LA TRANSFORMACIÓN EN LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA A TRAVÉS DE LA AUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

Estudios recientes revelan que entre un 40% y 45% de las actividades ejecutadas actualmente por la fuerza laboral pueden automatizarse, sin embargo, no hay cifras definitivas sobre esto todavía¹. Los principales incentivos para implementar este cambio son que las nuevas tecnologías están siendo cada vez más capaces de imitar la actividad humana, asumiendo ciertas tareas con mayor rapidez y precisión que las propias personas, con niveles de inversión lejos de lo prohibitivo.

En este sentido, la Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés) ha ido ganando terreno como una forma eficiente de automatizar las tareas repetitivas y de mano de obra en una variedad de ámbitos empresariales, tales como: finanzas, contabilidad, tecnología, legal, recursos humanos, cumplimiento, etc.

La función de auditoría no es ajena a esta nueva tendencia ya que, implementar soluciones RPA puede hacer que dicho trabajo sea más efectivo y eficiente permitiendo incrementar los alcances de la auditoría (ej. muestreo estadístico vs. total de la población) además de automatizar muchos procedimientos rutinarios (ej. cotejos simples, circularización de confirmaciones, pruebas aritméticas, etc.). Esto, a su vez, permite “liberar” tiempo para concentrarse en actividades más estratégicas y de valor agregado, como puede ser redactar un reporte que requiere un análisis profundo, además de juicio profesional, que no sería adecuado procesar a través de las soluciones RPA.

En cualquier caso, es muy importante identificar cuáles actividades o tareas son susceptibles a ser reemplazadas por soluciones RPA, mismas que típicamente serán de naturaleza rutinaria, intensivas en mano de obra, propensas a errores humanos y controladas por reglas (es decir, no sujetas al juicio), y para las cuales la información que les da origen se encuentra disponible y es de fácil lectura.

El utilizar soluciones RPA en la función de auditoría de manera exitosa implica un proceso de 3 pasos que se explican a continuación:

1. Comprensión de los procesos - Los procesos de auditoría que se beneficiarían más de RPA son aquellos que contienen tareas de auditoría definidas que son repetitivas, requieren de mucho tiempo y no involucran juicio del auditor. Lo anterior conlleva un amplio conocimiento del negocio en particular y de la industria, además de los riesgos típicos inherentes a esta.Una vez que el auditor determina que un proceso es un buen candidato para la implementación de RPA, el siguiente paso dentro de la comprensión del proceso es dividir las tareas de auditoría en pequeños sub-pasos que puedan ser “interpretados” por la solución RPA (lo que puede ser intuitivo para un usuario humano, no necesariamente lo será para una aplicación automatizada).
2. Estandarización de la Información Auditable (ADS – Audit Data Standardization por sus siglas en inglés) - Para ejecutarse según lo previsto, las soluciones RPA de auditoría necesitan consistencia en todos los campos de datos. Los datos relacionados con la auditoría pueden provenir de diferentes fuentes (ej. los sistemas ERP de cada cliente son diferentes, procesan sus transacciones de manera específica y generan reportes a la medida). En este sentido, los campos de datos incluidos en los reportes solicitados por el auditor que contienen la misma información pueden ser muy diferentes entre sí. En consecuencia, es imperativo contar con ADS para cada proceso que será reemplazado por soluciones RPA.Una buena plantilla o formato ADS extraerá los datos relevantes que son necesarios para ejecutar las pruebas de auditoría y, con esto, garantizar que la solución RPA logre sus objetivos previstos.
3. Ejecutar las pruebas de auditoría basadas en RPA - La programación exitosa de las pruebas de auditoría como algoritmos basados en reglas permitiría la ejecución de estas con un simple clic (importar, leer datos, realizar las pruebas de auditoría y exportar los resultados).En cualquier caso, la interpretación de los resultados, que es la parte fina y en la que se basa gran parte del trabajo del auditor, sigue descansando en su juicio profesional. Las soluciones RPA apoyan el trabajo del auditor para obtener resultados de una manera más rápida, con mayor objetividad y con un mayor alcance, además de proporcionar elementos para generar observaciones de alto valor al negocio de nuestros clientes, pero en ningún caso reemplazarán la capacidad (y responsabilidad) del auditor para formular su opinión.

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¹El artículo del MIT “Every study we could find on what automation will do to jobs, in one chart” consultado el 01 de julio de 2019, estipula que la Universidad de Oxford calcula un 47% de trabajos en los EEUU podrían perderse a causa de la automatización, mientras que McKinsey dice que entre 800 y 900 millones de trabajos en el mundo podrían perderse, al mismo tiempo que un estudio de la OECD sugiere que 9% de los trabajos de los 21 países miembros se pueden automatizar. Consultado en:  https://www.technologyreview.com/s/610005/every-study-we-could-find-on-what-automation-will-do-to-jobs-in-one-chart/