Διαδικασία εσωτερικής καταγγελίας επιλήψιμων πράξεων από εργαζόμενους
Ποιοι τύποι ζητημάτων καλύπτονται από την Πολιτική αυτή;
Η παρούσα Πολιτική καλύπτει καταστάσεις όπου κάποιο άτομο (τόσο εκτός όσο και εντός της Forvis Mazars Group) θέτει ένα ζήτημα που αφορά κίνδυνο, πλημμελή εκτέλεση καθηκόντων ή παρανομία που επηρεάζει μέλη της εταιρείας, στους παρακάτω τομείς:
- Χρηματοοικονομικά, λογιστική,
- Δωροδοκία και διαφθορά,
- Αντιμονοπωλιακές πρακτικές,
- Κίνδυνος για την υγιεινή και ασφάλεια,
- Κίνδυνος για το περιβάλλον,
- Διακρίσεις και παρενόχληση.
Τα ζητήματα αυτά εδώ αναφέρονται ως «Πλημμελής εκτέλεση καθηκόντων». Η παρούσα Πολιτική δεν καλύπτει ζητήματα ή καταγγελίες σχετικά με τη δική σας προσωπική θέση εργασίας. Τυχόν τέτοια ζητήματα ή καταγγελίες θα πρέπει να τίθενται μέσω της διαδικασίας υποβολής παραπόνων της εταιρείας. Επίσης η παρούσα Πολιτική δεν αφορά κίνδυνο, πλημμελή εκτέλεση καθηκόντων ή παρανομία σε οποιονδήποτε άλλο τομέα εκτός εκείνων που παρατίθενται στην παρούσα ενότητα ή/και που επηρεάζουν άτομα που δεν είναι μέλη της εταιρείας, όπως πελάτες, προμηθευτές, κ.ά.
Προστασία σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική
Η διαδικασία εσωτερικής καταγγελίας επιλήψιμων πράξεων είναι προαιρετική και δεν θα ενεργοποιείται ποτέ η ευθύνη εργαζομένων της Forvis Mazars Group εξαιτίας της μη κοινοποίησης ενός ζητήματος εσωτερικής καταγγελίας επιλήψιμων πράξεων.
Δεν απαιτείται από εσάς να αποδείξετε τυχόν θέματα που τίθενται σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική. Μια ειλικρινής και εύλογη υποψία ότι υπάρχει ή είναι πιθανόν να υπάρχει πλημμελής εκτέλεση καθηκόντων αρκεί.
Υπό τον όρο των διατάξεων της Ενότητας «Προσωπική ευθύνη», εάν ένας εργαζόμενος της Forvis Mazars Group θέσει ένα ζήτημα σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική, δεν διατρέχετε τον κίνδυνο να χάσετε τη θέση εργασίας σας ή να υποστείτε οποιαδήποτε μορφή αντεκδίκησης ως αποτέλεσμα της καταγγελίας. Εφόσον ενεργείτε ειλικρινώς και ευλόγως, δεν έχει σημασία εάν έχετε κάνει λάθος σε σχέση με το ζήτημα που θέτετε.
Η Forvis Mazars Group δεν πρόκειται να ανεχτεί τη θυματοποίηση ή παρενόχληση μέλους του προσωπικού που έθεσε ζήτημα σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική. Κάθε ισχυρισμός για τέτοιου είδους συμπεριφορά θα λαμβάνεται σοβαρά υπ’ όψιν και, αν είναι τεκμηριωμένος, θα διερευνάται συνήθως σύμφωνα με τις πειθαρχικές διαδικασίες της εταιρείας ως πιθανό σοβαρό παράπτωμα. Οποιοσδήποτε διαπιστώνεται ότι έχει συμπεριφερθεί με αυτόν τον τρόπο σε έναν συνάδελφο ενδέχεται να απολυθεί χωρίς προειδοποίηση ή αποζημίωση αντί για προειδοποίηση.
Προσωπική ευθύνη
Κακόβουλος ψευδής ισχυρισμός σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική αποτελεί σοβαρό παράπτωμα και είναι πιθανόν να δώσει έναυσμα σε πειθαρχικές κυρώσεις ή/και δικαστική δίωξη.
Τι πρέπει να κάνετε εάν έχετε κάποιο ζήτημα
Εάν έχετε οποιοδήποτε ζήτημα που αφορά πλημμελή εκτέλεση καθηκόντων, μπορείτε να το θέσετε μέσω του Εντύπου που ακολουθεί (Τα δεδομένα δεν είναι προσβάσιμα από τις τοπικές ομάδες και το Έντυπο δεν μπορεί να αλλοιωθεί από τις τοπικές ομάδες).
Το Στέλεχος Συμμόρφωσης του Ομίλου Forvis Mazars Group [1] θα επικοινωνήσει με το Συμβούλιο Διακυβέρνησης του Ομίλου ή μόνο τα Ανεξάρτητα Μέλη του και, στο βαθμό που απαιτείται, με το Διοικητικό Συμβούλιο του Ομίλου. Σε κάθε περίπτωση, θυμηθείτε ότι τα μέλη που είναι αρμόδια για την παραλαβή και αντιμετώπιση ζητημάτων εσωτερικής καταγγελίας επιλήψιμων πράξεων υπόκεινται σε δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας.
