Best Practices bei der Eintreibung von Schulden: Die Schuldanerkennung

Wie kann ein Unternehmen die Eintreibung einer fälligen Forderung optimieren?

In der Praxis haben viele Unternehmen - oft aus Gewohnheit - keinen strikten Prozess für den Abschluss ihrer Geschäfte. Häufig einigen sich die Parteien mündlich über die zu erbringenden Dienstleistungen oder die zu liefernden Waren und bestätigen den Vertragsgegenstand lediglich per E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder durch ein einseitiges, vom Empfänger nicht unterzeichnetes, Schreiben. Manchmal erfolgt die Ausstellung der Rechnung als der einzige formale Schritt bei der Vertragserfüllung.

Wenn ein Kunde auch nach mehreren Mahnungen den geschuldeten Betrag nicht zahlt, sendet das Unternehmen in der Regel über das Betreibungsamt einen Zahlungsbefehl (Einleitung des Betreibungsverfahren). In den meisten Fällen erhebt der Kunde jedoch Rechtsvorschlag, was zur Einstellung des Betreibungsverfahrens führt. Mit dem Rechtsvorschlag teilt die betriebene Person dem Gläubiger mit, dass sie die Schuld nicht anerkennt und dass er sich an ein Gericht wenden muss, falls er die Betreibung weiterverfolgen will. Die einzige Möglichkeit, das Verfahren trotz Rechtsvorschlag fortzusetzen, besteht darin, ein Gesuch auf provisorische Rechtsöffnung zu stellen. Dies stellt ein simples, schnelles und kostengünstiges gerichtliches Verfahren dar. Wird das Gesuch anerkannt, muss der Schuldner beim Gericht auf Aberkennung der Forderung klagen (ein relativ aufwendiges Verfahren) und die damit verbundenen Kosten tragen. Ansonsten wird das Betreibungsverfahren fortgesetzt. In diesem Stadium ist es üblich, dass der Schuldner den geschuldeten Betrag zahlt, um eine Pfändung oder einen Konkurs zu vermeiden.

Die Aufhebung des Rechtsvorschlags durch provisorische Rechtsöffnung ist insbesondere dann möglich, wenn der Gläubiger im Besitz einer Schuldanerkennung ist. In der Regel ist dies jedoch nicht der Fall, da die Parteien wie oben beschrieben vorgegangen sind.

Das richtige Vorgehen: Sicherstellen, dass eine gültige Schuldanerkennung vorliegt

Ein Schuldanerkenntnis ist (i) ein Dokument, (ii) das vom Schuldner (oder seinem Vertreter) (iii) handschriftlich unterzeichnet wurde (ausser in gesetzlich ausdrücklich vorgesehenen Ausnahmen), (iv) aus dem der Wille hervorgeht, den Gläubiger zu bezahlen, (v) ohne Vorbehalt oder Bedingungen, (vi) und das eine bestimmte oder leicht bestimmbare Geldsumme enthält. Unter bestimmten Bedingungen kann es sich um ein Bündel von Dokumenten handeln.

Ein E-Mail-Austausch (ohne Unterschrift), das Versenden einer Auftragsbestätigung oder die Rechnungsstellung mit einfacher Empfangsbestätigung per E-Mail, stellt keine Schuldanerkennung dar.

Besondere Aufmerksamkeit sollte der Ausarbeitung des Dokuments gewidmet werden, das eine Schuldanerkennung darstellen soll. Es muss zwingend alle nach Gesetz und Rechtsprechung erforderlichen Elemente enthalten, um als solches anerkannt zu werden.

Unsere Empfehlungen

• Zu Beginn der Vertragsbeziehung

Wir empfehlend dringend, einen Vertrag aufzusetzen und zu verlangen, dass dieser vom Kunden unterschreiben wird. Dabei ist zu beachten, dass auch eine in der Schweiz anerkannte qualifizierte elektronische Signatur gültig ist (weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Newsletter vom Juni 2024). Der Vertrag sollte insbesondere den geschuldeten Betrag (oder zumindest einen Teil davon, falls der endgültige Betrag nicht bestimmt werden kann) und das Fälligkeitsdatum (z.B. 30 Tage nach Rechnungsstellung) enthalten. Es ist ratsam im Vertrag auch alle anderen wichtigen Elemente zu erwähnen, insbesondere die Folgen bei Zahlungsverzug (z.B. Zinsen, Vertragskündigung, Strafklausel usw.).

