Die MWST-Jahresabstimmung: Verpassen Sie nicht die letzte Stufe

Was bedeutet "MWST-Jahresabstimmung"?

Die Umsatzabstimmung erfasst alle steuerbaren und nicht steuerbaren Umsätze sowie auch diejenigen Umsätze, welche nicht als Entgelt qualifizieren. Eine Abstimmung der Vorsteuer muss ebenfalls vorgenommen werden. Trotz der Komplexität und des Umfangs der erforderlichen Arbeiten sieht die ESTV keine Formvorschriften vor, wie die notwendigen Unterlagen durch die steuerpflichtige Person zu erstellen und bei der ESTV einzureichen sind. Nichtsdestotrotz ist es im Falle einer potenziellen MWST-Kontrolle elementar, dass die Umsatz- und Vorsteuerabstimmung für die jeweilige Steuerperiode vollständig und klar für dritt Personen dokumentiert sind.

Ziel der Jahresabstimmung ist es, anwendbare MWST-Grundsätze sowie die korrekte Meldung als auch Abführung der MWST gegenüber der ESTV für die betroffenen Steuerperiode zu prüfen. Allfällig festgestellte Mängel in den Steuerabrechnungen müssen mittels einer separaten Abrechnung der ESTV mitgeteilt / abgerechnet werden (sogenannte 5. MWST-Abrechnung). Diese Jahresabstimmung umfasst ebenfalls die geltend gemachten Vorsteuerabzüge. Konkret muss kontrolliert werden, ob die MWST je nach Art der Leistung korrekt qualifiziert und abgerechnet wurde. Diese Jahresabstimmung wird nach der Finalisierung der Jahresrechnung durchgeführt, um die Vollständigkeit der berücksichtigten Informationen zu gewährleisten. Erfahrungsgemäss ist diese Arbeit aufwändiger, insbesondere wenn Vorsteuerkorrekturen im Zusammenhang mit ausgenommenen Leistungen oder Subventionen notwendig sind.

Die 5. MWST-Abrechnung

Diese 5. MWST-Abrechnung muss innerhalb von 180 Tagen nach Ende des Geschäftsjahres eingereicht werden. Wie bereits vorstehend erwähnt handelt es sich bei dieser 5. MWST-Abrechnung um eine Ergänzung der bereits eingereichten Steuerabrechnungen. Im MWST-Formular sind deshalb nur die Differenzen zu den bisher eingereichten Abrechnungen zu deklarieren. Mit anderen Worten: Wenn keine Mängel festgestellt werden, ist eine 5. MWST-Abrechnung nicht notwendig.

Die MWST-Jahresabstimmung dient der ESTV als Nachweis, dass die steuerpflichte Person ihren MWST-Verpflichtungen gesetztes konform nachgekommen ist. Sie kann von der ESTV jederzeit angefordert werden. Im Falle einer MWST-Kontrolle erwartet die ESTV, dass die steuerpflichte Person die jährlichen Umsatzabstimmungen innerhalb einer bestimmten Frist (in der Regel innerhalb einiger Tage) für die letzten fünf Jahre offenlegen kann.

Die ESTV geht von einer ordnungsgemässen MWST-Deklaration und Abführung aus, wenn die steuerpflichtige Person nicht innerhalb von 180 Tagen nach Abschluss der Abrechnungsperiode eine entsprechende 5. MWST-Abrechnung mit den Korrekturen einreicht. Ist nach Ablauf von 240 Tagen seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres keine MWST-Jahresabstimmung eingegangen, geht die ESTV davon aus, dass die von der steuerpflichtigen Person eingereichten MWST-Abrechnungen vollständig und korrekt sind und die Steuerperiode finalisiert ist. Für die steuerpflichtige Person kann das Fehlen von einer solchen 5. MWST-Abrechnung zu einer schwerwiegenden Pflichtverletzung führen, die in bestimmten Fällen sogar zu einer Busse führen kann.

Es empfiehlt sich zuerst eine Übersicht der MWST-Schwerpunkte im Zusammenhang mit der eigenen geschäftlichen Tätigkeit zu machen. Gestützt auf diese Übersicht kann eine detaillierte MWST-Analyse vorgenommen werden und allfällige MWST-Risiken können erkannt werden. Dies ermöglicht die Implementierung von Massnahmen wie auch Prozessen sowie die notwendige Dokumentation innerhalb einer Sinnvollen Zeit zu herstellen und vermeidet zukünftige MWST-Risiken. Unabhängig von der Qualität der Arbeit, die bei der Erstellung der quartalsweisen MWST-Abrechnungen, kann es sein, dass zum Beispiel aufgrund neuer Gesetzgebungen eine MWST-Abstimmung notwendig ist.

Eine Verpflichtung nicht ohne Folgen

Auf dem nachdeklarierten Steuerbetrag ist ein Verzugszins geschuldet, sofern der Steuerbetrag nach dem Verfalldatum der betreffenden Steuerperiode (mittlerer Verfall) bezahlt wird. Der Zinssatz beträgt ab dem 1. Januar 2021 4%.

Die Nichteinhaltung der Pflicht zur Erstellung der MWST-Jahresabstimmung stellt eine Verletzung der Verfahrenspflichten dar und wird mit einer Busse bestraft. Dabei spielt es keine Rolle, ob die steuerpflichtige Person fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt hat.

Obwohl die Erstellung einer Jahresabstimmung zeitaufwendig erscheinen kann, ist sie sehr empfehlenswert. Durch eine korrekt erstellte MWST-Jahresabstimmung können die steuerlichen Konsequenzen (Nachzahlungen mit Verzugszinsfolgen) in einem erheblichen Umfang reduziert werden. Zudem erleichtert eine solche Jahresabstimmung ebenfalls eine mögliche MWST-Kontrolle durch die ESTV.

Beitrag von Fanny Tâche, Vanessa Cilio und Laurent Bovet