Revisal – elementul de care trebuie să țină cont orice angajator și angajat, indiferent de domeniul în care activează

Data publicării: 10 iunie 2024

Cuprins:
1. Revisal – scurtă prezentare a acestui instrument electronic 
     1.1. Ce este Revisal și de ce este atât de important?
     1.2. Ce înseamnă Revisal – impactul pe care acesta îl are pentru orice firmă sau instituție
2. Revisalul – care sunt obligațiile ce țin de acesta?
     2.1. Ce este un Revisal și cum să respecți termenele impuse de lege?
     2.2. Ce salariu se trece în Revisal – veniturile, sporurile și alte date ce trebuie trecute în registru de către angajator

1. Revisal – scurtă prezentare a acestui instrument electronic

Revisal este acronimul pentru `Registrul Electronic de Evidență a Salariaților" și reprezintă un sistem electronic gestionat de Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă (ANOFM) din România. 

Scopul principal al Revisalului este de a înregistra și de a gestiona toate datele referitoare la angajații din companii și instituții, asigurând transparență, precizie și conformitate cu legislația muncii din țară.

1.1. Ce este Revisal și de ce este atât de important?

Fiind introdus în Codul Muncii prin Hotărâre de Guvern, despre Revisal se poate spune că este un element ce nu trebuie trecut cu vederea, ce trebuie respectat atât de angajator, cât și de angajat. Iată de ce este atât de important:

• Conformitate cu legea

Prin intermediul acestui sistem, angajatorii sunt obligați să înregistreze toți angajații, contractele lor de muncă, modificările contractelor, precum și toate evenimentele legate de angajați, inclusiv suspendările, concediile sau încetarea contractelor. Acest lucru contribuie la respectarea legislației muncii, evitând sancțiunile și litigiile.

• Transparență

Revisalul aduce transparență în relația dintre angajatori și angajați. În acest fel, angajații au acces la propriile lor date și pot verifica dacă informațiile personale și profesionale sunt corecte. Această transparență încurajează respectul reciproc și previne abuzurile din partea angajatorilor.

• Managementul resurselor umane

Revisalul facilitează gestionarea resurselor umane. Prin intermediul acestui sistem, angajatorii pot urmări cu ușurință istoricul angajaților, pot anticipa nevoile de personal și pot planifica eficient tot ce ține de HR și salarizare, chiar și de recrutare și formare. De asemenea, permite o administrare mai eficientă a concediilor, a programelor de lucru și a altor aspecte legate de resurse umane.

• Eliminarea birocrației

Sistemul a contribuit semnificativ la eliminarea birocrației asociate gestionării resurselor umane. Înainte de introducerea Revisalului, înregistrarea tuturor datelor manual era consumatoare de timp și încuraja apariția erorilor. În prezent, informațiile pot fi introduse și actualizate rapid, ceea ce reduce costurile administrative și crește eficiența.

Pentru a înțelege mai bine funcționarea Revisalului, trebuie să cunoști câteva dintre componentele cheie ale sistemului:

• Înregistrarea angajaților: Angajatorii trebuie să înregistreze toți angajații în sistem, furnizând informații detaliate despre aceștia, cum ar fi nume, CNP (Cod Numeric Personal), adresa, calificările, poziția și salariul.
• Contractele de muncă: Revisalul conține informații despre contractele de muncă ale angajaților, inclusiv tipul de contract, data începerii și a încetării, durata contractului, salariul și orice modificări ulterioare.
• Evenimente legate de angajați: Sistemul înregistrează evenimente precum suspendarea temporară a contractului de muncă, concediile medicale, de maternitate sau paternitate, precum și orice alte schimbări ce țin de statusul angajaților.
• Rapoarte și declarații: Revisalul permite generarea de rapoarte și declarații pentru autoritățile fiscale și de ocupare a forței de muncă. Aceste rapoarte trebuie depuse periodic pentru a demonstra conformitatea cu legea în vigoare.
• Accesul angajaților: Angajații au dreptul de a accesa propriile lor date în sistem și de a verifica informațiile înregistrate despre ei. Această funcționalitate sporește transparența și asigură că datele sunt corecte.

1.2. Ce înseamnă Revisal – impactul pe care acesta îl are pentru orice firmă sau instituție

Implementarea acestui sistem a avut un impact semnificativ asupra mediului de afaceri din România. Iată câteva dintre modurile în care acesta a influențat relațiile de muncă:

• Reducerea litigiilor: Prin înregistrarea precisă a tuturor evenimentelor legate de angajați, Revisalul ajută la reducerea litigiilor și disputelor dintre angajatori și angajați. Ambelor părți li se oferă o sursă de înregistrare pentru toate drepturile și obligațiile lor.
• Conformitate cu legislația: Revisalul a forțat angajatorii să respecte mai atent legislația muncii din România. Nonconformitatea poate atrage sancțiuni financiare și juridice, iar Revisalul ajută la evitarea acestor consecințe.
• Eficiența resurselor umane: Gestionarea resurselor umane a devenit mai eficientă datorită acestui sistem. Companiile pot analiza datele pentru a lua decizii informate despre personal, concentrându-se pe tot ce ține de serviciile administrative, economisind timp și resurse.
• Transparență și încredere: Revisalul a adus un nivel mai mare de transparență în relația dintre angajatori și angajați. Acest lucru contribuie la construirea încrederii și la o comunicare mai bună între părți.

