Recibo de Salarios Electrónico
Trascribimos a continuación el citado Capitulo a efectos de poder luego analizarlo.:
CAPÍTULO V - DE LOS RECIBOS DE SALARIO
Todo empleador, inclusive los del servicio doméstico, estará obligado a expedir y entregar a sus trabajadores el recibo de pago correspondiente en oportunidad de abonar cualquier suma o remuneración, sea cual sea el sistema de pago utilizado. Dichos recibos servirán de constancia laboral a los efectos establecidos en el artículo 10° de la Ley N° 16.244 de 30 de marzo de 1992 y en ellos deberá constar:
a) Nombres y apellidos completos del trabajador, cédula de identidad, fecha de ingreso, cargo y/o categoría y forma de remuneración.
b) Nombre y domicilio del empleador, grupo y subgrupo de actividad, número de registro ante el Banco de Previsión Social, o Caja Paraestatal de Seguridad Social, número de carpeta del Banco de Seguros del Estado, y número de RUT o cédula de identidad cuando corresponda.
c) Relación detallada de todos los rubros que componen la remuneración: sueldo, horas extras, feriados pagos, nocturnidad, antigüedad, aguinaldo, jornal, jornal de vacaciones, salario vacacional, indemnizaciones y en general todo otro concepto relativo al vínculo laboral.
d) Relación detallada de los descuentos que se efectúen.
e) Fecha efectiva de pago.
f) La declaración de la empresa de haber efectuado los aportes de seguridad social correspondientes a los haberes liquidados al trabajador el mes anterior y, en caso de no haber efectuado los aportes patronales respectivos, la declaración de haber vertido los aportes obreros descontados en su carácter de agente de retención.
Para el caso de que el pago de los haberes se realice a través de depósito ante una Institución de Intermediación Financiera, el recibo deberá consignar asimismo, el nombre de la Institución, número de cuenta y número de transacción. Si el pago se realiza a través de dinero electrónico, se deberá consignar el instrumento utilizado y su identificación. En ambos casos, se considerará como fecha efectiva de pago, aquella en la cual el dinero depositado como salario a nombre del trabajador quede efectivamente a su disposición.
El empleador podrá expedir el recibo en formato electrónico, para lo cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Instrumentar un sistema informático que permita la visualización del recibo en forma remota por parte del trabajador, proporcionando a estos efectos un usuario y una contraseña que habilite su consulta y control. El acceso a la información contenida en los recibos y la documentación que lo respalde, debe estar disponible y accesible por el término de prescripción de los créditos laborales, y ser suministrada ante el requerimiento de los organismos de contralor del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, del Banco de Previsión Social y del Banco de Seguros del Estado.
b) Suministrar el recibo en formato papel ante la simple solicitud del trabajador, o facilitar su impresión con terminales e impresoras dispuestas en lugares accesibles a todos los trabajadores.
c) El recibo expedido electrónicamente debe contener los mismos datos que el recibo emitido en formato papel e indicados en el artículo anterior.
La firma de una copia del recibo de pago de haberes por parte del trabajador, será necesaria cuando:
a) el recibo se expida exclusivamente en formato papel,
b) el pago se efectúe en aplicación de las excepciones previstas por el artículo 21° de la Ley N° 19.210 de 29 de abril de 2014, en redacción dada por el artículo 4° de la Ley N° 19.478 de 05 de enero de 2017, así como por cualquier otra norma que habilite su pago en efectivo.
Las denuncias a que se refiere el artículo 10° de la Ley 16.244 de 30 de marzo de 1992, podrán presentarse ante cualquier dependencia del Banco de Previsión Social y deberán ser acompañadas preferentemente de la siguiente prueba documental:
a) recibos de pago;
b) cheques, constancias de pago emitida por Instituciones de Intermediación Financiera o fotocopia de los mismos;
c) declaraciones de remuneraciones efectuadas por la empresa frente a terceros o copia de las mismas.
De las denuncias efectuadas, el Banco de Previsión Social deberá informar al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, a la Dirección General Impositiva y al Banco de Seguros del Estado a los efectos pertinentes. Los procedimientos de denuncia así como la identidad del denunciante tendrán carácter de secretos.
El empleador deberá conservar los recibos de pago, sean éstos expedidos en formato electrónico o en papel, por el término durante el cual puedan ser exigibles los créditos laborales cuyo pago acrediten, de conformidad a las leyes vigentes, debiendo ser suministrados ante el requerimiento de los organismos de contralor del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, del Banco de Previsión Social y del Banco de Seguros del Estado.
A requerimiento del trabajador y a efectos de su presentación ante cualquier organismo público o privado, el empleador deberá expedir una constancia donde figuren todos los elementos atinentes a la relación laboral.´´
El Articulo 19 establece que debe contener el recibo de sueldo ya sea elecyrónico o en papel y son las formalidades y datos que usualmente se han incluído en los recibos de sueldos, incluyendo como parte de la inclusión financiera, la mención a institución bancaria, número de cuenta y número de transacción si el dinero es depositado en un banco o en caso de utilizarse otro medio de pago electrónico, se debe indentificar el mismo y su identificación.
Se deja claro además que la fecha efectiva del pago es aquella en la que el trabajador recibe efectivamente su dinero.
Esto es importante porque el pago o disposición por parte del trabajador fuera de fecha puede dar lugar al inicio de acciones por parte del mismo (en caso de trabajador mensual se debe pagar dentro de los cinco primeros días hábiles y nunca después de los diez primeros días corridos del mes siguiente al que corresponda abonar.)
El Articulo 20 ya habla específicamente del recibo Electrónico, estableciendo las características del mismo y lo importante de este asticulo es que, para que un recibo electrónico sea considerado váido debe cumplir con todos os requerimientos establecidos en el mismo.
Se establece que debe entregarse usuario y clave para su acceso, que los mismo deben ser accesibles por el término de prescripción de los créditos salariales y a su vez deben ser accesibes por los organismos públicos tales como MTSS, BPS y BSE a efectos de su contralor.
También se establece que se debe proporcionar copia en papel ante solo requerimiento del trabajador y que debe contener los mismo datos que se han estbalecido para los recibos en papel.
El Articulo 21, es muy importante porque zanja una cuestión que era muy discutida y es la necesidad o no de la firma en el recibo electrónico.
Este articulo da las razones para las cuales es exigible la firma del trabajador, que son cuando el recibo sea emitido en papel o en las execepciones del Art 21 Ley 19210 (Prorroga para pago de remuneraciones en efectivo para poblaciones menores a 2.000 hab. y Servicio Domestico) y de otras normas que habiliten el pago en efectivo.
Lo importante es que el recibo electrónico no requiere firma electrónica, más allá que existan empresas que busquen soluciones que demuestren la conformidad del trabajador por medio de la firma electrónica.
Los Art 22 y 23 establecen que documentos deben presentarse en caso de una denuncia ante BPS (Art 22.) y por otra parte se establece el plazo por el cual la empresa debe mantenerse la documentación laboral (los créditos o prestaciones laborales prescriben a los cinco años, contados desde la fecha en que pudieron ser exigibles)
y la obligación de emisión de constancia ante la solictud por parte de los trabajadores.