• Während der Vertragsbeziehung

Wenn ein Vertrag abgeschlossen wurde und im Laufe seiner Ausführung ein höherer Preis vorgesehen ist (z.B. neue Dienstleistungen, Lieferung anderer Waren usw.), ist es wichtig, eine Zusatzvereinbarung zum ursprünglichen Vertrag abzuschliessen. Darin sollten insbesondere der zusätzliche Preis und die Zahlungsbedingungen festgehalten werden.

Falls kein Vertrag abgeschlossen wurde, gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie z.B. die Aufforderung an die andere Partei, die Auftragsbestätigung oder den Lieferschein zu unterzeichnen (wenn möglich vor der Lieferung). In diesen beiden Dokumenten sollten die gelieferten Waren/erbrachten Dienstleistungen, der Preis und, wenn möglich, eine Erklärung enthalten sein, dass der Kunde den auf dem Dokument angegebenen Betrag akzeptiert. Eine unterzeichnete Rechnung oder Gebührenabrechnung kann ebenfalls die Kriterien für eine Schuldanerkennung erfüllen (vorausgesetzt, sie enthalten bestimmte Elemente). Es ist jedoch oft schwieriger, den Kunden dazu zu bringen, sie zu unterzeichnen.

• Bei Nichtzahlung durch den Kunden und fehlender Schuldanerkennung

Das Unternehmen kann dem Kunden die Unterzeichnung eines Rückzahlungsplans vorschlagen. Dieser sollte insbesondere die geschuldeten Beträge, Zinsen, die Fälligkeit der einzelnen Raten und die Bedingung enthalten, dass bei Nichtzahlung einer Rate die gesamte Schuld mit den entsprechenden Zinsen erneut fällig wird. Der Rückzahlungsplan, der dann als Schuldanerkennung fungiert, kann auch zusätzliche Bedingungen enthalten, wie z.B. den Verzicht auf die Zinsforderung bei regelmässigen Zahlungen oder die Übernahme spezifischer Kosten durch den Kunden (z.B. Betreibungskosten, Beteiligung an Anwaltskosten usw.).

Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Kunden aufzufordern, ein Schreiben/eine Erklärung zu unterzeichnen, in dem er bestätigt, dass er den ausstehenden Betrag schuldet. Auf dieser Grundlage kann ein Betreibungsverfahren eingeleitet werden.

Wie können wir Ihnen helfen?

• Bevor es zu einem Rechtsstreit kommt, arbeiten wir mit Ihnen zusammen, um (i) ein Verfahren zu entwickeln, das sicherstellt, dass Sie über ein Schuldanerkenntnis verfügen, (ii) wenn Sie ein Verfahren haben, dieses und die entsprechenden Vertragsunterlagen zu überprüfen und/oder (iii) die erforderlichen Dokumente (Vertrag, Rechnung, Lieferschein usw.) zu erstellen.
• Im Streitfall helfen wir Ihnen, die Situation zu analysieren und anhand der Ihnen vorliegenden Unterlagen festzustellen, ob Sie ein Schuldanerkenntnis haben. Je nach Ergebnis können wir (i) Lösungen vorschlagen, die Ihnen helfen, den geschuldeten Betrag einzutreiben (z.B. Mahnbescheid, Ausarbeitung eines Inkassoplans, usw.), (ii) Ihnen erklären, wie das Inkassoverfahren funktioniert, (iii) Ihnen helfen, dem Schuldner eine Zahlungsaufforderung zuzustellen, (iv) Sie bei der Ausarbeitung eines Antrags auf Aufhebung des vorläufigen Widerspruchs unterstützen (wenn Sie allein vorgehen möchten) oder Sie an jemanden verweisen, der Sie bei der Rechtsverfolgung unterstützen kann.