Огляд новин щодо використання електронних документів

Зміни в законодавстві

Стаття 9 ЗУ № 2435-IX «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 19.07.2022 р. доповнена уточненням, що первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного на електронний документ електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису.

Використання кваліфікованого електронного підпису

В травні 2022 року на період дії воєнного стану та протягом 6 місяців із дня його припинення було відтерміновано обов’язкове використання електронного підпису на захищеному носії в Україні (Постанова КМУ №300 від 17.03.2022).

Електронний підпис — дані, які додаються підписувачем до електронного документа або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис. Електронні підписи бувають простими, удосконаленими (УЕП) та кваліфікованими (КЕП).

Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис.  

Перехід на використання КЕП на захищеному носії є одним з етапів адаптації до вимог Європейського Союзу та кроком до підписання угоди з Європейським союзом про взаємне визнання системи електронних довірчих послуг.

В травні 2022 року Верховна Рада України прийняла за основу проєкт Закону «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо забезпечення укладення угоди між Україною та Європейським Союзом про взаємне визнання кваліфікованих електронних довірчих послуг та імплементації законодавства Європейського Союзу у сфері електронної ідентифікації» № 6173.

Прийняття законопроєкту пришвидшить інтеграцію України до Єдиного цифрового ринку Європейського Союзу і максимально наблизить положення національного законодавства до європейських вимог у сферах електронної ідентифікації та електронних довірчих послуг.

Взаємне визнання електронних довірчих послуг з Європейським союзом дозволить використовувати підписувати договори та первинні документи з  нерезидентами.

Наразі доступ до електронних послуг на державних вебпорталах здійснюється за допомогою наступних електронних підписів:

• Кваліфікований електронний підпис у вигляді файлових ключів;
• Кваліфікований електронний підпис, що зберігаються на токенах;
• Хмарні кваліфіковані електронні підписи;
• ID.GOV.UA;
• Дія.Підпис

ID.GOV.UA  – це інтегрована система електронної ідентифікації та автентифікації користувачів, що дозволяє їм отримувати електронні послуги та взаємодіяти з офіційними вебпорталами, інформаційними системами органів влади, юридичних осіб і фізичних осіб-підприємців. Наприклад, забезпечує доступ до електронних послуг Пенсійного фонду України через BankID.

Дія.Підпис – кваліфікований електронний підпис.

З допомогою Дія.Підпис працівник може отримати інформацію щодо повного переліку страхувальників, які подавали про нього відомості в систему персоніфікованого обліку, інформацію про суми заробітку, з яких сплачено страхові внески, кількість днів для стажу тощо на Порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Тестування Дія.Підпис технічним комітетом Європейського інституту телекомунікаційних стандартів ETSI, що проходило з травня по липень, підтвердило повну відповідність українського електронного підпису європейським стандартам. Це важливий крок до взаємного визнання електронних довірчих послуг з Європейським союзом.

Хмарний КЕП зберігається на сервері провайдера електронних довірчих послуг. Електронний підпис, що зберігається в хмарі, відповідає вимогам законодавства України, дозволяє подавати звітність до державних органів, вести електронний документообіг та не потребує зберігання на флешці, а доступ до нього можливий з будь-якого пристрою.

З допомогою хмарного КЕП можна отримати доступ до електронного кабінету платника податків. 

Наразі відсутня технічна можливість використання хмарного КЕП на наступних вебпорталах: 

• Портал електронних послуг Пенсійного фонду України; 
• Кабінет респондента для подання статистичної звітності. 

Електронний документообіг та запровадження ASiC стандарту

ASiC-контейнер – це формат даних, що використовується в Європейському союзі, дозволяє обмін електронними документами між різними системами  електронного документообігу та призначений для тривалого архівного зберігання.

Перехід на цей стандарт дозволить:

• уніфікувати формат електронних документів;
• спростити документообіг;
• полегшити обмін даними та інтероперабельність.

Використання стандарту ASiC передбачено наказом Міністерства юстиції України від 30.12.2020 № 4555/5 «Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання».

Крім того, надалі це дозволить організувати обмін електронними документами між компаніями в Україні та країнах Європейського союзу.

З питаннями як запровадити електронний документообіг, використання електронного підпису тощо, ви можете звенутися до фахівців Mazars.