Acest sistem electronic oferă beneficii pentru angajatori și angajați, asigurând conformitatea cu legislația muncii, simplificarea proceselor administrative și creșterea transparenței. Este important ca angajatorii să investească timp și resurse în înțelegerea și utilizarea corectă a acestui sistem pentru a putea beneficia de avantajele pe care le oferă.

2. Revisalul – care sunt obligațiile ce țin de acesta?

Când vine vorba despre înscrierea angajaților într-un astfel de registru electronic, firmele și instituțiile trebuie să respecte o serie de obligații.

Angajatorii, indiferent dacă sunt persoane fizice ori juridice, instituții sau autorități juridice, au obligația de a transcrie în Revisal tot ce ține de angajații lor. Fiind un registru de tip electronic, la acesta au acces cei de la Inspectoratele de Muncă Teritoriale, care, totodată, sunt responsabili să verifice dacă angajatorii au respectat termenele de transcriere a datelor angajaților. În cazul în care se constată nereguli, angajatorul riscă să primească amenzi. 

2.1. Ce este un Revisal și cum să respecți termenele impuse de lege?

• Înregistrarea angajatorului în Revisal: Primul pas este înregistrarea angajatorului în sistemul Revisal. Această înregistrare se face la Agenția Națională pentru Ocuparea Forței de Muncă (ANOFM) sau prin intermediul platformei online dedicate în acest sens.
• Înregistrarea angajaților: Angajatorul trebuie să înregistreze în sistem toți salariații la momentul angajării. Aceasta trebuie făcută în termen de 20 de zile de la data angajării.
• Contractele de muncă: Orice contract de muncă, indiferent de tipul acestuia (perioadă nedeterminată, determinată, timp parțial etc.), trebuie înregistrat în Revisal în termen de 20 de zile de la data încheierii contractului. Detaliile contractului, inclusiv momentul începerii, durata, salariul și poziția, trebuie să fie introduse corect în sistem.
• Modificări ale contractelor: Orice modificare adusă contractelor de muncă, precum creșterea salarială, schimbarea poziției sau orice altă schimbare semnificativă, trebuie raportată și înregistrată în Revisal în termen de 20 de zile de la data modificării.
• Evenimente legate de angajați: Revisalul trebuie actualizat pentru a reflecta toate evenimentele legate de angajați, cum ar fi suspendarea temporară a contractului de muncă, concediile medicale, de maternitate sau paternitate, pentru creșterea copilului și orice alte aspecte care influențează statutul angajatului.
• Depunerea rapoartelor și declarațiilor: Angajatorul este responsabil de generarea și depunerea rapoartelor și declarațiilor necesare autorităților fiscale și de ocupare a forței de muncă. Aceste rapoarte trebuie depuse la timp, iar toate informațiile trebuie să fie corecte și aduse la zi.
• Accesul angajaților: Angajații au dreptul de a accesa propriile date în Revisal și de a verifica dacă informațiile sunt corecte. Acest lucru sporește transparența și asigură că datele sunt protejate și precise.
• Menținerea datelor actualizate: Angajatorii trebuie să mențină datele din Revisal actualizate în permanență. Aceasta include înregistrarea promptă a oricăror schimbări ce țin de angajat ori de contractele de muncă.

Pentru a respecta eficient obligațiile Revisal, angajatorii pot lua în considerare următoarele măsuri:

• Formare și instruire: Asigură-te că personalul responsabil cunoaște totul despre Revisal, fiind instruit cu privire la procedurile și regulile acestui sistem.
• Software de gestionare a resurselor umane: Utilizează un software de gestionare a resurselor umane pentru a simplifica și automatiza procesele legate de Revisal. Aceste programe pot ușura introducerea și gestionarea datelor, reducând riscul de erori.
• Monitorizare și actualizare constantă: Monitorizează regulat Revisalul pentru a identifica și corecta orice neconcordanțe sau erori. Totodată, este important ca toate datele să fie actualizate în permanență, în special atunci când apar modificări în contractele de muncă sau evenimente legate de angajați.
• Respectarea termenelor limită: Ține cont de termenele limită pentru înregistrarea datelor și depunerea rapoartelor. Este recomandat să depui toate informațiile înainte de expirarea termenelor pentru a evita sancțiunile.
• Consultarea specialiștilor: Dacă nu ești sigur cu privire la procedurile ce țin de Revisal, ai posibilitatea de a colabora cu Mazars în România, firmă specializată în audituri și consultanță, ori cu un avocat cu abilități în legislația muncii.

