Home office and social security: Is the widely desired flexibility now coming for cross-border commuters from 1.7.2023?

Article in German

Bekanntlich läuft die bis zum 30. Juni 2023 geltende Ausnahmevereinbarung über die Aussetzung der 25%-Regelung bei der Sozialversicherungspflicht für Grenzgänger aus EU/EFTA-Staaten aus. Diese wurde während der Pandemie COVID-19 eingeführt. Eine Verlängerung wird es nicht mehr geben. Stattdessen wird in einer Expertengruppe (bestehend aus den meisten EU-Mitgliedstaaten, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich) der EU-Verwaltungskommission, die für die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit zuständig ist, über ein neues Rahmenabkommen diskutiert. 

Neue grenzüberschreitenden Änderungen bezüglich Home-Office und Sozialversicherung ab dem 1.7.2023

Das Rahmenabkommen, das nebst der Schweiz von bis anhin rund 15 weiteren EU/EFTA-Ländern unterschrieben werden soll, sieht vor, dass Grenzgänger, die bei einem Schweizer Arbeitgeber angestellt sind, bis höchstens 49.9 % in ihrem Wohnsitzstaat im Home-Office (Telearbeit) arbeiten können, ohne dass die Sozialversicherungspflicht auf ihren Wohnsitzstaat übergeht. Die Regelung tritt voraussichtlich am 1.7.2023 nur in den Staaten in Kraft, die dieses Abkommen unterzeichnet haben.

Wer hat von diesem neuen Abkommen einen Nutzen?

Diese Änderung kommt den Grenzgängern, die aus ihrem Wohnsitzstaat (EU/EFTA-Mitglied-Staaten) mindestens 25% und höchstens 49,9% im Home-Office tätig sind, zugute. Des Weiteren kommt diese Äderung auch dem Schweizer Arbeitgeber entgegen. Dieser Nutzen ist aber nur für Mitarbeitende, die grundsätzlich unter Verwendung von Informatikmitteln ihre Tätigkeit im Home-Office erfüllen und zwei Staaten betreffen, die diese Vereinbarung unterzeichnet haben.

Zum aktuellen Zeitpunkt beabsichtigen nebst der Schweiz die folgenden Länder diese Vereinbarung zu unterzeichnen:

Belgien, Deutschland, Estland, Finnland, Irland, Liechtenstein, Litauen, Luxembourg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, die Slowakei und die Tschechische Republik.

Auf wen ist dieses Abkommen nicht anwendbar?  

Das neue Abkommen unterscheidet zwischen reiner Home-Office Tätigkeit (Telearbeit) und anderen Tätigkeiten im Wohnsitzstaat. Wenn nicht ausschliesslich Telearbeit, sondern noch die folgenden Tätigkeiten im Wohnsitzstaat ausgeübt werden, ist dieses Abkommen nicht anwendbar:

• Bei Kundenbesuchen  
• Bei Tätigkeiten in einem oder mehreren anderen EU/EFTA-Staaten, beispielsweise bei Geschäftsreisen  
• Für Personen, die in einem anderen EU/EFTA-Staat noch für einen anderen Arbeitgeber tätig sin
• Bei einer selbständigen Nebenbeschäftigung oder für Selbständigerwerbende 

Remote Working / Workation kommt einer Entsendung gleich

In diesem Rahmenabkommen wird zudem Remote Working oder Workation aus Feriendestinationen in Bezug auf Sozialversicherungen flexibler definiert.

Die Staaten, welche die europäischen Koordinierungsvorschriften anwenden, haben entschieden, dass gestützt auf Art. 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004, eine Entsendung auch möglich ist, wenn grenzüberschreitende Telearbeit vorübergehend in einem EU-EFTA/Staat geleistet wird. Das bedeutet, dass ungeachtet auf wessen Initiative, ein Schweizer Arbeitgeber Mitarbeitende in einen EU/EFTA-Staat entsenden kann, um dort Telearbeit zu leisten, solange die Voraussetzungen für eine Entsendung erfüllt sind. 

Was müssen die Arbeitgeber bezüglich der neuen grenzüberschreitenden Änderungen zu Home-Office (Telearbeit) jetzt tun?

