Dopady automatických datových schránek od ledna 2023

Oblast datových schránek spadá do kompetence Ministerstva vnitra a podrobné informace k datovým schránkám jsou v elektronické podobě zveřejněny na webové adrese Datové schránky (mojedatovaschranka.cz) a na stránkách Ministerstva vnitra na adrese https://www.mvcr.cz/clanek/datove-schranky-datove-schranky.aspx. Hlavním cílem tohoto masivního rozšíření datových schránek je především vyšší efektivita a zrychlení komunikace mezi státními institucemi a veřejností.

Kdo má mít ze zákona automaticky zřízenu datovou schránku

S účinností od 1. 1. 2023 má být datová schránka „automaticky“ ze zákona zřizována:

• každé právnické osobě zapsané v registru osob – tedy nejen právnickým osobám zřízeným zákonem, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku a organizačním složkám podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, jak tomu bylo v roce 2022, ale i právnickým osobám, které nejsou zřízeny za účelem podnikání, jako jsou např. nadace, spolky nebo společenství vlastníků;
• podnikající fyzické osobě zapsané do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku – dosud byly datové schránky těmto osobám (typicky OSVČ) zřizovány pouze na základě jejich žádosti, nyní jim však datovou schránku „podnikající fyzické osoby“ zřídí Ministerstvo vnitra „automaticky“.

Nepodnikajícím fyzickým osobám bude datová schránka založena výhradně na jejich žádost, tak jako tomu bylo doposud.

Dopady zřízené datové schránky

Jakmile bude mít osoba zpřístupněnu datovou schránku zřízenou ze zákona, vznikne jí povinnost podávat formulářová podání (např. daňová přiznání, přihlášky k registraci apod.) správci daně pouze elektronicky ve formátu a struktuře předepsané správcem daně. Nemusí k tomu však nutně využít datovou schránku, může je podat např. i prostřednictvím portálu daňové správy.

Z pohledu vzniku povinnosti podat daňové přiznání elektronicky v návaznosti na existenci datové schránky není již dnes podle účinné právní úpravy rozhodný okamžik zřízení datové schránky zřízené ze zákona, ale až její zpřístupnění. K němu dojde prvním přihlášením některé z osob definovaných Zákonem (přístupové údaje zasílá Ministerstvo vnitra bezodkladně po zřízení datové schránky), nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám.

Existence povinnosti podat přiznání výhradně elektronicky se posuzuje k okamžiku, kdy je daňové přiznání podáváno, a to ve vztahu ke konkrétnímu podateli. Pokud již podnikatel v době podávání přiznání v roce 2023 bude mít aktivní datovou schránku, tak musí být podání jedině elektronické, ale pokud schránka ještě aktivní nebude, může přiznání podat papírovou formou.

Zpřístupnění datové schránky má také podstatný dopad na formu komunikace s finančními úřady (a jejich územními pracovišti) a na doručování písemností ze strany orgánů Finanční správy ČR.  Majitelům datových schránek budou písemnosti vztahující se k jejich podnikatelské činnosti doručovány výhradně do datové schránky, ostatní písemnosti nesouvisející s podnikatelskou činností budou i po zřízení a zpřístupnění datové schránky podnikající fyzické osoby doručovány poštou.

Jak dlouho jsou zprávy v datové schránce k dispozici?

Zprávy v datové schránce jsou k dispozici po dobu 90 dnů, po této době se automaticky mažou a ke zprávám starším než 90 dní se již uživatel přímo přes datovou schránku nedostane. Má však možnost využít doplňkovou placenou službu Datový trezor, nebo si datovou zprávu stáhnout do počítače (ev. do mobilního telefonu, resp. na jakýkoli datový nosič), případně datovou zprávu archivovat na Portálu občana (bezplatná kapacita do 500 MB). Komunikace prostřednictvím datových schránek s orgány veřejné moci je bezplatná, zpoplatněná je však komerční zpráva adresovaná např. bankám, pojišťovnám, dodavatelům energií apod.

Fikce doručení připadající na víkend a svátky

Zákon obsahuje úpravu fikce doručení datové zprávy, dle které platí, že dokument (datová zpráva) odeslaný orgánem veřejné moci se považuje za doručený uplynutím 10 dnů od dodání dokumentu do datové schránky příjemce. Nejvyšší správní soud se nedávno zabýval otázkou, jak je to s okamžikem doručení v případech, kdy okamžik doručení datové zprávy fikcí připadne na sobotu, neděli nebo státní svátek. Ze závěru Nejvyššího správního soudu vyplývá, že od 1. ledna 2023 je zavedeno nové pravidlo určující, že v sobotu, neděli a státní svátky nedojde k automatickému doručení datových zpráv, které si uživatel dosud neotevřel a posledním dnem doby fikce doručení bude nejblíže následující pracovní den.

Budete-li mít k problematice datových schránek jakékoliv dotazy, neváhejte se obrátit na naše odborníky.

Autorky:

Gabriela Ivanco, manažerka daňového odddělení
Anna Klímová, editorka Mazars Tax View