VAT: annual turnover reconciliation, the last step not to be missed

Article in French

Qu’entend-on par « travaux de concordance » ?

En pratique, les travaux de concordance ou communément appelés de réconciliation doivent inclure tous les chiffres d’affaires, qu’ils soient imposables ou non, mais également tous les produits n’ayant pas d’incidence en matière de TVA ainsi que l’impôt préalable. Malgré la complexité et l’ampleur des travaux exigés, l’Administration n’impose aucune forme dans la manière d’établir ces documents ou de les restituer. Néanmoins, ils doivent être complets, documentés et compréhensibles pour un tiers, en cas de contrôle.

Les travaux de réconciliation doivent permettre de justifier le traitement TVA appliqué ainsi que la bonne déclaration des éléments au sein des décomptes pour l’ensemble de l’année. Les éventuelles différences constatées doivent être annoncées dans un décompte à part dit « de concordance ». Ce travail comprend également la justification de la TVA récupérée (impôt préalable). Concrètement, il faut contrôler que les traitements TVA ont été correctement réalisés selon la nature des opérations tant pour la TVA collectée (à payer) que celle récupérée. Ce travail doit être réalisé une fois la clôture des comptes terminée afin de garantir l’exhaustivité des informations prises en comptes. D’expérience, ce travail s’avère plus fastidieux notamment en présence de prestations exclues du champ de l’impôt ou de subventions qui engendrent des corrections souvent méconnues des assujettis.

5ème décompte

Le 5ème décompte doit être déposé dans les 180 jours qui suivent la fin de l’exercice comptable. Il convient de mentionner que ce décompte ne fait que compléter les décomptes périodiques et devra, par conséquent, ne comporter que les différences constatées. Autrement dit, si aucune différence n’est constatée, un 5ème décompte n’est pas nécessaire.

Les documents résultant des travaux de concordance permettent de prouver à l’Administration que tout est en exact et peuvent être demandés à tout moment par cette dernière. En cas de contrôle TVA, l’Administration attend de l’assujetti qu’il puisse transmettre rapidement les documents de concordance annuelle et ce pour les cinq dernières années.

L’Administration présume de la bonne exécution de l’obligation de procéder aux travaux de réconciliation lorsqu’aucun décompte supplémentaire ne lui est parvenu dans le délai imparti de 180 jours. Elle part du principe que les travaux ainsi effectués n’ont révélé aucun écart et que la période fiscale est désormais contrôlée et finalisée. L’absence de preuve quant à la réalisation des travaux de réconciliation peut être qualifié de manquement grave pouvant accentuer le régime des amendes dans certains cas.

Il est indispensable d’établir un premier bilan des points d’attention en lien avec sa propre activité et d’identifier où sont potentiellement les risques TVA de l’entreprise. Ainsi, on peut concentrer son attention sur les éléments pertinents, prendre les mesures nécessaires, documenter et mettre en place des processus internes afin de limiter au maximum les risques. Indépendamment de la qualité du travail effectué au moment de l’établissement des décomptes, il arrive qu’un élément nouveau modifie le droit à la récupération depuis le début de la période fiscale ou que les traitements TVA établis doivent être revus ou corrigés.  

Une obligation qui n’est pas sans conséquence

Lors du dépôt d’un 5ème décompte, un intérêt moratoire de 4% sera calculé sur l’écart reporté et ce dès la date d’échéance de la période fiscale concernée.

En revanche, le non-respect de l’obligation d’établir les travaux de réconciliation représente une violation des obligations de procédure et est passible d’une amende, peu importe si l’assujetti a agi intentionnellement ou par négligence. Il en va de même pour les cas de non-dépôt d’un décompte rectificatif lorsque les travaux de réconciliation ont ou auraient dû révéler des différences.

Ce travail peut paraître fastidieux mais ne doit pas être sous-estimé de par les conséquences que son non-respect peut engendrer mais également pour permettre à tout assujetti d’effectuer un suivi de sa situation en matière de TVA. Une analyse détaillée et adaptée à chaque assujetti doit être effectuée afin de respecter au mieux l’obligation qui lui est imposée.

Article rédigé par Fanny Tâche, Vanessa Cilio et Laurent Bovet