Logiciels de consolidation financière et reporting : 3 clés pour anticiper la fin de vie de son outil

Anticiper pour ne pas avoir à agir sous contrainte

L’anticipation est indispensable dans un contexte où plusieurs centaines de groupes devront changer de système de consolidation sur une période relativement courte. De plus, ce changement devra souvent être réalisé sur des logiciels très récents et disposant de paramétrages de consolidation hétérogènes, pour ne pas dire assez embryonnaires dans certains cas. 

Ainsi, il est nécessaire de formaliser le plus rapidement possible la cible à atteindre, disposer d’une vision claire du timing possible, des ressources disponibles et des contraintes externes qu’il faudra prendre en considération.

Identifier et prioriser les besoins pour changer sans se contenter de reproduire l’existant

Produire les comptes consolidés dans les délais habituels avec la qualité requise reste bien évidemment un driver majeur des Directions Financières, mais un tel investissement se doit d’être porteur de valeurs. Le risque, lorsque l’urgence se fait pressante, est de changer sur tout pour ne rien changer.

Une bonne façon d’aborder le changement est de l’envisager sur la globalité des enjeux de pilotage, financiers et non financiers. Le projet doit bien sûr prendre en compte les impératifs règlementaires, mais, les solutions étant toujours plus puissantes, il est également possible d’envisager une couverture plus large des besoins qui peuvent être adressés.

Prendre le temps de formaliser l’ensemble de ces besoins permet d’identifier et de prioriser la couverture fonctionnelle. Cette approche permet également de bâtir un plan d’évolution qui aille au-delà du projet initial, de l’organiser et de se donner les moyens d’aller plus loin qu’une simple migration sans mettre en risque les processus critiques.

Cette vision implique également la nécessité de repenser la maintenance évolutive de la solution. Une gestion sur une base annuelle, par exemple, doit être organisée autour de séquences d’évolutions calibrées et planifiées. La gestion des interventions correctives se doit aussi d’être correctement organisée.

Planifier rapidement les ressources nécessaires afin de sécuriser l’atteinte des objectifs

En pratique, la réussite du projet nécessite de préempter les bonnes ressources. Outre les ressources internes qui ne sont certainement pas inoccupées, il convient de pouvoir disposer des ressources externes compétentes notamment sur la solution choisie. Dans un contexte de logiciels récents disposant de retours d’expériences peu nombreux, il est indispensable d’agir vite afin de pouvoir choisir les bons partenaires.

Si le changement envisagé est très important, il convient également de porter une attention particulière aux phases de cadrage, de tests et de reprise des données. Là encore, il faut disposer du bon timing et des ressources adéquates.

Dans un contexte où les premiers arrivés seront les premiers servis, lancer une réflexion rapidement sur les impacts potentiels liés à la fin de vie de son outil de consolidation semble indispensable. Tous les groupes ne seront bien sûr pas affectés de la même façon. Cependant, ces applications sont assez critiques pour mériter une analyse sérieuse afin d’aborder cette phase de transition avec un maximum de sérénité.