Wenn das Rahmenabkommen ab 1.7.2023 rechtsgültig wird, empfehlen wir Arbeitgeber bei Wunsch einer Home-Office-Tätigkeit ihrer Mitarbeitenden aus einem EU/EFTA-Mitgliedstaat folgendes zu tun:

• Prüfung, ob der betreffende Wohnsitzstaat die Vereinbarung unterschrieben hat oder nicht und ob der Mitarbeitende weniger oder mehr als 25 % aus seinem Wohnsitzstaat tätig sein möchte
• Prüfung, ob die Tätigkeit aus dem Wohnsitzstaat ausschliesslich Telearbeit beinhaltet, oder ob die Mitarbeitenden auch andere Tätigkeiten und Geschäftsreisen in andere EU/EFTA-Staaten vornehmen
• Prüfung eines allfälligen Betriebsstätten-Risikos (abhängig von Funktion/Kompetenzen des Mitarbeitenden)
• Prüfung, ob die vorhandene Arbeitsbewilligung noch die richtige ist oder eine andere beantragt werden muss (Schweiz und Ausland)
• Anpassung des Schweizer Arbeitsvertrages (wieviel ist Home-Office-Tätigkeit, welches Arbeitsrecht kommt zur Anwendung, Verantwortlichkeiten des Mitarbeitenden und Arbeitgebers, etc.) 
• Beantragung einer A1-Bescheinigung bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse via Plattform ALPS (Gültigkeit 3 Jahre)
• Führen eines Reisekalenders durch den Mitarbeitenden und monatliche Einreichung an das HR oder den Vorgesetzten
• Bestätigung des Mitarbeitenden am Ende des Jahres wieviel im Ausland tatsächlich gearbeitet wurde (auch bei anderen Arbeitgebern oder als selbständige Tätigkeit)

Fazit

Momentan haben nebst der Schweiz erst weitere 15 Mitgliedstaaten die Absicht geäussert, diese Vereinbarung zu unterzeichnen.

Diese Vereinbarung, die per 1.7.2023 in Kraft treten sollte, bringt höhere Flexibilität für Home-Office Tätigkeit im Wohnsitzstaat, wird jedoch auch komplexer, denn die Anwendung dieser Vereinbarung bis zu 49,9 % im Wohnsitzstaat tätig sein zu können, beschränkt sich ausschliesslich auf Telearbeit. Möchten die Mitarbeitenden Kundenbesuche im Wohnsitzstaat in Erwägung ziehen oder in anderen EU/EFTA – Ländern tätig sein, kann diese Vereinbarung nicht angewendet werden.

Erfreulich ist jedoch, dass ein Schweizer Arbeitgeber Mitarbeitende in einen EU/EFTA-Staat vorübergehend bis zu 24 Monate entsenden kann, um dort Telearbeit zu leisten (die Entsendung ist nicht an einen Einsatzbetrieb gebunden). Dies ist beispielsweise möglich bei Telearbeit von einer Feriendestination, aus medizinischen Gründen oder bei einer Betreuung von Angehörigen im Ausland, sofern die Voraussetzungen für eine Entsendung erfüllt sind, um im schweizerischen Sozialversicherungssystem verbleiben zu können.   

Die Auswirkungen einer Home-Office-Tätigkeit bei Grenzgängern und Grenzgängerinnen, respektive bei Remote Working/Workationsollte gut geprüft werden – auch aus Sicht des Mitarbeitenden, denn die Arbeitstage, die der Mitarbeitende im Home-Office verbringt, sind im Ansässigkeits-Staat zu verteuern.

Die einzuhaltenden Bedingungen und die weiteren Auswirkungen, die diese Änderungen per 1.7.2023 mit sich bringen werden, müssen Sie als Arbeitgeber kennen. Werden Sie jetzt aktiv und überlegen Sie, welche Lösung für Ihr Unternehmen die richtige in Bezug auf Home-Office-Tätigkeit aus dem Ausland ist. Dieser Zeitpunkt ist ideal, entweder eine Home-Office-Richtlinie auszuarbeiten oder die vorhandene auf die neue Situation hin zu prüfen.