Impulsar la eficiencia del sector público con RPA

Dentro de este panorama, la automatización robótica de procesos (RPA) es un paso vital hacia la transformación digital, con el poder de reducir los costos, aumentar la eficiencia, mejorar la experiencia de los usuarios y permitir que numerosas demandas en competencia se gestionen de manera más eficaz. Al automatizar numerosas tareas repetitivas y mundanas, RPA también aporta el beneficio añadido de liberar a los trabajadores del sector público para que se centren en actividades más estratégicas y de valor añadido, impulsando el compromiso de los empleados.

Ventajas de RPA para el sector público

RPA tiene una serie de características que la hacen muy adecuada para el sector público, incluyendo:

• Flexibilidad: RPA es rápida de implementar y actualizar, permitiendo a los organismos mantenerse al día con la demanda de los ciudadanos y el deseo de niveles de servicio de calidad.
• Llenado de formularios inteligentes: Puede optimizar la recopilación, consolidación e indexación de datos, ideal para transformar la administración de formularios y la gestión de registros.
• Servicios administrativos mejorados: Desde el ingreso de datos hasta el cumplimiento y la presentación de reportes, RPA permite una prestación de servicios más fluida y rápida, al automatizar los cuellos de botella en los procesos existentes.
• Interfaces con cualquier sistema: RPA está diseñado para trabajar con cualquier sistema desde el tradicional hasta la nube. Elimina la necesidad de conectar los puntos entre sistemas.
• Costos más bajos: Debido a que RPA puede manejar tareas de procesos complejos de manera rápida y segura, reduce la necesidad de depender de proveedores externos.

¿Dónde se puede desplegar RPA en el sector público?

RPA tiene el potencial de ser utilizado en todos los departamentos y funciones de las entidades gubernamentales, incluyendo la integración y el aumento de varios sistemas heredados. Por ejemplo:

Servicios administrativos e iniciativas gubernamentales

Una de las principales áreas que se puede optimizar a través de RPA es la gestión de solicitudes y el procesamiento de formularios. Hay innumerables ejemplos de servicios del sector público que involucran algún tipo de proceso de solicitud, como certificaciones y licencias, registro de arrendamientos, adquisición de terrenos, compra de pisos residenciales y emisión de credenciales de identificación. La mayoría de las solicitudes se presentan ahora en línea, pero si se procesan manualmente pueden causar importantes problemas al personal. RPA puede ayudar a automatizar totalmente estos procesos, lo que conlleva una enorme eficiencia y ahorro de costos, por no hablar de una mayor rapidez en la entrega y una mejora del servicio al cliente.  

Servicios de adquisición de pago

RPA puede utilizarse en los procesos P2P para reducir los costos operacionales y aumentar la eficiencia. Con solicitudes de compra electrónicas que se conviertan automáticamente en órdenes de compra cuando se aprueben, el enrutamiento de aprobación automatizado y la facturación electrónica, RPA puede transformar digitalmente todo el ciclo de “procura a pago”. La adopción de esta tecnología permite al equipo de compras a centrarse más en actividades de alto valor añadido, mientras que permite al departamento de cuentas por pagar ser más productivo y rentable. Las organizaciones también evitarán recargos por retraso y se beneficiarán de descuentos por pago anticipado.

Servicios de procesos financieros

Los procesos de gestión financiera, como la presupuestación, la asignación de fondos y la conciliación son ideales para RPA porque están regidos por normas y son propensos al error humano. Además, la necesidad de procesos de conciliación es muy variable, lo que la vuelve difícil de gestionar con fuerza de trabajo humana. RPA puede ayudar a estandarizar la lógica de las decisiones y a eliminar los errores, a la vez que impulsa importantes ahorros de costos mediante la utilización eficiente de los recursos.

Servicios de recursos humanos

Como una función saturada de procesos, los recursos humanos del sector público también están listos para la automatización con RPA. Las tareas que pueden automatizarse incluyen la gestión de datos, el cumplimiento, la administración de nómina, la incorporación y salida de empleados. RPA aporta una mayor eficiencia al optimizar procesos como las actualizaciones de empleados, las deducciones salariales, los cambios de contrato y los detalles de asistencia, liberando al personal para que se concentre en actividades más estratégicas.

Cómo adoptar RPA y hacerlo bien

• Desarrollar la propuesta de valor, tangible e intangible: Al desplegar la automatización como un proceso o plan, asegúrese de tener muy claro qué tipo de retorno espera de la inversión.
• Descubrir procesos y construir un canal de automatización: Los robots RPA pueden utilizarse para identificar rápidamente los procesos en los que es posible la máxima automatización, evitando un ejercicio manual que requiere mucho tiempo para trazar el mapa del canal de automatización.
• Seleccionar al socio adecuado: Seleccionar un socio de robótica que tenga un enfoque ágil y flexible, amplia experiencia trabajando con una variedad de necesidades del cliente, y que cuente con un experto en la materia en la propia empresa, a fin de proporcionar soluciones de RPA especializadas y personalizadas.
• Establecer la gobernanza: Definir las funciones y responsabilidades clave dentro del equipo interno. Por ejemplo, ¿quién supervisará, vigilará e informará sobre los proyectos de RPA y los progresos realizados a los grupos de interés?

 Para más información o para discutir cómo RPA puede ayudar a su negocio, por favor póngase en contacto con nosotros.

 Este artículo fue escrito por Allen D'Souza, Socio de Mazars, y Snehal Shah, Director de Mazars.