Příjem si můžete zvýšit o cestovní náhrady. Co je třeba splnit, 25.6.2015

Na jakou pracovní cestu mohou zaměstnanci použít vlastní automobil a jaká doba se do pracovní cesty započítá?
 Pracovní cestou se pro účely cestovních náhrad rozumí doba od nástupu zaměstnance na cestu k výkonu práce do jiného místa, než je jeho pravidelné pracoviště, včetně výkonu práce v tomto místě a návratu zaměstnance z této cesty.
 
 Mohu použít na služební cestu vlastní auto i bez souhlasu zaměstnavatele?
 Zaměstnanec si svévolně nemůže určit, zda využije vlastní soukromé auto pro služební cestu, či nikoliv. Při vyslání zaměstnance na služební cestu musí zaměstnavatel s použitím soukromého auta zaměstnance souhlasit. Pokud zaměstnanec vlastní vůz použije, je vhodné mít to schváleno písemně, zejména pro případnou dopravní nehodu.
 
 A je možné, aby mi zaměstnavatel nařídil použít na pracovní cestu vlastní automobil?
 Ne, zaměstnavatel vám to nemůže nařídit. V praxi je tedy potřeba, aby zaměstnanec použil své auto pro pracovní účely pouze na základě dohody se zaměstnavatelem nebo na základě žádosti zaměstnavatele, se kterou souhlasí. V případě, že pracovní cesty zaměstnanců nejsou příliš časté, přináší využívání jejich soukromých aut zaměstnavatelům značné finanční úspory, neboť jim to umožňuje snížit počet firemních aut. Rozsáhlý vozový park by totiž byl v tomto případě neefektivní.
 
 Jestliže soukromé auto použiji, jak vysoká je náhrada?
 Náhrada jízdních výdajů se poskytuje za každý kilometr jízdy i za spotřebované pohonné hmoty. Podle vyhlášky ministerstva práce a sociálních věcí (č. 328/2014 Sb.) činí základní náhrada za jeden kilometr nejméně 3,70 korun u osobních silničních automobilů a 7,40 korun u nákladních aut. Firmy však mohou ve vnitřní směrnici určit i vyšší náhradu u osobního vozu, například sedm korun za jeden kilometr. Jestliže však sazba před pracovní cestou určena není, použije se při výpočtu náhrady základní sazba ve výši 3,70 korun na kilometr.
 
 Jak doložit, kolik stály pohonné hmoty za ujeté kilometry?
 Cenu za pohonné hmoty doloží zaměstnanec buď příslušnými doklady, nebo se použijí průměrné ceny stanovené vyhláškou ministerstva práce a sociálních věcí. V roce 2015 činí průměrná cena za jeden litr pohonné hmoty 35,90 korun u automobilového benzínu 95oktanového, 38,30 korun u automobilového benzínu 98oktanového a 36,10 korun u motorové nafty.
 
 Kdy je výhodnější použít skutečné výdaje a doložit je dokladem?
 Zaměstnanci se mohou v praxi sami rozhodnout, zdali využijí skutečných výdajů za pohonné hmoty nebo uplatní tyto výdaje v částce stanovené vyhláškou. Ceny pohonných hmot během roku kolísají a u jednotlivých společností se liší. Je-li cena za nakoupené pohonné hmoty vyšší než částka stanovená vyhláškou, pak je vhodné použít skutečné ceny. Jestliže je cena nižší, potom je finančně výhodnější využít cenu stanovenou vyhláškou .
 
 Dokdy je třeba vyúčtovat pracovní cestu?
 Zaměstnanec by měl do deseti pracovních dní od skončení pracovní cesty předložit zaměstnavateli vyúčtování pracovní cesty a všechny potřebné doklady pro provedení vyúčtování cestovních náhrad. Aby bylo možné při případné kontrole všechny nároky prokázat, je vhodné mít všechny doklady v písemné formě, počínaje dohodou o používání soukromého auta přes cestovní příkaz a vyúčtováním pracovní cesty konče.
 
 A jak je to se zdaněním vyplacené náhrady při použití vlastního auta?
 Náhrada za každý kilometr jízdy je na straně zaměstnance osvobozena od daně z příjmů a povinného pojistného do hodnoty 3,70 korun na kilometr u osobního auta a 7,40 korun na kilometr u nákladního auta. Částky nad uvedenou hranici jsou ale pro zaměstnance již zdanitelným příjmem.
 
 Proč je stanoven limit, do kterého se neplatí daň?
 Stanovením limitu pro daňové osvobození je docíleno toho, aby někteří zaměstnavatelé institut náhrady mzdy za použití soukromého auta nezneužívali tím, že by náhrady tvořily hlavní část příjmů zaměstnance, zatímco jeho základní mzda by byla nízká. Protože se z náhrady za použití vlastního auta do limitu neplatí sociální pojištění, nemá tento příjem vliv na výši státního důchodu, výpočet nemocenských dávek nebo výpočet podpory v nezaměstnanosti. U zaměstnavatele jsou náhrady daňově uznatelným výdajem i při náhradě nad limit. Z částky náhrady nad limit platí povinné pojistné nejenom zaměstnanec, ale i zaměstnavatel.
 
 Je možné, aby mi zaměstnavatel proplatil i dojíždění do práce vlastním autem?
 Náhradu za použití vlastního auta je možné využít pouze pro služební cesty. Někteří zaměstnavatelé však proplácejí svým zaměstnancům i dopravu vlastním autem do zaměstnání a zpět. V těchto případech se však nejedná o proplácení náhrad a nelze využít daňového osvobození. Při proplácení dopravy zaměstnance do práce a z práce vlastním vozidlem se jedná tedy o zdanitelný příjem. Jiná situace by byla v případě dočasného přeložení zaměstnance. Potom by bylo dočasné dojíždění do práce mimo pravidelné pracoviště chápáno jako pracovní cesta, pak by náhrada za použití soukromého auta mohla být vyplacena.
 

Publikováno na serveru iDNES.cz dne 25.6.2015.