Best Practices im Arbeitsrecht: Homeoffice zwischen Flexibilität und Zwang

Diese Entwicklung kann jedoch erhebliche Risiken für die Unternehmen als Arbeitgeber bergen, wenn sie nicht die richtigen Richtlinien und Prozesse eingeführt haben.

Homeoffice: Häufig vorkommende Situationen

Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, seinen Mitarbeitenden Homeoffice zu ermöglichen, auch wenn immer mehr Unternehmen diese Möglichkeit anbieten.

Wir stellen jedoch fest, dass Homeoffice sehr häufig nur auf mündlichen Vereinbarungen beruht, ohne dass klare Richtlinien in einem Personalreglement oder dem Arbeitsvertrag definiert werden (z.B. prozentualer Anteil an Homeoffice, Arbeitsort, Anzahl der Tage pro Jahr). Ein solches Vorgehen, ohne Berücksichtigung aller möglichen Risiken, kann schwerwiegende Folgen in finanzieller (z.B. Unterstellung unter die Sozialversicherung eines anderen Landes, Errichtung einer Betriebsstätte im Ausland, Auswirkungen auf die Erhebung der Quellensteuer) und rechtlicher Hinsicht haben (z.B. Anspruch auf Homeoffice, Schutz der Gesundheit des Arbeitnehmers, Problematik der Arbeitszeiterfassung, Unterwerfung des Vertrags unter das Recht eines anderen Landes).

Ausserdem ist vielen Unternehmen nicht klar, was genau Homeoffice sowohl im steuerrechtlichen als auch im sozialversicherungsrechtlichen Sinne ist (z.B.: Homeoffice von zu Hause aus versus Homeoffice vom Urlaubsort aus).

Unsere Empfehlungen

Für Unternehmen ist es entscheidend, schrittweise vorzugehen, d.h.:

1.    Verständnis des Begriffs Homeoffice.

2.    Festlegen, was idealerweise umgesetzt werden soll (z.B. Anzahl der zulässigen Tage, Regelmässigkeit, mögliche Kumulierung, Recht, zusätzlich zu den Homeoffice-Tagen für eine bestimmte Zeit vom Urlaubsort aus zu arbeiten). Es kommt auch vor, dass Unternehmen die Aktualisierung oder Einführung von Regeln im Zusammenhang mit Homeoffice zum Anlass nehmen, ihre Vertragsdokumente vollständig zu überprüfen und neu zu gestalten.

3.    Prüfen Sie unter Berücksichtigung der spezifischen Elemente im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitern (z.B. Wohnsitz im Ausland, regelmässige Geschäftsreisen, Nationalität, Teilzeitarbeit), welche Einschränkungen erlassen werden und welche Punkte unbedingt geregelt werden müssen. In diesem Rahmen sollte beispielsweise anhand der konkreten Praxis des Unternehmens analysiert werden, ob:

• eine maximale Anzahl von Tagen pro Woche oder pro Kalenderjahr festgelegt werden muss (z.B. für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Ausland oder für Arbeitnehmer, die regelmässig ausserhalb der Schweiz reisen);
• eine Erstattung der Einrichtungskosten oder eine Kompensation der Kosten für den Ort, der das Homeoffice ermöglicht, gewährt werden muss (z.B. Abbau des Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers);
• bestimmten Mitarbeitern das Recht auf Homeoffice verweigert werden sollte;
• Homeoffice für das Unternehmen Risiken hinsichtlich des Datenschutzes und der Vertraulichkeit birgt;
• das im Unternehmen vorhandene Zeiterfassungssystem die Überprüfung der geltenden Regeln bzw. die Erfassung der Homeofficestage ermöglicht.

4.    Konkretisieren Sie in Form eines schriftlichen Dokuments, das entweder unilateral (z.B. Richtlinie) oder bilateral (z.B. Zusatz zum Arbeitsvertrag, Personalordnung) sein kann, die Regeln für Homeoffice innerhalb des Unternehmens.

5.    Implementieren Sie die neu festgelegten Regeln bei den Mitarbeitern. Dieser Schritt kann auch die Berücksichtigung anderer Einschränkungen erfordern, wie z.B. die Notwendigkeit einer Beurlaubung oder die Einhaltung der Regeln zum kollektiven Kündigungsschutz.

Wie können wir Ihnen helfen?

Um die mit dem Homeoffice verbundenen Risiken bestmöglich zu managen, können wir:

• eine Überprüfung der bei Ihnen bestehenden Regeln vornehmen, Risiken identifizieren und Lösungen vorschlagen;
• Ihnen helfen, Richtlinien für Homeoffice zu erstellen bzw. Sie bei der Änderung Ihrer bestehenden Richtlinien begleiten;
• Sie bei der Implementierung begleiten;
• eine oder mehrere interne Schulungen organisieren, um die Verantwortlichen im Personalwesen für dieses Thema zu sensibilisieren und ihnen Werkzeuge an die Hand zu geben, um Risikosituationen zu erkennen;
• im Falle eines konkreten Rechtsstreits mit einem Arbeitnehmer (z.B. Forderung nach Kostenerstattung, Forderung vom Urlaubsort aus zu arbeiten, Sozialversicherungspflicht in einem anderen Land, Probleme im Zusammenhang mit der Quellensteuer) bei der Analyse des Falls helfen und Ihnen die beste Vorgehensweise zum Schutz Ihrer Interessen empfehlen.

Durch einen proaktiven Ansatz können Unternehmen sicherstellen, dass das Homeoffice ein Vorteil statt eines Risikos bleibt, indem sie Flexibilität mit rechtlicher und operativer Sicherheit in Einklang bringen.

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