Case Study: Wie wir Unternehmen helfen, die richtige Digital-Tax-Strategie zu finden

Das Unternehmen

Das Familienunternehmen wird bereits in der dritten Generation geführt. In der Firmengeschichte hat sich das Einrichtungshaus schon mehrfach neu erfunden und erfolgreich an sich verändernde Märkte und Kundenwünsche angepasst. Ein Großteil des Umsatzes wird heute über das Onlinegeschäft und produzierende Tochtergesellschaften im Ausland erzielt.

Die Herausforderung

Die zahlreichen Transformationsprozesse im Unternehmen haben ihre Spuren in der IT-Landschaft hinterlassen. Die datenverarbeitenden Systeme des Unternehmens wurden zwar immer wieder aktualisiert und modernisiert, neue Technologien und Lösungen setzen allerdings in den meisten Fällen auf bestehenden Strukturen auf. Mit dem Onlinegeschäft und den damit ebenfalls gewachsenen Vertriebskanälen im Ausland stieg die Komplexität der IT-Landschaft in zunehmender Geschwindigkeit weiter an. Inzwischen stehen unzureichend vernetzte Systeme nicht nur einer erneuten Modernisierung des Geschäfts im Weg, sondern gefährden auch die steuerliche Transparenz und Compliance.

Die Lösung

Die Digital-Tax-Expert*innen von Forvis Mazars werden vom Leiter Steuern zunächst mit einem Health-Check beauftragt. Dabei wird der Stand der Compliance-Prozesse hinsichtlich aktueller Themen und Herausforderungen in der Steuerabteilung betrachtet, um neben steuerlichen Implikationen auch eine Übersicht aller bestehenden Systeme zu erhalten. Anschließend soll eine digitale Agenda für die Steuerabteilung entwickelt werden. Der Fokus liegt zunächst auf der Tax Compliance. Aber auch die IT-gestützte Kommunikation mit Tochtergesellschaften zu unterschiedlichen Steuerthemen wie Verrechnungspreise oder Quellensteuer muss in die Betrachtung eingeschlossen werden. Das Unternehmen profitiert dabei neben der prozessualen und strategischen Expertise von einem breiten steuerlichen Know-how der Expert*innen in allen Steuerarten – national sowie international. Auch die Erfahrung in der technischen Integration verschiedener Tool-Lösungen ist gefragt, um die identifizierten steuerlichen Kontrollen und Nutzerrollen im System zu hinterlegen.

Die Umsetzung 

Der Einstieg in das Projekt erfolgt über einer Reihe intensiver Gespräche und Workshops mit dem Leiter Steuern, der Geschäftsführung und den anderen relevanten Unternehmensbereichen. Dabei wird herausgearbeitet und dokumentiert, welchen Rahmen die Unternehmensstrategie für die nächsten Jahre vorgibt, was der Vertrieb plant, wie der Status quo in der IT-Landschaft aussieht und wo die spezifischen Herausforderungen für die unternehmenseigenen Geschäftsprozesse liegen. In einem weiteren Schritt werden gemeinsam konkrete Maßnahmen und Ziele festgelegt sowie die Prioritäten besprochen. Dabei wird berücksichtigt, wo in der Steuerabteilung der dringlichste Handlungsbedarf besteht, aber auch, welche externen Anforderungen (z. B. durch den Gesetzgeber) eine zeitnahe Lösung erfordern. Mit diesen Informationen entwickeln die Digital-Tax-Expert*innen einen mit allen wichtigen Stakeholdern abgestimmten Fahrplan, erstellen eine Budgetplanung und setzen den Rahmen für die weitere Projektarbeit.