2.2. Ce salariu se trece în Revisal – veniturile, sporurile și alte date ce trebuie trecute în registru de către angajator

Nerespectarea obligațiilor legate de Revisal poate avea consecințe serioase pentru angajatori. ANOFM și alte autorități pot impune sancțiuni financiare pentru încălcările legate de administrarea incorectă a datelor personale, dar și a celor salariale ori care țin de concediile plătite sau neplătite. Aceste sancțiuni pot varia în funcție de gravitatea încălcării și pot ajunge chiar și la sume importante.

În plus, angajatorii care nu respectă regulile Revisalului pot fi implicați în litigii cu angajații lor. Neconcordanțele între datele înregistrate în sistem îi pot determina pe angajați să își solicite drepturile, inclusiv salariile, concediile plătite sau alte beneficii.

Acest sistem este esențial pentru o administrare eficientă a resurselor umane și pentru respectarea legislației muncii în România. Neconformitatea poate avea consecințe grave, de la sancțiuni financiare la litigii costisitoare. Prin urmare, este important ca angajatorii să acorde atenție maximă îndeplinirii cu exactitate și în timp util a acestor obligații. Respectarea acestor reguli nu numai că ajută la evitarea problemelor legale, dar și la consolidarea încrederii și a relațiilor de muncă sănătoase între angajatori și angajați.

Acum că ai înțeles ce înseamnă Revisalul, trebuie să cunoști și ce date trebuie incluse în sistem.

Ce date personale sunt trecute în Revisal?

• Numele și prenumele: Informații despre numele complet al angajatului sunt înregistrate pentru identificarea acestuia.
• Codul Numeric Personal (CNP): CNP-ul este un număr unic atribuit fiecărui cetățean român și este esențial pentru identificarea personală și fiscală a angajatului.
• Data și locul nașterii: Aceste date sunt înregistrate pentru identificare și pentru calcularea vârstei angajatului, fiind relevante în multe situații, inclusiv pentru concediile de maternitate sau paternitate ori pentru pensionare.
• Sexul: Este înregistrat pentru a se asigura că se respectă normele privind turele de noapte și programul de lucru.
• Cetățenia: Informații despre cetățenia angajatului sunt înregistrate pentru identificarea statutului său de cetățean român sau străin.
• Adresa de domiciliu și adresa de corespondență: Aceste date sunt înregistrate pentru a asigura o comunicare eficientă între angajator și angajat și pentru a trimite documente relevante.

Ce date legate de locul de muncă sunt trecute în Revisal?

• Tipul contractului de muncă: Revisalul înregistrează informații despre tipul de contract de muncă, inclusiv pe perioadă nedeterminată, determinată, cu timp parțial ori complet, precum și alte tipuri de contracte.
• Data începerii contractului de muncă: Acesta este momentul în care angajatul a început efectiv să lucreze pentru firmă sau instituție și a semnat contractul de muncă.
• Durata contractului de muncă: Specifică perioada pentru care contractul este valabil. Această informație este relevantă în special pentru contractele pe perioadă determinată.
• Salariul: Informații despre salariul brut al angajatului, precum și despre orice alte beneficii, sporuri sau adaosuri incluse în contractul de muncă. 
• Poziția sau funcția: Titlul sau descrierea postului ocupat de angajat.
• Orarul de lucru: Revisalul poate să includă și orarul de lucru al angajatului, inclusiv programul zilnic și săptămânal.
• Evenimente legate de locul de muncă: Sistemul înregistrează evenimente precum suspendarea temporară a contractului de muncă, concediile medicale, de maternitate sau paternitate și alte evenimente care afectează statutul angajatului în cadrul companiei.

Ce salarii și sporuri se trec în REVISAL?

În ceea ce privește salariul, în Registrul General de Evidență a salariaților se trece doar salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile și alte adaosuri, exact așa cum sunt acestea prevăzute în Contractul Individual de Muncă al angajatului sau în Contractul Colectiv de Muncă, după caz.

În concluzie, Revisalul reprezintă o componentă vitală pentru gestionarea resurselor umane în România, având o importanță majoră pentru atât angajați, cât și angajatori.
Pentru angajați, sistemul aduce beneficii semnificative prin asigurarea transparenței în ceea ce privește drepturile lor și toate aspectele legate de contractele de muncă. Ei au acces la propriile lor date, pot asigura corectitudinea informațiilor și pot fi siguri că beneficiile precum salariile, concediile și asigurările sociale sunt gestionate în mod corect. Acest nivel de transparență contribuie la încrederea angajaților în organizație și le oferă instrumentele necesare pentru a-și proteja interesele.

Pe de altă parte, angajatorii beneficiază de Revisal prin administrarea eficientă a  resurselor umane. Sistemul automatizează procesele, reduce birocrația, reduce riscul de erori umane și asigură respectarea legislației muncii. Angajatorii pot gestiona cu ușurință contractele de muncă, pot planifica vacanțele și concediile, pot urmări istoricul angajaților și pot evita sancțiunile legale. În plus, Revisalul contribuie la menținerea unor relații de muncă sănătoase, bazate pe transparență și respectarea drepturilor.