zu Office 365 verwendet werden. Es könnte jedoch sinnvoll sein, den Zugang auf ausgewählte Mitglieder, abhängig von den individuellen Bedürfnissen, zu begrenzen.

Als Faustregel gilt: Je mehr Copilot genutzt wird, desto mehr lernt das Tool dazu und kann infolgedessen effektiver eingesetzt werden. Um einen schnelleren Einstieg und ein besseres Verständnis für das Tool zu ermöglichen, bieten Microsoft und auch Drittanbieter Trainings für das System an. Diese können beispielsweise auf der Plattform „Microsoft Learn“ gefunden werden. Außerdem gibt es eine Vielzahl von Trainings, um Unternehmen auf die Nutzung von Copilot vorzubereiten – hier ist der Fokus vor allem auf Datenschutz und Compliance gerichtet.

Forvis Mazars Rating

Preis: 30 €/User und Monat nach Ablauf der 7-tägigen Testversion (Stand 25. Januar 2024)

Fireflies

Fireflies ist ein Sprache-zu-Text-System, das Meetings, Vorträge oder andere audiobasierte Aufnahmen automatisch transkribiert. Dies ist in diversen Sprachen möglich.

Im Projektmanagement kann Fireflies vor allem als stiller „Zuhörer“ und Protokollant eingesetzt werden. Anwendungsbeispiele können das Erstellen von Meeting-Protokollen, das Mitschneiden von Kundengesprächen (nach deren Konsens) oder das Aufnehmen und Transkribieren von Präsentationen sein. Fireflies identifiziert die Sprecher*innen, transkribiert das Gesagte und generiert automatisch eine Meeting-Zusammenfassung. Weitere Funktionen sind das Tracken der Sprechzeiten einzelner Personen und wie die Möglichkeit, das Transkript als Text oder Audio-Snippets zu exportieren.

Das Tool kann entweder flächendeckend im Team verwendet, automatisch in alle Meetings integriert oder den für die Protokollierung zuständigen Personen zur Verfügung gestellt werden. Wie immer bei der Einsetzung von KI-Tools ist es essenziell, vor der Nutzung die Zustimmung aller am Gespräch teilnehmenden Personen zu erhalten, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Da Fireflies ein auf Transkriptionen spezialisiertes Tool ist und keinerlei programmspezifische Voraussetzungen verlangt, ist es schnell und einfach einsetzbar. Das System bietet außerdem eine Integration in andere Tools wie Teams, Asana oder Zoom an.

Fireflies kann sowohl in Google- als auch Microsoft-Kalender eingebettet werden.

Forvis Mazars Rating

Preis: je nach Paket kostenfrei bis 19 US$/User und Monat (Stand 25. Januar 2024)

Excel Formula Bot

Der Excel Formula Bot verfügt über zwei Grundfunktionen: das Generieren von Excel-Formeln aus einem Plot heraus und umgekehrt das Übersetzen bereits bestehender Formeln in Text. Zusätzlich verfügt er über ein Datenanalyse-Tool, das es ermöglicht, bestehende Excel-Sheets anhand von generierten Tabellen, Graphen oder Texten zu analysieren oder zusammenzufassen. Außerdem schlägt der Bot Follow-up-Fragen vor, um noch tiefer in die Materie einzutauchen. Gerade Nutzer*innen, denen es an fundiertem Wissen über Excel-Formeln fehlt, kann der Bot Zeit und Mühe sparen und ihnen so dennoch ein effizientes Arbeiten ermöglichen.

Im Projektmanagement kann der Excel Formula Bot vor allem bei der Zeit- und Ressourcenplanung in Excel-Gantt-Charts oder bei der Kostenaufstellung von Nutzen sein. So kann das Tool dabei helfen, Formeln zu generieren, um Budgets zu berechnen und Kosten nachzuverfolgen.

Der Bot kann für das gesamte Team hilfreich sein, sowohl für Teammitglieder, die Daten auswerten müssen, als auch für Projektmanager*innen, um Aufgaben, Ressourcen, Kosten oder Leistungen zu verfolgen.

Der Excel Formula Bot kann sowohl für Excel- als auch für Google-Sheets angewandt werden.

Forvis Mazars Rating

Nach Erstellen eines Nutzerkontos ist es möglich, den Bot kostenfrei auszuprobieren. Für die vollwertige Nutzung fallen Kosten von 6,99 US$/User und Monat an. (Stand 25. Januar 2024)

Asana Intelligence

Asana Intelligence ist die integrierte KI des Projektmanagement-Programms Asana und basiert auf maschinellem Lernen. Sie ermöglicht eine Tool-integrierte Unterstützung der Automatisierung von Aufgabensträngen, Empfehlungen für die Ressourceneinteilung, die Vereinfachung von Statusberichten, Abfragen von Projektstatus, sowie Regel- und Automatisierungs-Buttons für Abläufe im Projektmanagement.

In der Regel reicht es aus, wenn der*die Projektmanager*in Zugang zu Asana Intelligence hat, um den aktuellen Projektstatus und potenziell auftretende Probleme zu identifizieren.

Durch Anwendungen wie Asana Intelligence könnte eine neue Ära im Projektmanagement eingeläutet werden, da es speziell für diesen Anwendungsbereich zugeschnitten wurde.

Asana Intelligence ist mit einer Bandbreite an Programmen kompatibel. Hierzu gehören (neben Asana selbst) unter anderem Google Workspace, Microsoft Office, Slack oder Tableau. Um ein besseres Verständnis für das Tool zu entwickeln, stellt Asana auf der Unternehmens-Website ein kostenfreies Demo-Webinar zur Verfügung.

Forvis Mazars Rating

Asana Intelligence ist für alle zahlenden Asana-Nutzer*innen im Preis inbegriffen. Asana gibt es von einer kostenfreien Version bis hin zu einem Preis von 24,99 €/User und Monat. (Stand 25. Januar 2024)

Vergleich der Tools

Fazit

Für die Anwendung im Projektmanagement sind zahlreiche KI-Tools und Bots verfügbar. Diese reichen von sehr spezialisierten Anwendungen bis hin zu flächendeckenden Projektmanagement-Hilfen, die in bereits existierende PM-Software integriert werden können.

Dieser Artikel soll die Entscheidung für ein Tool erleichtern. Die hier aufgeführten Tools bilden nur einen Ausschnitt der zahlreichen KI-Tools auf dem Markt ab und je nach Anwendungsbereich eignet sich das eine oder das andere System besser. Wir sehen bei KI-Tools, die spezifisch auf PM zugeschnitten sind, wie beispielsweise Asana Intelligence, das größte Potenzial, die Arbeit in der Projektleitung drastisch zu erleichtern.

Fakt ist, dass sich die Nutzung von KI-Systemen rasant weiterentwickeln und verbreiten wird, sodass es für Unternehmen zwingend nötig ist, sich mit KI-Tools auseinanderzusetzen, um mittel- bis langfristig nicht abgehängt zu werden. Dennoch sollte immer und zu jeder Zeit die letzte Entscheidung beim Menschen liegen und KI-Resultate immer kritisch hinterfragt werden.

Bei Interesse an tiefgreifenderen Vergleichen und Informationen zu den Tools sowie bei Fragen rund um das Thema Projektmanagement beraten wir Sie gerne.