Die CSRD ist im Mittelstand angekommen

Zu den oft begrenzten Projektmanagement-Kapazitäten kommen die inhaltlichen und methodischen Aspekte wie Verständnis der relevanten Anforderungen, Vorgehen bei der Erstellung eines prüfsicheren Nachhaltigkeitsberichts und Durchführung der Transformation des Unternehmens zur dauerhaften Erreichung der gesetzten Nachhaltigkeitsziele.

Damit trotz der Vielzahl und Komplexität der Anforderungen und Aufgaben eine effiziente und bedarfsgerechte Umsetzung erfolgt, hat sich eine projekthafte Steuerung bewährt. Aus der Perspektive eines Projektmanagement-Office (PMO) in einem CSRD-Projekt ergeben sich verschiedene Schlüsselfaktoren, die für den Erfolg eines solchen Projekts entscheidend sind. Hier sind die Top-5-Learnings:

Stakeholder-Management: Die Einbindung und das Management von Stakeholdern sind kritische Erfolgsfaktoren. Dies umfasst nicht nur die interne Kommunikation mit verschiedenen Abteilungen wie Finanzen, Einkauf und HR, sondern auch die externe Kommunikation mit Kund*innen, Lieferanten, Banken und Aufsichtsbehörden. Das PMO muss sicherstellen, dass alle Stakeholder rechtzeitig und angemessen informiert und in den Prozess eingebunden werden. Gerade in mittelständischen Unternehmen mit einer gewachsenen Struktur kann es hier zu Überschneidungen oder offenen Zuständigkeitsfragen kommen. Eine Stakeholder-Analyse schafft hier frühzeitig Transparenz. Die Erkenntnisse aus dem Austausch mit den Stakeholdern fließen dann in die Planung und Umsetzung des CSRD-Projekts ein.

Datenmanagement und -qualität: Die CSRD erfordert eine umfangreiche Datenerhebung und ­analyse. Das PMO muss daher ein robustes Datenmanagementsystem implementieren, das die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung der erforderlichen Daten ermöglicht. Die Sicherstellung der Datenqualität ist dabei von entscheidender Bedeutung, um glaubwürdige und präzise Berichte zu erstellen. Je nach Umfang und Qualität der Daten kann sich bereits jetzt die Einführung eines entsprechenden Datenmanagement-Tools anbieten. Hier kommt es darauf an, Lösungen zu identifizieren, die einen möglichst hohen Automatisierungsgrad bei der Eingabe und Analyse der Daten ermöglichen, um den Aufwand für das Datenmanagement möglichst gering zu halten und gleichzeitig eine prüfungssichere Datenqualität zu gewährleisten.

Wissensaufbau und -transfer: Da die CSRD für viele Unternehmen Neuland ist, spielt der Aufbau von Fachwissen eine wichtige Rolle. Das PMO sollte einen Fokus auf die Vermittlung dieses Wissens setzen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter*innen die Anforderungen der CSRD verstehen und umsetzen können. Dies kann in Form eines modularen Trainings- und Schulungsprogramms erfolgen, um Teammitglieder, Unternehmensmitarbeiter*innen und andere relevante Personen bedarfsgerecht zu informieren Dies erhöht die Mitwirkungsbereitschaft und Handlungskompetenz aller Beteiligten. Selbstverständlich gilt auch hier das Prinzip der Nachhaltigkeit, weswegen sich regelmäßige Nachschulungen empfehlen.

Agile und ressourcenoptimierte Projektorganisation: Die Anforderungen und Interpretationen der CSRD können sich weiterentwickeln, und auch die Erwartungen der Stakeholder können sich ändern. So werden beispielsweise für Lkw-Spediteure, Landwirtschaftsbetriebe sowie Öl- und Gasunternehmen 2026 zusätzliche Standards mit erweiterten Reporting-Anforderungen verabschiedet. Ein agiler Projektmanagementansatz, der es erlaubt, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen, ist daher essenziell. Das PMO sollte eine flexible Planung und Steuerung des Projekts sicherstellen, um auf solche Veränderungen effektiv reagieren zu können. Da mittelständische Unternehmen oft über begrenzte finanzielle wie auch personelle Ressourcen verfügen, hat ein effizientes Ressourcenmanagement Schlüsselpriorität. Das PMO muss sicherstellen, dass die Ressourcen gezielt und effizient eingesetzt werden, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Dies könnte auch die Identifizierung von Synergien mit bestehenden Berichtsanforderungen umfassen, um Doppelarbeit zu vermeiden.

Integration in bestehende Prozesse: Die CSRD-Initiativen sollten nicht isoliert betrachtet, sondern in die bestehenden Geschäfts- und Berichtsprozesse und die Unternehmenskultur integriert werden. Das bedeutet, dass das PMO sicherstellen muss, dass das Projektteam mit anderen Abteilungen zusammenarbeitet, um ein ganzheitliches Informationsbild zu erhalten, Synergien zu nutzen und Doppelarbeit zu vermeiden. Dies kann eine Herausforderung sein, besonders in mittelständischen Unternehmen, die möglicherweise flexiblere oder weniger formalisierte Prozesse haben. Ein tieferes Verständnis für die bestehenden Prozesse und deren Schnittpunkte mit den CSRD-Anforderungen ist dabei unerlässlich. Das PMO muss auf Widerstände vorbereitet sein und Strategien entwickeln, um diese zu überwinden.

Fazit: Das PMO bei CSRD-Projekten sollte in mittelständischen Unternehmen einen pragmatischen und ressourceneffizienten Ansatz verfolgen, um die CSRD-Anforderungen erfolgreich zu implementieren. Durch die Fokussierung auf Schulung, anpassungsfähige Planung, technologische Unterstützung und Stakeholder-Engagement kann das Projekt effektiv vorangetrieben und der Mehrwert der CSRD für das Unternehmen maximiert werden. Hier kann es sinnvoll sein, mit einem erfahrenen Projektmanagementpartner wie Forvis Mazars zusammenzuarbeiten, der sowohl Mittelständler als auch Großkonzerne erfolgreich auf diesem Weg begleitet hat.