Είναι σημαντικό ένα μέλος της ομάδας να νιώθει ότι είναι σε θέση να αναφέρει ζητήματα χωρίς το φόβο της αντεκδίκησης. Ως εκ τούτου, ισχυρισμοί θυματοποίησης σε τέτοιου είδους καταστάσεις θα λαμβάνονται υπ’ όψιν πολύ σοβαρά και θα λαμβάνονται πειθαρχικά μέτρα έναντι κάθε μέλους του προσωπικού που διαπιστώνεται ένοχο τέτοιου είδους συμπεριφοράς.
Εμπιστευτικότητα
Οποιοδήποτε ζήτημα τίθεται σύμφωνα με την παρούσα Πολιτική θα παραμένει εμπιστευτικό μεταξύ του ατόμου που θέτει το ζήτημα, του Στελέχους Συμμόρφωσης του Ομίλου Mazars και, στο βαθμό που είναι απαραίτητο, οποιουδήποτε άλλου μέλους που θα ενημερωνόταν για το ζήτημα. Συνεπώς, κάθε πληροφορία που παρέχετε σύμφωνα με την παρούσα διαδικασία θα παραμείνει επίσης εμπιστευτική, συμπεριλαμβανομένης της ταυτότητάς σας.
Αναφορικά με αυτό, θυμηθείτε ότι τα ζητήματα δεν μπορούν να τίθενται ανωνύμως και πρέπει να παράσχετε στοιχεία της ταυτότητάς σας, τα οποία θα παραμένουν πάντα εμπιστευτικά και δεν θα γνωστοποιηθούν ποτέ στο μέλος που αποτελεί θέμα του ζητήματος.
Ανάλογα με τη φύση του θέματος που έχετε θέσει, η εταιρεία ενδέχεται να υποχρεώνεται εκ του νόμου να κοινοποιήσει μέρος ή το σύνολο των πληροφοριών σε τρίτο μέρος. Θα ενημερωθείτε εάν γίνουν τέτοιου είδους κοινοποιήσεις.
Κατά τη διερεύνηση του ζητήματος, το Στέλεχος Συμμόρφωσης του Ομίλου ενδέχεται να απαιτήσει να παρέχετε περισσότερες πληροφορίες. Η συνεργασία σας αφού θέσετε το θέμα είναι απαραίτητη για τη σωστή διερεύνηση του ζητήματός σας.
Αφού διερευνηθεί το θέμα, θα σας δοθεί μια έκθεση των ευρημάτων. Αν έχετε θέσει ένα ζήτημα που αποδεικνύεται τεκμηριωμένο, τα ευρήματα της έρευνας θα αναφερθούν επίσης και στο σχετικό Επικεφαλής Διοικητικής Μονάδας που θα λάβει κατάλληλα μέτρα.
Κακόβουλοι ισχυρισμοί σχετικά με τις δραστηριότητες μιας εταιρείας της Forvis Mazars Group σε άτομα εκτός της εταιρείας θα αποτελούν σοβαρό παράπτωμα και θα διερευνώνται σύμφωνα με τη πειθαρχική διαδικασία της εταιρείας. Οποιοσδήποτε διαπιστώνεται ότι έχει προβεί σε κακόβουλο ισχυρισμό ενδέχεται να απολυθεί χωρίς προειδοποίηση ή αποζημίωση αντί για προειδοποίηση.
Τήρηση αρχείων
Το Στέλεχος Συμμόρφωσης του Ομίλου Forvis Mazars Group θα τηρεί ένα κεντρικό αρχείο όλων των ζητημάτων, και θα αναφέρει την έκβαση των ερευνών στο Εθνικό Διοικητικό Συμβούλιο και στα Ανεξάρτητα Μη εκτελεστικά Μέλη της εταιρείας.
Ζητήματα που δεν βρίσκονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής θα καταστρέφονται άμεσα ή θα καταγράφονται σε ξεχωριστό σύστημα. Όσα ζητήματα βρίσκονται εντός του πεδίου εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής αλλά δεν καταλήγουν σε πειθαρχική ή δικαστική διαδικασία δεν θα φυλάσσονται για περισσότερο από 2 μήνες μετά η λήξη της έρευνας. Όσα ζητήματα καταλήγουν σε πειθαρχική ή δικαστική διαδικασία θα φυλάσσονται έως του τέλους των διαδικασιών.
Η Mazars χρησιμοποιεί κάθε κατάλληλο μέτρο ασφαλείας για να διασφαλίσει την προστασία των πληροφοριών που συλλέγονται στο πλαίσιο της παρούσας Πολιτικής, σε εναρμόνιση με την παρούσα Πολιτική απορρήτου και με όλους τους ισχύοντες κανονισμούς.
Δικαίωμα πρόσβασης και τροποποίησης
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, εναντίωσης και διόρθωσης των δεδομένων που σας αφορούν και αίτησης για τροποποίηση ή διαγραφή αυτών, αν είναι λανθασμένα, ατελή ή απαρχαιωμένα, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς προστασίας δεδομένων. Για άσκηση τέτοιου είδους δικαιωμάτων, χρησιμοποιήστε το Έντυπο επικοινωνίας εργαζομένων που ακολουθεί.
[1] Από τον Ιανουάριο 2015, το Επικεφαλής Στέλεχος Συμμόρφωσης του Ομίλου είναι ο Jean-Luc Barlet.