Projet d’intégration d’outil EPM : pièges à éviter et facteurs clés de succès

Qu’est-ce qu’un outil EPM et à quoi sert-il ?

On peut alors comprendre pourquoi les outils EPM (Entreprise Performance Management) sont aussi convoités. Ces outils de pilotage de la performance, permettent d’analyser les données passées pour optimiser les prises de décisions futures. Qu’il s’agisse de suivi des ventes, de pilotage RH, de performance budgétaire, de contrôle de gestion ou de suivi logistique, l’objectif reste le même : se projeter dans l’avenir pour mieux piloter l’évolution de l’activité.

Concrètement, le but de l’EPM est de donner les clés à une organisation pour produire un travail de qualité en diminuant le temps passé et les coûts qu’il génère.

Déployer un outil EPM permet de : 

• Standardiser le langage, les formats, les référentiels, afin que tour le monde puisse se comprendre en parlant la même langue.  
• Centraliser les données dans une source de vérité unique.
• Fiabiliser en industrialisant et en structurant les processus métier afin d’être en mesure de contrôler les données et les saisies.
• Communiquer en mettant la donnée à disposition de façon sécurisée.
• Performer par la simulation et la consolidation en temps réel.

Entre avant et après le déploiement de l’outil, les périmètres d’analyse, de contrôle et les typologies de simulation, peuvent être plus que doublés. Tout cela au profit d’un contrôle et d’un pilotage plus précis. 

L’évolution du pilotage de la performance

Il y a 10 ans la norme était d’avoir une solution EPM dotée d’une interface sur Excel (Add-in Excel) pour naviguer et faire des simulations. Les projets d’intégration de solutions EPM étaient principalement gérés en cycle en V. Les limites de cette méthode sont maintenant évidentes :

• les modèles de données étaient relativement rigides,
• les phases de conception et de spécification étaient longues et coûteuses,
• les effets tunnel débouchant sur une application ne répondant pas au besoin des utilisateurs étaient communs,
• les outils étaient robustes, mais les coûts d’évolution et de migration, élevés.

Aujourd’hui, on remarque une orientation forte vers l’utilisation full web et une mise en place dans le cloud. Les outils sont plus « agiles » et plus « accessibles ». L’intégrateur peut vendre une application « Clés en main » comme il y a 10 ans, mais aujourd’hui, il peut aussi se positionner en « Coaching ». C’est-à-dire qu’il accompagne le client dans la réalisation de son projet d’implémentation réalisé en interne, directement par les métiers.

Les freins potentiels dans un projet d’intégration d’outil EPM

L’intégration d’un outil EPM peut être freinée par un manque de rigueur dans plusieurs aspects important du projet. Les retards (voir les marches arrière) dans les projets d’intégration d’outil EPM sont principalement dus aux éléments suivants :

• Le manque de disponibilité des métier
• Le manque d’anticipation technique ou des spécifications fonctionnelles incomplètes
• Le manque de communication et de transparence
• Les tensions entre parties civiles ou physiques

Le manque de disponibilité et de préparation de la part des métiers est le facteur principal de ralentissement d’un projet. L’investissement des métiers dans le projet est essentiel pour éviter tout risque de décalages du planning, d’expression incomplète des besoins ou de lenteur dans la prise de décision…

Le manque d’anticipation technique et fonctionnelle dans la conception peut gravement affecter votre planning, de nombreux projets ont ainsi dû être refait de zéro. D’autre part, cela ne fera que provoquer des régressions et la perte d’adhésion des utilisateurs.

5 pièges à éviter dans un projet d’intégration d’outil EPM

Piège n°1 : s’engager dans une méthode agile sans s’assurer que toutes les parties aient la capacité d’appliquer cette agilité. L’agilité est une culture d’entreprise, la méthode agile est une méthode rigoureuse qui nécessite une implication organisationnelle durable (formations, changements organisationnels et dans les processus).

Piège n°2 : se dire que le besoin est fixe et n’évoluera pas ou peu. Il faut systématiquement anticiper et mettre en place une solution technique évolutive quitte à augmenter la charge de travail, mais c’est un coût qui sera récupéré par la suite. Un conseil : limitez les développements statiques.

Piège n°3 : limiter l’intégrateur qu’aux actions d’intégration. L’intégrateur a aussi le devoir de conseiller, il ne doit pas seulement demander au client quels sont ses besoins mais doit pouvoir mettre en évidence des besoins qu’ils ne verraient pas et proposer des solutions. D’autre part, ces discussions en toute bienveillance permettent d’établir une relation de confiance entre l’intégrateur et le client.

Piège n°4 : sous-estimer la charge de travail. Même si un sujet peut avoir l’air facile, il faut partir du principe que rien est anodin et traiter tous les sujets avec le même sérieux.

Piège n°5 : négliger la mise à jour des référentiels. Charger des fichiers de référentiels peut paraitre simple, mais une erreur de saisie dans le fichier peut vite créer des problèmes (double agrégation d’un élément, perte de droit utilisateurs, génération d’éléments d’organisation non voulus, etc). Il faut s’assurer de cadrer la fonctionnalité de mise à jour de référentiel de donnée qui sont à la main des utilisateurs.

Les clés pour réussir l’intégration de son outil EPM

La réussite d’un projet d’intégration EPM repose énormément sur les phases en amont et celles de mise en place du projet. Ce sont ces phases qui définissent le contexte et l’environnement de travail dans lequel vont conjointement évoluer le client et l’intégrateur.

Dès la demande de proposition (ou RFP), il faut :

• Être pragmatique : identifier les risques, les freins lors de l’étude du dossier et lors des échanges Q/R.
• Être réaliste : ne pas proposer un projet impossible à produire dans les délais et coûts impartis.

Les facteurs clés de réussite du projet peuvent être répartis dans 3 aspects :

L’aspect humain : il faut s’assurer de la disponibilité de l’équipe client et l’impliquer tout au long du projet. Il est important d’établir une relation de confiance entre l’équipe client et l’équipe d’intégration (transparence, communication, disponibilité).

L’aspect gestion: il faut bien étudier la complexité d’implémentation au préalable pour proposer une équipe adaptée. Quant à la formation et l’acculturation : le client comme l’intégrateur doit connaitre les contraintes de chacun. Cela peut passer par l’organisation d’initiations, et d’ateliers de prises de connaissance. L’essentiel est de rester simple, concret, visuel, et de fonctionner par itérations.

L’aspect implémentation: il faut obligatoirement un Lead-tech ou Expert pour cadrer tous les développements. Pour réaliser correctement l’implémentation, il faut bien veiller à responsabiliser chaque membre de l’équipe d’intégration sur des périmètres applicatifs différents.