VAT treatment of private shares (remuneration in kind): a little-known subject with impacts that should not be overlooked!

Article in French

En effet, les parts privées représentent du salaire en nature qui a un impact sur les cotisations sociales qui doivent être acquittées. Il faut aussi noter que les redressements TVA sur des parts privées donnent souvent lieu à des communications par l’Administration Fiscale Cantonale aux autres institutions concernées (AVS, autres administrations fiscales cantonales).

Notion de parts privées et conséquences de leur traitement TVA incorrect

La notion de parts privées couvre trois catégories, à savoir ; (i) les prélèvements de biens ou de prestations de services par l’entreprise individuelle (prestation à soi-même), (ii) les prestations à des personnes étroitement liées et (iii) les prestations au personnel.

Dans cet article, nous traiterons essentiellement de la troisième catégorie. En effet, nous observons que de nombreux employeurs n’ont pas connaissance des implications qui découlent d’avantages accordés au personnel comme les repas du midi offerts ou des accès gratuits à des infrastructures par exemple. Il en va de la responsabilité de l’employeur de délivrer un certificat de salaire récapitulant toutes les prestations et tous les avantages appréciables en argent. Le traitement TVA découle ensuite « logiquement » de ces observations.

Le traitement incorrect des parts privées engendre non seulement une charge fiscale, mais aussi des intérêts moratoires. Dans certains cas, elles peuvent entraîner également des redressements au niveau des charges sociales, si les parts privées n’ont pas été traitées ou du moins pas correctement déclarées dans les certificats de travail. Dans le pire des cas, une pénalité ou une amende peut encore venir alourdir la facture finale.

S’agissant des prestations au personnel, il convient de définir quels groupes de personnes sont concernés. Ce n’est qu’ensuite que les indications relatives à la TVA peuvent être traitées. Que ce soit dans le cadre de prestations gratuites ou à un prix réduit, ces prestations peuvent donner lieu à des corrections de l’impôt préalable ou à l’imposition d’une prestation sous l’angle de la TVA.

Quels groupes de personnes sont destinataires du certificat de salaire et donc potentiellement concernés ?

Toutes les personnes qui exercent une activité salariée rentrent dans la catégorie de destinataire du certificat de salaire mais aussi :

a)     Les personnes étroitement liées à condition qu’elles soient employées dans l’entreprise concernée ;

b)     Les membres de la famille qui travaillent dans l’entreprise ;

c)      Les membres des conseils d’administration et des conseils de fondation ;

d)     Les anciens salariés ou retraités sont également concernés. Dès lors qu’ils ont droit à des prestations sur la base de leur contrat de travail ou au bénéfice d’un accord particulier et ce même après avoir quitté l’entreprise. Ainsi, ces derniers sont traités de la même manière que les bénéficiaires du certificat de salaire.

Comment doit-on traiter les parts privées liées aux prestations au personnel ?

Tout d’abord, il faut recenser les prestations accordées au personnel et déterminer leur valeur. Il est fréquent qu’un employeur octroie différents avantages à son personnel. Il y a les prestations usuelles comme par exemple une voiture de fonction pour des besoins professionnels, les repas de midi et toutes sortes d’avantages appréciables en argent (téléphone mobile, logement, cadeaux, etc). En pratique, on est souvent confronté à des avantages en nature qui doivent être valorisés et déclarés tant à la TVA que dans le certificat de salaire. Il peut s’agir des accès gratuits à des infrastructures (piscine, fitness, centre de loisirs, etc.) qui sont offerts aux collaborateurs et même dans certains cas, aux membres de la famille de ces derniers ou de la mise à disposition de biens (par exemple camion, matériel, logement etc.).

Les privilèges accordés aux employés font partie intégrante des conditions globales que l’employeur offre à son personnel et ceux-ci peuvent être imposés forfaitairement, même si seule une minorité de collaborateurs les utilisent. A fortiori, il s’agit de prestations fournies à titre onéreux qui doivent être valorisées et déclarées dans le certificat de salaire.

Les prestations fournies au personnel sont classifiées selon deux groupes, le premier concerne les prestations fournies à titre onéreux et le second concerne les prestations fournies à titre gratuit. Les prestations fournies par l’employeur au personnel et qui doivent être déclarées dans le certificat de salaire sont réputées fournies à titre onéreux. Les prestations qui ne doivent pas être déclarées dans le certificat de salaire sont réputées fournies à titre gratuit. La façon dont les parts privées doivent être traitées s’avère souvent très complexe.

Quels éléments doivent être pris en compte lors de l’établissement du certificat de salaire ?

Les directives TVA s’appuient essentiellement sur le guide d’établissement du certificat de salaire et de l’attestation des rentes. L’impôt doit être calculé sur le montant qui est également déterminant pour les impôts directs. Le montant déclaré dans le certificat de salaire s’entend TVA incluse. Des forfaits pour déterminer les éléments du salaire peuvent également être utilisés pour la TVA pour autant que ceux-ci soient autorisés pour les impôts directs. En revanche, si les prestations sont facturées à l’employé ou sont retenues directement sur le salaire à verser, une déclaration du montant dans le certificat de salaire n’est pas nécessaire.

L’info TVA « parts privées » ainsi que le guide d’établissement du certificat de salaire fournissent des exemples d’avantages tirés de la pratique. En résumé, toutes les prestations qui sont réputées fournies à titre onéreux par l’employeur au personnel doivent être déclarées dans le certificat de salaire et dans le décompte TVA. A contrario, les prestations qui sont réputées être fournies à titre gratuit n’entraînent aucune conséquence en matière de TVA. Concrètement, elles sont réputées ne pas avoir été fournies contre rémunération et il est supposé qu’il existe une raison entrepreneuriale à ce sujet.

Nos recommandations

Le traitement correct des parts privées en matière de TVA est important. De plus, lors de contrôles, les cinq dernières années sont en principe examinées.

Afin de se conformer à la réglementation et de maintenir une documentation adéquate, nous recommandons aux employeurs de recenser et valoriser tous les avantages octroyés au personnel (consommés ou non). En effet, un registre exhaustif permet de s’assurer que chaque prestation est traitée correctement. En complément, nous recommandons également de tenir un inventaire annuel par collaborateur. Grâce à cet inventaire, il est possible d’avoir une vision précise lors de l’établissement du certificat de salaire et de savoir si d’éventuels éléments doivent être reportés dans le décompte TVA et/ou le certificat de salaire.

Article rédigé par Vanessa Cilio et Dorian Trevisan